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Paramètres d'intervention : configurer le planning et les tournées

Produit OpenFire
Mise à jour

Vous souhaitez adapter le comportement des interventions, du planning et des tournées à votre activité ? La page Paramètres > Intervention regroupe l'ensemble des options de configuration pour personnaliser la planification, la recherche de créneaux, la gestion des tournées et le rapport d'intervention. Cet article détaille chaque paramètre disponible et son impact sur votre utilisation quotidienne.

 

Cet article contient les sections suivantes :

 

Chemin d'accès

  • Interface simplifiée : OpenFire > Configuration > Paramètres généraux
  • Interface étendue : Interventions > Configuration > Paramètres
💡Note : L'accès à cette page de configuration est réservé aux utilisateurs ayant le rôle Responsable dans le module d'interventions.

 

Rapport d'intervention

Masquer le montant restant

Cochez la case (OF) Masquer le montant restant pour que le solde restant dû ne soit plus affiché sur le rapport d'intervention imprimé ou envoyé au client.

🧑‍🏫Exemple: Si vous ne souhaitez pas que vos techniciens ou vos clients voient le montant restant à payer directement sur le rapport, activez cette option.
🚨Avertissement : Ce paramètre est spécifique à la société sélectionnée. Si vous travaillez avec plusieurs sociétés, vous devez le configurer pour chacune d'elles.

 

Planning d'intervention

Mode d'affichage par défaut

Le champ (OF) Mode d'affichage par défaut pour le planning définit la vue affichée par défaut lorsque vous accédez au menu Planning d'intervention.

  • Jour : le planning s'ouvre sur une vue journalière.
  • Semaine : le planning s'ouvre sur une vue hebdomadaire.

 

🧑‍🏫Exemple: Si vos planificateurs travaillent principalement à la journée, choisissez Jour. Si vous avez besoin d'une vue d'ensemble de la semaine, préférez Semaine.

 

Interventions

Choix de la société pour les interventions

Ce paramètre détermine comment la société est automatiquement renseignée lors de la création d'une intervention ou d'une demande d'intervention.

  • Société du contact : la société est celle du client renseigné sur l'intervention (valeur par défaut).
  • Société de l'utilisateur : la société est celle de l'utilisateur connecté qui crée l'intervention.
🚨Avertissement : Ce paramètre est spécifique à la société. Il est particulièrement important en environnement multi-sociétés.

 

Affectation automatique des secteurs

Cochez la case (OF) Affectation auto. des secteurs pour que les secteurs géographiques soient automatiquement attribués aux contacts lors de leur création.

🧑‍🏫Exemple: Un nouveau client est créé avec une adresse à Rennes. Si les secteurs sont configurés, le système lui attribue automatiquement le secteur correspondant.

 

Modèle d'intervention par défaut

Sélectionnez le (OF) Modèle d'intervention par défaut qui sera proposé automatiquement lors de la création d'un rendez-vous d'intervention.

📓Pour aller plus loin → Configurer vos modèles d'intervention

 

Contrôle des aptitudes des techniciens

Ce paramètre définit sur quels critères le système vérifie les aptitudes des techniciens avant d'affecter une intervention.

  • Uniquement pour la tâche du modèle d'intervention : le contrôle des aptitudes ne s'applique qu'aux tâches définies dans les modèles d'intervention.
  • Uniquement pour les tâches des rapports d'équipement : le contrôle s'applique uniquement aux tâches des rapports d'équipement qui figurent sur l'intervention. 
  • Pour les tâches du modèle d'intervention et rapports d'équipement : le contrôle s'applique aux deux types de tâches.
💡Note : Les aptitudes des technciens sont configurables dans leur fiche employé (Intervention - Configuration - Employé).

 

Rendre le modèle d'intervention obligatoire

Cochez la case (OF) Rendre le modèle d'intervention obligatoire pour obliger les utilisateurs à sélectionner un modèle d'intervention avant de pouvoir créer un rendez-vous.

💡Note : Dans certains cas de configuration, cette option est automatiquement forcée et ne peut pas être modifiée.

 

Méthode de calcul des dates prévues des bons de livraison

Ce paramètre définit la méthode utilisée pour calculer la date prévue sur les bons de livraison liés aux interventions.

