Compléter des créneaux et optimiser des tournées depuis le planning

OpenFire génère automatiquement des tournées pour chaque opérateur, en y intégrant des créneaux disponibles en fonction des horaires de travail et des interventions déjà planifiées. Vous pouvez planifier des demandes d'intervention dans ces créneaux directement depuis le planning.

 

Cet article contient les sections suivantes :

• Comprendre ce qu'est une tournée et un créneau
  • Qu'est-ce qu'une tournée ?
  • Les créneaux disponibles
• Comprendre les boutons + et 🔍
• Remplir un créneau disponible
  • Remplir un créneau avec le bouton +
  • Remplir un créneau avec le bouton 🔍
• Compléter une tournée 
  • Remplir une tournée avec le bouton +
  • Remplir une tournée avec le bouton 🔍
• Bonnes pratiques
• Pour aller plus loin

 

Chemin d'accès

• Pour consulter les tournées : 
  • Interface simplifiée : OpenFire > Interventions > Optimiser mes tournées
  • Interface étendue : Interventions > Interventions > Tournées
• Pour planifier des interventions ou demandes d'intervention à partir du planning : 
  • Interface simplifiée : OpenFire > Interventions > Mon planning d'intervention
  • Interface étendue : Interventions > Interventions > Planning

Prérequis

🧩Prérequis →   Créer et suivre vos demandes d'intervention

 

Comprendre ce qu'est une tournée et un créneau

Qu'est-ce qu'une tournée ?

Une tournée représente l'itinéraire et toutes les interventions planifiées d'un opérateur pour une journée. Elle est générée automatiquement à partir des horaires de travail de l'opérateur et contient :

• Les interventions déjà planifiées dans la journée
• Les créneaux disponibles, c'est-à-dire les plages horaires libres entre les interventions
• Une adresse de départ et une adresse de retour
• La distance totale et la durée totale estimées

 

États d'une tournée

Une tournée peut se trouver dans trois états :

• Brouillon : la tournée contient encore des créneaux disponibles et n'a pas été confirmée.
• Complet : tous les créneaux disponibles ont été utilisés. La tournée est pleine.
• Confirmé : l'utilisateur a validé la tournée manuellement via le bouton Confirmer. Une tournée confirmée peut contenir ou non des créneaux libres.

 

🧑‍🏫Exemple : La tournée de Jérémy du 16/10/2026 contient 5 interventions planifiées, sa tournée est confirmée :

 

Les créneaux disponibles

Les créneaux disponibles sont des plages horaires libres calculées automatiquement dans chaque tournée. Ils sont déterminés à partir :

• Des horaires de travail de l'opérateur
• Des interventions déjà planifiées 
• Des congés de l'opérateur, qui réduisent les plages disponibles

 

Pour consulter les créneaux disponibles d'une tournée :

1. Ouvrir la tournée souhaitée
2. Consulter l'onglet Créneaux disponibles

Chaque ligne représente un créneau disponible ; la durée indique le temps total de disponibilité pour ce créneau. 

 

Comprendre les boutons + et 🔍

Le planning d'intervention permet de planifier rapidement des interventions ou des demandes d'intervention directement dans les créneaux libres d'une tournée.

Lors du survol du planning deux boutons apparaissent :

• Le bouton + : il permet de créer une nouvelle intervention.
• Le bouton 🔍 (loupe) : il permet de planifier une ou plusieurs demande(s) d'intervention existante(s).

• En orange : Ces boutons vont permettre de remplir un créneau vide. Ici  nous allons pouvoir planifier une intervention sur le créneau disponible sélectionné. 
• En rose : Ces boutons vont permettre de compléter une tournée. Ici, nous allons pouvoir planifier une ou plusieurs interventions en une seule opération sur la tournée sélectionnée. 

 

Remplir un créneau disponible

Remplir un créneau avec le bouton +

Ce bouton + permet de créer une intervention directement dans le créneau survolé. La liaison sera automatiquement faite avec l'opérateur et l'heure de début du créneau choisi. 

1. Survoler la cellule du planning correspondant au créneau souhaité
2. Cliquer sur le bouton +
3. Renseigner les informations de l'intervention dans le formulaire qui s'ouvre (le créneau horaire et l'opérateur sont pré-remplis automatiquement)
4. Cliquer sur Enregistrer

📓Pour aller plus loin → Saisir une intervention sur le planning

 

Remplir un créneau avec le bouton 🔍

Le bouton 🔍 permet de planifier une demande d'intervention existante dans le créneau survolé. La liaison sera automatiquement faite avec l'opérateur et l'heure de début du créneau choisi. 

 

Choix du créneau 

1. Survoler la cellule du planning correspondant au créneau souhaité
2. Cliquer sur le bouton 🔍

Critères de recherche 

1. Indiquer vos critères de recherche 
   • Créneau : le créneau disponible que vous avez sélectionné.
   • Durée : la durée disponible (temps de trajet compris) pour planifier une DI. 
   • Lieu précédent : lieu de l'intervention précédente ou point de départ configuré.
   • Lieu suivant : lieu de l'intervention suivante ou point de retour configuré.
   • Rayon (km) : indiquer le rayon géographique dans lequel vous souhaitez faire votre recherche de DI.
   • Mode de recherche : Aller ou Retour ou Aller-Retour.
   • Modèle d'intervention : indiquer un type d'intervention que vous souhaitez planifier (ex : SAV) ; ce champs peut rester vide. 
   • Secteurs : si ils sont configurés, indiquer le secteur géographique de recherche.
   • Etats : indiquer quelles sont les DI que vous souhaitez privilégier dans votre recherche (ex : En retard de planification).
   • Etiquettes : si certaines de vos DI portent des étiquettes, indiquer celles que vous souhaitez rechercher (ex : Contrat).
   • Ignorer durée : cocher cette case permet de ne pas prendre en compte la durée de trajet et d'intervention. Cela permet d'être plus flexible dans votre recherche mais risque de faire dépasser le temps de travail de vos techniciens. 
2. Cliquer sur Rechercher

