Planifier une demande d'intervention

Cet article contient les sections suivantes :

• Prérequis
• Planifier depuis une Demande d'intervention
• Planification groupée
  • Sélection des DI à planifier
  • Configurer les critères de recherche
  • Choisir la tournée idéale
  • Planifier et optimiser la tournée
• Bonnes pratiques
• Pour aller plus loin

Chemins d'accès de la fonctionnalité

Depuis le planning : 

• Interface simplifiée : Openfire > Interventions > Mon planning d'intervention
• Interface étendue : Interventions > Interventions > Planning

Depuis une Demande d'intervention : 

• Interface simplifiée : Openfire > Interventions > Mes demandes d'intervention
• Interface étendue : Interventions > Interventions > Demandes d'intervention

Depuis la carte géographique : 

• Interface simplifiée : Openfire > Interventions > Mes demandes d'intervention, puis basculer en vue Carte.
• Interface étendue : Interventions > Interventions > Demandes d'intervention, puis basculer en vue Carte.

Prérequis

Planifier depuis une Demande d'intervention

1. Accéder à la liste des demandes d'intervention (voir Chemins d'accès)
2. Ouvrir la Demande d'intervention à planifier en cliquant sur son numéro.
3. Vérifier que la DI est à l'étape À planifier ou À planifier rapidement.
4. Renseigner les informations nécessaires si ce n'est pas déjà fait :
   • Client
   • Adresse d'intervention
   • Modèle d'intervention
   • Durée estimée

5. Cliquer sur le bouton Planifier une intervention (ou utiliser l'action Planifier l'intervention depuis la vue liste).

   

    

6. Un assistant s'ouvre avec les informations pré-remplies depuis la DI, vous pouvez encore les modifier :
   > Adresse d'intervention : elle peut être différente de l'adresse du client.
   > Demande d'intervention et Modèle d'intervention : repris depuis la DI.
   > Durée : durée de l'intervention chez le client.
   > Dates : la plage de dates sur laquelle nous souhaitons rechercher des créneaux disponibles. 
   > Techniciens : ce champs peut rester vide si nous souhaitons faire la recherche de créneaux sur l'ensemble des techniciens aptes à réaliser cette tâche. 

7. Si des informations ont été modifiées, cliquer sur Rechercher

   

   

8. A droite de l'écran se trouvent les créneaux proposés : 
   > Par distance : les créneaux disponibles qui sont les plus proches possible de cette intervention, pour limiter les temps de trajet.
   > Par date : les créneaux qui sont le plus rapidement disponibles, pour répondre à une urgence. 
    

   

    

9. Sur l'un des créneaux qui vous convient, cliquer sur Confirmer ce créneau pour générer l'intervention.
10. L'intervention est automatiquement créée et liée à la Demande d'intervention.

Planification groupée

Sélection des DI à planifier 

Vous pouvez planifier plusieurs Demandes d'intervention en une seule opération. 

Il est possible de sélectionner les DI depuis la vue List, ou depuis la vue Map : 

Depuis la vue List

La vue List vous permet de visualiser toutes vos Demandes d'intervention et de les planifier en fonction des informations affichées. 

1. Accéder à la liste des DI 
2. Sélectionner les DI à planifier en cochant les cases à gauche de chaque ligne.
3. Cliquer sur l'action Planifier l'intervention (icône d'engrenage en haut de la liste).
   
4. L'assistant de création groupée s'ouvre avec toutes les DI sélectionnées.

Depuis la vue Map

La vue Map vous permet de visualiser géographiquement vos Demandes d'intervention et de les planifier en fonction de leur localisation.

Les demandes d'intervention apparaissent sous forme de marqueurs colorés sur la carte. Chaque couleur correspond à un état spécifique de la demande :

• Gris : Brouillon

• Orange : À planifier

• Bleu : Planifié

• Rouge : En retard

• Noir : Annulé

• Vert : Terminé

En survolant un marqueur avec votre souris, une fenêtre affiche les informations essentielles comme l'adresse du client, son téléphone, la tâche concernée et la date de la dernière intervention.