  • Méthode de calcul standard : la date prévue est calculée selon la logique standard d'Odoo (selon délais fournisseurs, etc). 
  • Calcul basé sur les dates d'intervention : la date prévue utilise la date de début de la dernière intervention non annulée et non terminée. Si aucun calcul n'est possible, la méthode standard est utilisée.
🧑‍🏫Exemple: Une intervention est planifiée le 20 mars. Le bon de livraison associé aura automatiquement sa date prévue alignée sur cette date d'intervention.

 

Modèle d'email par défaut pour les interventions

Sélectionnez le (OF) Modèle d'email par défaut pour les interventions qui sera utilisé comme modèle de base pour l'envoi d'emails à partir de vos interventions.

 

🧑‍🏫Exemple: Depuis une intervention, lorsque vous cliquez sur Envoyer un Email, vous souhaitez que le modèle de mail proposé par défaut soit Intervention : Rapport d'intervention.
💡Note : Ce paramètre est spécifique à la société sur laquelle vous êtes connectés. Il faut donc configurer ce paramétrage pour chacune des sociétés.

 

Modèle d'email par défaut pour les demandes d'intervention

Sélectionnez le (OF) Modèle d'email par défaut pour les demandes d'intervention pour définir le modèle utilisé lors de l'envoi d'emails liés aux demandes d'intervention.

 

Planification d'intervention

Cette section regroupe les paramètres relatifs à la recherche de créneaux et à la planification des interventions depuis le planning.

Mode de recherche

Le (OF) Mode de recherche définit la manière dont les déplacements des techniciens sont pris en compte lors de la recherche de créneaux disponibles.

  • Aller : le trajet du technicien vers le client est pris en compte.
  • Retour : seul le trajet retour du technicien est pris en compte.
  • Aller-retour : les trajets aller et retour sont pris en compte.
  • Aller ou Retour : le système choisit entre l'aller ou le retour.
  • Aller si matin / Retour si après-midi : le trajet aller est considéré le matin et le retour l'après-midi.

 

📓Pour aller plus loin → Choisir le bon modèle de recherche de créneaux : Aller, Retour, Aller-retour ou Aller ou Retour

 

Type de recherche

Le (OF) Type de recherche définit l'information qui permettra de définir l'ordre des créneaux proposés dans la planification. 

  • Distance (km) : le tri se base base sur la distance kilométrique.
  • Durée (min) : le tri se base sur la durée en minutes.
💡Note : Le choix entre distance et durée peut avoir un impact significatif selon que vos techniciens interviennent en zone urbaine (durée privilégiée) ou rurale (distance privilégiée).

 

Modèle d'intervention par défaut pour la recherche

Sélectionnez le (OF) Modèle d'intervention par défaut pour la recherche qui sera utilisé lors de la création de rendez-vous depuis la recherche de créneaux. Si besoin, vous aurez la possibilité d'en choisir un autre lors de la planification. 

Inclure le temps de trajet

Activez les options Matin et/ou Après-midi pour que le temps de trajet du technicien soit automatiquement ajouté à l'heure de début de la première intervention de chaque demi-journée.

🧑‍🏫Exemple: l'option matin est cochée : Si le planning démarre à 8h00 et que le technicien a 30 minutes de trajet, l'intervention du matin débutera à 8h30.
l'option matin est décochée : Si le planning démarre à 8h00 et que le technicien a 30 minutes de trajet, l'intervention du matin débutera à 8h00.
💡Note : Vous pouvez activer cette option indépendamment pour le matin et pour l'après-midi.

 

Jours d'intervention

Sélectionnez les Jours sur lesquels les interventions doivent être planifiées. Par défaut, les jours ouvrables sont sélectionnés.

🧑‍🏫Exemple: Si vos techniciens ne travaillent pas le vendredi, désélectionnez ce jour pour qu'aucune intervention ne soit proposée ce jour-là.

 

État des interventions

Le champ (OF) État des interventions définit l'état dans lequel les interventions seront créées depuis la planification (à partir d'une contact, d'une opportunité ou d'une DI).

  • Brouillon : l'intervention est créée en brouillon et doit être confirmée manuellement.
  • Confirmé : l'intervention créée est directement confirmée (valeur par défaut).

 

Afficher les créneaux

Le paramètre (OF) Afficher les créneaux permet de filtrer les créneaux disponibles affichés lors de la recherche, en fonction de l'état de la tournée associée.

