Créer et suivre vos demandes d'intervention

Cet article contient les sections suivantes :

• Qu'est-ce qu'une demande d'intervention ?

• Créer une demande d'intervention

• Remplir les informations essentielles

  • En-tête d'intervention 

  • Où : le lieu de l'intervention

  • Qui : les intervenants

  • Quoi : la nature du travail

  • Quand : la planification

• Suivre l'avancement

  • États de planification

  • Visualiser et filtrer les demandes

  • Vue Kanban et étapes

• Bonnes pratiques

• Pour aller plus loin

Prérequis

Chemin d'accès

• Pour l'interface simplifiée : OpenFire > Interventions > Mes demandes d'intervention
• Pour l'interface étendue : Interventions > Interventions > Demandes d'interventions.

Qu'est-ce qu'une demande d'intervention ?

Une demande d'intervention (souvent appelée « DI ») représente un besoin de travail chez un client. Elle peut être :

• Ponctuelle : une intervention unique, comme un dépannage, un SAV ou une installation.

• Récurrente : une série d'interventions qui se répètent à intervalle régulier, comme un entretien annuel ou une maintenance périodique.

À la différence d'une intervention directement positionnée dans le planning, la demande d'intervention n'impose pas la saisie d'une date fixe d'intervention : vous pouvez ne pas indiquer de date, ou simplement définir une fourchette de dates.

Les demandes d'intervention servent ainsi de « to-do list » ou de carnet de commandes : elles permettent à vos équipes d'avoir une visibilité claire sur le travail et la charge à venir, sans que les créneaux ne soient encore figés au planning.

Créer une demande d'intervention

1. Accéder au menu Demandes d'interventions

2. Cliquer sur le bouton Créer

3. Remplir le formulaire avec les informations nécessaires
    

Remplir les informations essentielles

Le formulaire est organisé en quatre sections répondant aux questions fondamentales.

En-tête d'intervention

• Titre de la demande d'intervention (facultatif) : il peut être utile d'indiquer un titre pour avoir un aperçu rapide de la tâche à réaliser (ex : SAV - changer joints)
• Modèle d'intervention : il va définir le type de prestation à effectuer ; vont aussi en découler d'autres informations configurées (la durée, la facturation, le rapport d'intervention, etc). 

• Type : catégoriser la demande : ce champs est rempli automatiquement par le modèle d'intervention choisi

  • Entretien - Maintenance

  • Installation

  • SAV

  • Visite technique

• Type analytique (facultatif) : il permet de réaliser par la suite des analyses et des filtres de recherche. 
• Etiquette (facultatif) : il permet au technicien d'avoir une information visuelle supplémentaire sur l'intervention à réaliser, cela peut aussi permettre de réaliser des filtres de recherche (Ex: REGLEMENT OK).
• Etoiles (facultatif) : elles permettent d'indiquer un niveau de priorité et/ou d'importance afin de classer vos DI. 

Où : le lieu de l'intervention

• Client : sélectionner le client concerné depuis votre liste de contact.

• Adresse d'intervention : l'adresse du lieu d'intervention (par défaut, celle du client). Vous pouvez choisir une adresse différente si le client possède plusieurs sites d'intervention.

• Secteur technique : si il est configuré, il est déterminé automatiquement en fonction du code postal.

Qui : les intervenants

• Intervenants (facultatif): sélectionner le ou les membres de l'équipe qui réaliseront l'intervention. Il peut être par exemple utile de prédéfinir un intervenant si l'intervention demande une compétence spécifique. Sinon, ce champs peut rester vide et sera défini au moment de la planification. 

• Société : la société concernée (en cas de multi sociétés)

Quoi : la nature du travail

• Equipements (facultatif) : il est possible d'indiquer sur quel(s) équipement(s) porte l'intervention. 

  • Rapport d'équipement (facultatif) : Sur chaque ligne d'équipement, il est ensuite possible d'ajouter un Rapport d'équipement pour définir plus précisément quelle est la prestation à réaliser sur cet équipement.

• Durées : la durée prévue de l'intervention, elle peut se remplir automatiquement à partir du modèle d'intervention choisi et/ou des rapports d'équipements sélectionnés. Il est possible de la modifier manuellement. 

Quand : la planification

• Entre le : la date de début souhaitée pour la planification

• et le : la date limite au plus tard pour la planification

• Jours : les jours de la semaine privilégiés pour planifier (ex : le client est présent tous les jours sauf le jeudi)

• Récurrence : activer cette option pour les demandes qui se répètent :

  • Mois : les mois de référence pour la planification, pour les prochaines périodes

  • Répéter chaque : l'intervalle de récurrence (ex : tous les ans)

Suivre l'avancement

États de planification

L'État de planification évolue automatiquement en fonction de l'avancement :

Visualiser et filtrer les demandes

Dans le menu des Demandes d'intervention, la vue en liste propose de nombreux filtres prédéfinis pour trouver rapidement les demandes qui vous concernent :

• Par type de récurrence : Récurrente, Ponctuelle

• Par type : Entretien - Maintenance, Installation, SAV, Visite technique

• Par période : Cette semaine, Semaine suivante, Ce mois-ci, Mois suivant

• Par état : Brouillon, A planifier, En retard, Terminé, Annulé…

Vous pouvez également regrouper les demandes par Tâche, État de planification, Statut de réalisation ou Statut de facturation.

Vue Kanban et étapes

La vue Kanban organise les DI par Étapes pour un suivi visuel de l'avancement :

• Nouveau

• Devis

• Commande

• A planifier

• Planifié

• A facturer

• Clôturé

• Annulé

Pour changer l'étape d'une DI, il suffit de la glisser-déposer vers l'étape souhaitée.

Bonnes pratiques

• Utiliser la récurrence pour les interventions qui se répètent selon une fréquence définie à l'avance : cela réduit les erreurs de saisie et fait gagner du temps

• Remplir l'onglet Description avec les informations utiles pour les intervenants : accès au site, consignes de sécurité, contacts sur place

• Vérifier régulièrement les demandes en retard : utiliser le filtre En retard de planification pour identifier les demandes qui nécessitent une action urgente

• Utiliser les étiquettes pour qualifier visuellement les demandes (ex : « prioritaire », « client VIP », « accès restreint »)

Pour aller plus loin

📓Pour aller plus loin → Planifier une Demande d'intervention

📓Pour aller plus loin → Compléter des tournées et des créneaux depuis le planning

📓Pour aller plus loin → Contrat simplifié : gérer vos contrats de maintenance avec les Demandes d’Intervention (DI) Récurrentes