Configurer ses rapports d'équipement

Cet article contient les sections suivantes :

• Comprendre les rapports d'équipement
• Créer un rapport d'équipement
• Onglet ventes
• Onglet Questionnaire
• Onglet Mentions légales
• Onglet rapport d'intervention
  • Configurer l'envoi du rapport
  • Section Intervention
  • Section Équipement
  • Section Commande
  • Autres sections
• Définir un rapport d'équipement par défaut
  • Sur l'équipement d'un client
  • Sur un modèle d'intervention
• Bonnes pratiques
• Pour aller plus loin

Comprendre les rapports d'équipement

Un rapport d'équipement est un modèle de document qui définit le contenu et la mise en forme du PDF remis au client après une intervention. Il est complémentaire au modèle d'intervention, et permet de fournir des informations supplémentaires sur l'intervention qui a eu lieu sur un équipement en particulier. 
Il peut permettre d'ajouter des prestations plus précises ou supplémentaires sur une intervention ou une demande d'intervention. 

Créer un rapport d'équipement

Chemin d'accès : 

• Interface simplifiée : Openfire > Configuration > Rapport d'équipement
• Interface étendue : Interventions > Configuration > Rapport d'équipement

1. Cliquer sur le bouton Nouveau
2. Saisir un Nom pour le rapport (ex. : « Entretien PAC Air/Eau »).
3. Saisir éventuellement un Nom court : ce nom sera affiché dans les listes d'interventions à la place du nom complet.
4. La Durée par défaut : C'est le temps par défaut alloué à l'exécution de ce rapport d'équipement. Elle peut être modifiée dans les interventions.
5. Sections à afficher sur le mobile : 
   > Compte rendu :  Un compte rendu pourra être ajouté sur chaque équipement sur lesquels nous sommes intervenus
   > Photos : Des photos pourront être ajoutées sur chaque équipement sur lesquels nous sommes intervenus

Onglet Ventes

Cet onglet permet de configurer la génération de devis lié à l'intervention. Cela est nécessaire pour ensuite pouvoir facturer vos prestations. Si cet onglet vente n'est pas configuré sur le rapport d'équipement, ce sera le modèle de devis du modèle d'intervention qui sera effectif. 
Ce champs peut donc rester vide dans certains cas. 

Onglet Questionnaire 

Il est possible d'associer un questionnaire au rapport d'équipement. Selon la configuration de celui-là les réponses pourront être visibles sur vos rapports d'intervention et certificats. 

Des questionnaires sont déjà configurés dans votre environnement Openfire. Il est possible de les modifier ou de créer de nouveaux questionnaires. 

Onglet Mentions légales

Onglet Rapport d'intervention

L'onglet Rapport d'intervention permet de choisir les sections et les champs affichés dans le PDF. Chaque case à cocher active ou désactive l'affichage d'une information.

Configurer l'envoi du rapport

Le champ Envoi du rapport d'équipement détermine comment le rapport d'équipement est transmis au client :

• Fusionné avec le rapport d'intervention (par défaut) : le contenu du rapport d'équipement est intégré directement dans le PDF principal du rapport d'intervention. Le client reçoit un seul document.
• Attaché séparément : le rapport d'équipement est généré sous forme de PDF distinct et joint en pièce séparée dans l'e-mail envoyé au client. Chaque équipement concerné génère son propre fichier.

Section Intervention

Cette section regroupe les informations générales relatives à l'intervention. Cocher les cases souhaitées :

• INTERVENTION : affiche le titre de la section « Intervention » dans le rapport.
  • Client : nom du client chez qui l'intervention a lieu.
  • Code client : code interne du client.
  • Tâche : nom de la tâche réalisée.
  • Description de la tâche : détail de la tâche.
  • Date de début : date de début de l'intervention.
  • Heure de début : heure de début de l'intervention.
  • Durée : durée totale de l'intervention.
  • Équipe : équipe en charge de l'intervention.
  • Technicien(s) : noms des techniciens ayant réalisé l'intervention.
  • Société : société concernée.
  • Titre : titre personnalisé de l'intervention.
  • Adresse : adresse d'intervention.
  • Contact : personne de contact sur place.
  • Type d'intervention : type d'intervention (ex. : maintenance, dépannage).
  • Description interne : description interne, non visible par le client. Nous préconisons de ne pas l'imprimer sur les rapports d'équipement. 
  • Description externe : description visible par le client.