  • De toutes les tournées : tous les créneaux sont affichés, quel que soit l'état de la tournée.
  • Des tournées entamées uniquement : seuls les créneaux des tournées ayant déjà au moins une intervention planifiée sont affichés, ainsi nous n'affichons pas les journées vierges.
  • Des tournées vierges uniquement : seuls les créneaux des tournées sans aucune intervention sont affichés.
💡Note : Ce filtre peut également être modifié directement depuis l'interface du planning.

 

Recherche de créneau par optimisation

Cochez la case (OF) Effectuer la recherche de créneau par optimisation pour trier les créneaux disponibles en fonction de la meilleure organisation globale de la tournée du technicien.

 

Lorsque cette option est activée, des paramètres supplémentaires apparaissent :

  • (OF) Comportement par défaut après la planification d'une intervention :
    • Toujours demander après la planification : le système demande à chaque fois si la tournée doit être optimisée.
    • Toujours optimiser automatiquement : la tournée est optimisée après chaque planification sans demander.
    • Ne jamais optimiser automatiquement : la tournée n'est jamais optimisée automatiquement. La tournée se place en "Besoin d'optimisation", l'utilisateur peut ensuite retrouver les tournées concernées grâce au filtre "Besoin de mise à jour de l'optimisation". 
  • (OF) Tri par défaut : avec la recherche de créneau par optimisation, un nouveau champ apparait :  le "min de la journée" (la distance minimale entre l'intervention à planifier et l'autre intervention la plus proche de la journée). L'intervention à planifier se retrouvera alors proche de cette intervention qui est le "min de la journée". On a alors 2 tris possibles : 
    • Standard (distance ou durée) : le tri se fait selon la distance ou la durée par rapport à une autre intervention déjà planifiée.
    • Optimisation : le tri se fait selon l'optimisation globale de la tournée, cela permet de voir les meilleurs jours sur lesquels planifier l'intervention.

 

🚨Avertissement : Lorsque l'option Effectuer la recherche de créneau par optimisation est activée, les interventions déjà planifiées de la tournée peuvent être déplacées et changer d'horaires.

 

Exclure le départ/arrivée si la tournée est entamée

Cochez la case (OF) Exclure le départ/arrivée du calcul si la tournée est entamée pour que, dès qu'une première intervention est planifiée dans une tournée, les adresses de départ et de retour du technicien ne soient plus prises en compte. Ainsi, la recherche se base uniquement sur la proximité avec les interventions existantes pour regrouper l'activité dans la même zone.

 

Période de recherche par défaut

Indiquez la (OF) Période de recherche par défaut (jours) pour définir la plage de recherche par défaut lors de la planification d'un rendez-vous depuis la fiche d'un contact ou depuis une demande d'intervention.

 

🧑‍🏫Exemple: Si vous indiquez 15, la recherche de créneaux depuis un contact cherchera par défaut sur les 15 prochains jours.
🚨Avertissement : Plus la période sera longue et plus le temps de recherche le sera également.
💡Note : La valeur maximale autorisée est 45 jours.

 

Tournées

Cette section regroupe les paramètres relatifs à la création, la gestion et l'optimisation des tournées des techniciens.

Créer des tournées sur plusieurs mois

Indiquez le nombre de mois sur lesquels les tournées doivent être créées automatiquement pour chaque technicien dont les heures de travail sont définies. Ce nombre doit être au minimum égal au nombre maximum de mois sur lesquels vous effectuez des recherches de créneaux.

🧑‍🏫Exemple: Si vous recherchez des créneaux jusqu'à 6 mois à l'avance, indiquez au minimum 6 dans ce champ.
🚨Avertissement : La valeur maximale est de 36 mois.

 

Durée minimale des créneaux disponibles

Définissez la (OF) Durée minimale des créneaux disponibles qui correspond à la durée minimale entre deux interventions pour considérer qu'un technicien est disponible sur ce créneau.

🧑‍🏫Exemple: Si la valeur est définie sur 01:00 et que le technicien est disponible de 10h à 10h45 , ce créneau ne sera pas disponible et visible ni sur le planning ni sur les tournées.
💡Note : Modifier la durée minimale déclenche un recalcul des créneaux disponibles. Cette opération peut prendre quelques instants et sera appliquée dans la nuit pour le lendemain.