📓Pour aller plus loin → Choisir le bon modèle de recherche de créneaux : Aller, Retour, Aller-retour ou Aller ou Retour

 

Sélection de la demande d'intervention

1. Analyser et consulter la liste des propositions, triées par pertinence selon les critères de recherche (durée, distance, prochaine date) :  
   • Nom de la Demande d'intervention.
   • Client, ses coordonnées et son adresse.
   • A partir de / Vers : la fourchette de dates d'intervention prévue sur la DI.
   • Durée restante : la durée qu'il reste à planifier pour cette DI.
   • Durée : durée de trajet selon le mode de recherche renseigné (si Aller, cela représente le temps de trajet pour aller sur le lieu de l'intervention ; si Aller-Retour, cela représente le temps de trajet pour aller sur le lieu d'intervention puis se rendre au lieu suivant). 
     
2. Sélectionner la demande d'intervention que vous souhaitez planifier. 
3. Cliquer sur 
   1. Confirmer : si vous souhaitez planifier une seule DI.
   2. Confirmer et suivant : si vous souhaitez planifier une DI puis réitérer la recherche pour planifier une autre DI.
   3. Annuler : si vous souhaitez revenir sur le planning sans planifier de DI.
       

La DI sélectionnée est alors planifiée dans le créneau choisi, avec l'opérateur de la ligne et les dates/heure correspondantes.

 

Compléter une tournée 

Remplir une tournée avec le bouton +

Ce bouton + permet de créer une intervention directement dans le tournée survolée. 
Il est utile lorsque la tournée est complète, qu'aucun créneau n'est disponible et que l'on souhaite quand même ajouter une intervention. 
 

1. Survoler la colonne du planning correspondant à la tournée souhaitée
2. Cliquer sur le bouton +
3. Renseigner les informations de l'intervention dans le formulaire qui s'ouvre (L'opérateur est pré-rempli automatiquement, il faut penser à indiquer l'horaire souhaité)
4. Cliquer sur Enregistrer

📓Pour aller plus loin → Saisir une intervention sur le planning

 

Remplir une tournée avec le bouton 🔍

Le bouton 🔍 sur une tournée permet de planifier une ou plusieurs demandes d'intervention existantes dans la tournée survolée. La liaison sera automatiquement faite avec l'opérateur. Cette action permet de remplir facilement une tournée vide ou incomplète en une seule opération. 

 

Choix de la tournée 

1. Survoler la colonne du planning correspondant à la tournée souhaitée (jour et opérateur). 
2. Cliquer sur le bouton 🔍

Critères de recherche 

1. Indiquer vos critères de recherche 
   • Rechercher : critères de sélection des DI existantes 
     • Etats : indiquer quelles sont les DI que vous souhaitez privilégier dans votre recherche (ex : En retard de planification).
     • Etiquettes : si certaines de vos DI portent des étiquettes, indiquer celles que vous souhaitez rechercher (ex : Contrat).
     • Secteurs : si ils sont configurés, indiquer le secteur géographique de recherche.
     • Modèle d'intervention : indiquer un type d'intervention que vous souhaitez planifier (ex : SAV) ; ce champs peut rester vide. 
     • Ignorer durée : cocher cette case permet de ne pas prendre en compte la durée de trajet et d'intervention. Cela permet d'être plus flexible dans votre recherche mais risque de faire dépasser le temps de travail de vos techniciens. 
   • Remplissage auto : critères de remplissage de la tournée 
     • Rayon (km) : indiquer le rayon géographique à respecter d'une intervention à l'autre,  pour le remplissage auto de votre tournée.
     • Mode de recherche : Aller ou Retour ou Aller-Retour.
   • Info : données à titre informatif sur la tournée
     • Durée : la durée disponible (temps de trajet compris) pour planifier une DI. 
     • Lieu précédent : lieu de l'intervention précédente ou point de départ configuré.
     • Lieu suivant : lieu de l'intervention suivante ou point de retour configuré.
2. Cliquer sur Rechercher

📓Pour aller plus loin → Choisir le bon modèle de recherche de créneaux : Aller, Retour, Aller-retour ou Aller ou Retour

 

Sélection des demandes d'intervention

1. Sélectionner sur la carte la DI qui servira de référence pour le remplissage de votre tournée (selon le rayon et le mode de recherche choisis). 
   
2. Cliquer sur "Remplir la tournée" pour que le logiciel sélectionne et planifie automatiquement les DI les plus proches.
   
   Les DI qui correspondaient aux critères de recherche et de remplissage auto sont désormais planifiées sur la tournée. 

 

Bonnes pratiques

• Confirmer les tournées une fois le planning finalisé, pour signaler que la journée est validée.
• Vérifier les créneaux résiduels : un créneau trop court ne sera pas proposé. Ajuster si nécessaire les horaires de travail ou déplacer une intervention.
• Utiliser le remplissage automatique : cela permet de gagner du temps en planifiant plusieurs interventions d'un coup, sur un même rayon géographique.
• Ne pas surcharger une tournée confirmée : si vous devez ajouter une intervention sur une tournée confirmée, pensez à la replanifier si nécessaire pour maintenir l'optimisation.

 

Pour aller plus loin