Section Équipement

Cette section affiche les informations relatives à l'équipement sur lequel l'intervention est réalisée. Cocher la case ÉQUIPEMENT active automatiquement toutes les sous-cases :

• Désignation : nom de l'équipement.
• Produit : produit associé à l'équipement.
• N° de série : numéro de série de l'équipement.
• Marque : marque du fabricant.
• Catégorie : catégorie de l'équipement.
• Date d'installation : date de mise en service.
• Type d'installation : type de pose ou d'installation.
• Conforme : indique si l'équipement est conforme.
• Installateur : nom de l'installateur.
• Note : note interne liée à l'équipement.
• Tâche : tâche spécifique à l'équipement.
• Durée : durée consacrée à cet équipement.
• Description de la tâche : détail de la tâche pour cet équipement.

Section Commande

Cette section affiche les informations liées à la commande associée à l'intervention :

• COMMANDE : affiche le titre de la section.
• Numéro : numéro de la commande.
• Date de confirmation : date de validation de la commande.
• Vendeur : nom du vendeur en charge.
• Date de visite de contrôle : date de la visite de contrôle planifiée.
• Totaux : montants totaux de la commande.
• Notes intervention : notes liées à l'intervention sur la commande.

Autres sections

• PRODUITS ET TRAVAUX : affiche la liste des produits et travaux réalisés lors de l'intervention.
• LIVRAISONS : affiche les bons de livraison associés.
• MENTIONS LÉGALES : affiche les mentions légales saisies dans l'onglet dédié (voir section ci-dessus).
• COMPTE-RENDU : affiche le texte de compte-rendu rédigé par le technicien.
• PHOTOS : affiche les photos prises lors de l'intervention.
• SIGNATURES : affiche la zone de signature du client et du technicien.
  • Date de signature : affiche la date à laquelle le rapport a été signé.
  • Qualités : affiche la fonction ou le rôle de chaque signataire.

Définir un rapport d'équipement par défaut

Pour éviter de sélectionner manuellement un rapport à chaque intervention, il est possible de définir un rapport par défaut à deux niveaux :

Sur l'équipement d'un client

1. Suivre le chemin d'accès suivant : 
   > Interface simplifiée : Openfire > Ventes > Mes contacts 
   > Interface étendue : Contacts > Contacts 
2. Cliquer sur le smart Button Equipements pour voir les équipements du client. 
   
3. Puis ouvrir l'équipement souhaité.
4. Dans le champ Modèle de rapport d'équipement par défaut, sélectionner le rapport à appliquer automatiquement. 

Sur un modèle d'intervention

1. Suivre le chemin d'accès suivant :
   > Interface simplifiée : Openfire > Configuration > Mes modèles d'intervention
   > Interface étendue : Interventions > Configuration > Modèles d'intervention
2. Ouvrir le modèle souhaité.
3. Dans le champ Modèle de rapport d'équipement par défaut, sélectionner le rapport à appliquer automatiquement.

💡Lors de l'ajout d'un équipement sur une intervention, le rapport par défaut est automatiquement proposé. L'ordre de priorité est le suivant :

• Rapport défini sur le document parent (ex. : demande d'intervention).
• Rapport défini sur l'équipement lui-même.
• Rapport défini sur le modèle d'intervention.

Bonnes pratiques

• Créer un rapport par type d'intervention : distinguer les rapports « Entretien », « SAV », « Mise en service » permet d'adapter le contenu du PDF au contexte et d'offrir un document pertinent au client.
• Utiliser le nom court : le nom court est affiché dans les listes d'interventions. Un nom concis (ex. : « Ent. annuel ») facilite la lecture rapide.
• Ne pas surcharger le rapport : sélectionner uniquement les sections utiles. Un rapport trop dense peut être difficile à lire pour le client.
• Archiver plutôt que supprimer : un rapport utilisé dans des interventions ne peut pas être supprimé. Il faut l'archiver via le menu Action > Archiver.

Pour aller plus loin