💡Note : Vous pouvez utiliser le champ de filtre (barre de recherche en haut de l'écran) pour affiner l'affichage des DI sur la carte selon vos besoins (par type de tâche, par zone géographique ou par client).

 

1. Cliquer sur un marqueur pour sélectionner une demande individuelle.
   Ou Cliquer sur plusieurs marqueurs pour sélectionner un groupe de demandes.

2. Cliquer sur le bouton Planifier et optimiser qui apparaît en haut de la carte une fois votre sélection faite.

3. L'assistant de création groupée s'ouvre avec toutes les DI sélectionnées.

Configurer les critères de recherche

1. Indiquer les critères de recherche de créneaux  :
   • Le ou les techniciens assignés si vous souhaitez faire une recherche sur des intervenants précis (seuls les techniciens qualifiés pour les tâches sélectionnées s'affichent).
   • A partir de pour indiquer sur quels créneaux la recherche doit être réalisée
     • Semaine en cours / Semaine prochaine
     •  Mois en cours / Mois prochain 
     • Date : pour choisir une date manuelle (la recherche s'étend sur 45 jours par défaut).
   • Consulter le champ Durée à planifier qui calcule automatiquement le temps restant à planifier des demandes d'interventions choisies.
      
2. Vous pouvez également appliquer des filtres pour affiner les résultats :
   • Tournées : Sur quelles tournées est ce que vous souhaitez ajouter ces interventions 
     • Vides : pour voir les tournées sans aucune intervention.
     • Optimisables : pour voir les tournées ayant au moins une intervention déjà planifiée pour lesquelles il reste encore de la disponibilité.
   • Impact : Filtre la liste des tournées en fonction de l'impact attendu 
     • Partielle : permet de conserver de la marge dans vos tournées. Après planification, des créneaux resteront disponibles sur la tournée choisie. 
     • Complète : permet de maximiser la planification de vos techniciens. Après planification, aucun créneau ne sera disponible sur la tournée choisie. 
     • Surchargée : planifier des interventions au-delà du temps de travail des techniciens, autorise le dépassement des horaires habituels.
3. Cliquer sur Mettre à jour la recherche pour prendre en compte les critères et filtres de recherche ajoutés.  
    

Choisir la tournée idéale

1. Analyser les informations des tournées proposées: 
   • Jour / Date de la tournée.
   • Technicien assigné.
   • Durée disponible : temps libre restant.
   • Distance min. (km) : distance la plus courte entre vos demandes et les interventions déjà prévues. Pour les tournées vides, ce champ est laissé vide.
   • Impact : indiqué par un badge couleur (Vert = partiel, Orange = complet, Rouge = surcharge).
2. Cliquer sur la ligne de la tournée souhaitée pour la sélectionner.

Planifier et optimiser la tournée

1. Vérifier la liste des demandes dans l'onglet Demandes d'intervention.

2. Si vous retirez des DI de la liste, cliquer sur Mettre à jour la recherche pour recalculer les tournées disponibles.

3. Cliquer sur le bouton Planifier et optimiser.

Le système effectue alors automatiquement les actions suivantes :

• Création et assignation des interventions au technicien.

• Placement des interventions dès le premier créneau disponible.

• Réoptimisation de l'itinéraire pour trouver le meilleur trajet.

• Passage de la tournée à l'état Confirmée.

Bonnes pratiques

• Vérifier la géolocalisation : Assurez-vous que les adresses de vos clients sont correctement géolocalisées pour profiter pleinement de la vue carte.
• Planifier en avance : Anticipez les périodes de forte activité pour éviter les conflits de planning.
• Optimiser les tournées : Utilisez la vue carte pour regrouper géographiquement les interventions d'un même technicien et réduire les temps de trajet.
• Suivre le statut de planification : Surveillez les DI en statut À planifier rapidement pour éviter les retards.

Pour aller plus loin