 

Heure de coupure matin/après-midi

Définissez l' (OF) Heure de coupure matin/après-midi qui sépare la demi-journée matin de la demi-journée après-midi. Les interventions démarrant avant cette heure sont considérées comme du matin, et celles démarrant après comme de l'après-midi.

🧑‍🏫Exemple: Si vous indiquez 12:00, une intervention qui démarre à 11h30 est considérée comme du matin, et une intervention à 12h30 comme de l'après-midi.

 

Mode d'optimisation par défaut

Le (OF) Mode d'optimisation par défaut définit le périmètre d'optimisation appliqué par défaut lors de l'optimisation d'une tournée.

  • Toute la journée : la tournée entière de la journée est optimisée.
  • A la demi-journée : seule la demi-journée concernée est optimisée.
  • Matin : seule la tournée du matin est optimisée.
  • Après-midi : seule la tournée de l'après-midi est optimisée.

Optimisation automatique des tournées

Cochez la case (OF) Optimisation automatique des tournées pour activer l'optimisation automatique des tournées par le système. Lorsque cette option est activée, des paramètres supplémentaires apparaissent :

  1. Indiquer le nombre de jours à l'avance pour lesquels l'optimisation automatique doit être effectuée.
  2. Sélectionner les (OF) Techniciens concernés par l'optimisation automatique. Si le champ est vide, tous les techniciens sont concernés.
💡Recommandation : Il est recommandé ici de ne pas dépasser 2 jours avant l'intervention. En effet, une fois que l'optimisation est réalisée automatiquement, le traitement d'optimisation ne repassera plus.
Ainsi, si l'optimisation est réalisée plus de 2 jours avant, il y aura plus de risques de planifier d'autres interventions entre temps sur cette tournée ; l'optimisation n'aura donc pas pu prendre en compte l'ensemble des interventions.
💡Note : L'optimisation automatique est exécutée par une tâche planifiée qui tourne régulièrement en arrière-plan.
🚨Avertissement : Cette option peut déplacer des interventions déjà planifiées.

 

Autoriser les tournées confirmées dans la recherche de créneaux

Cochez ou décochez la case (OF) Autoriser les tournées confirmées dans la recherche de créneaux pour contrôler si les créneaux appartenant à une tournée déjà confirmée peuvent être proposés lors de la recherche de créneaux.

🧑‍🏫Exemple: Si vous décochez cette case, seuls les créneaux de tournées en brouillon ou non confirmées seront proposés, ce qui évite de modifier des tournées déjà validées par vos soins.
🚨Avertissement : Ce paramètre est spécifique à la société.

 

Part du temps de trajet

Indiquez la (OF) Part du temps de trajet (en %) qui représente le pourcentage du temps disponible réservé aux déplacements des techniciens. Ce seuil est utilisé pour calculer l'impact de la planification de demandes d'intervention sur une tournée.

🧑‍🏫Exemple: Si vous indiquez 20 %, cela signifie que 20 % du temps disponible est réservé aux trajets. Le seuil de remplissage effectif est alors de 80 % du temps disponible. A ce niveau atteint, la tournée sera réputée complète (passage d'un niveau de chargement de la tournée de partiel à complet).
💡Note : La valeur doit être comprise entre 0 % et 99 %. La valeur par défaut est de 20 %.

 

Bonnes pratiques

  • Commencez par les paramètres généraux : configurez d'abord le Choix de la société et le Modèle d'intervention par défaut avant de régler les paramètres plus fins de la planification.
  • Testez les paramètres d'optimisation progressivement : activez d'abord l'optimisation en mode Toujours demander avant de passer en Toujours optimiser automatiquement, afin de vérifier que les résultats correspondent à vos attentes.
  • Ajustez la durée minimale des créneaux : une durée trop courte peut générer des créneaux trop serrés, tandis qu'une durée trop longue réduit artificiellement les disponibilités.
  • Vérifiez les jours d'intervention : assurez-vous que les jours sélectionnés correspondent bien aux jours ouvrés de vos techniciens, faute de quoi des créneaux pourraient être proposés sur des jours non travaillés.
  • Utilisez la période de recherche adaptée : une période trop longue peut ralentir la recherche de créneaux. Ajustez-la en fonction de votre horizon de planification réel.

 

Pour aller plus loin

📓Pour aller plus loin → Configurer et personnaliser la vue Planning
📓Pour aller plus loin → Configurer ses modèles d'intervention
📓Pour aller plus loin → Configurer ses rapports d'équipement

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