Articles dans cette section

Bien démarrer avec l'application mobile OpenFire

Produit OpenFire
Mise à jour

Cet article vous accompagne dans vos premiers pas avec l'application mobile : vous connecter, découvrir l'écran d'accueil et ses menus, gérer votre compte et adapter l'affichage de votre planning. Vous y trouverez tout ce qu'il faut savoir pour commencer votre première journée.

 

Cet article contient les sections suivantes :

 

Se connecter à l'application

Avant de commencer, munissez-vous des informations transmises par votre entreprise :

  • l'adresse du serveur, par exemple https://monentreprise.openfire.fr ;
  • votre identifiant ;
  • votre mot de passe.

Ce sont les mêmes identifiants que pour le logiciel OpenFire sur l'interface Web.

  1. Ouvrir l'application.
  2. Dans Serveur, saisir l'adresse du serveur, en entier, en minuscules et avec https://.
  3. Dans Utilisateur, saisir votre identifiant.
  4. Dans Mot de passe, saisir votre mot de passe. Toucher l'icône œil pour vérifier ce que vous avez saisi.
  5. Laisser Rester connecté coché.
  6. Toucher Connexion.

L'écran d'accueil s'ouvre et l'application télécharge vos données : interventions, clients,… La première connexion peut prendre un peu de temps.

🚨Avertissement : la connexion à l'application demande une connexion internet.

 

 

En cas de message d'erreur :

  • Identifiant/mot de passe non valide : vérifier votre identifiant et votre mot de passe.
  • L'url du serveur est invalide : vérifier l'adresse du serveur.
  • Impossible de contacter le serveur ou Connexion expirée : vérifier l'adresse du serveur et la connexion internet de votre téléphone.
  • Utilisateur non autorisé ou Opération non autorisée : votre compte n'a pas accès à l'application. Contactez votre administrateur.
  • Erreur interne du serveur ou Erreur inconnue : réessayer plus tard. Si le problème persiste, contactez votre administrateur.

 

💡Note : il n'y a pas de bouton « mot de passe oublié » dans l'application. Pour réinitialiser votre mot de passe, contactez votre administrateur.
💡Note : une fois connecté, vous restez connecté. L'application se reconnecte toute seule à chaque ouverture. Si votre mot de passe est changé, l'application vous ramène sur l'écran de connexion : saisissez simplement votre nouveau mot de passe.

 

 

Découvrir l'écran d'accueil

 

L'écran d'accueil comporte une barre d'onglets en bas de l'écran :

  • Ce jour (ouvert par défaut) : Votre journée, avec les interventions du jour. En haut, l'icône carte affiche vos interventions sur une carte, et le bouton de synchronisation (deux flèches en cercle) envoie vos données au bureau ;
  • Planning : vos interventions des autres jours, en Vue liste, Vue semaine ou Vue mois ;
  • Le bouton + : permet de créer un nouveau contact ou une nouvelle intervention ; 
  • Contacts : la liste et la recherche de vos clients ;
  • Planifier : les demandes d'intervention à planifier.

 

💡Note : les onglets proposés dépendent de vos droits. Si vous ne voyez pas l'onglet planifier par exemple, contactez votre administrateur.
💡Note : si un ruban TEST s'affiche en haut à gauche, vous êtes connecté à une base de test. Les données saisies n'arrivent pas dans la base réelle de votre entreprise.

 

Onglet Ce jour

Cet onglet est ouvert par défaut lors de votre connexion à l'application mobile. Il permet de voir l'ensemble des interventions planifiées pour la journée. A partir de cet onglet il est également possible de : 

  • Synchroniser vos données :

  • Afficher les interventions de la journée sur une carte : 

  • Afficher et accéder aux interventions à réaliser ce jour.

📓Pour aller plus loin → Consulter la fiche d'une intervention

📓Pour aller plus loin → Démarrer, mettre en pause et terminer une intervention

📓Pour aller plus loin → Envoyer ses données au bureau depuis le mobile

 

Onglet Planning

Cet onglet vous permet d'afficher l'ensembles des interventions planifiées et accessibles depuis le mobile sur plusieurs semaines. 

A partir de cet onglet il est également possible de : 

  • Rechercher une intervention planifiée à l'aide de la loupe :
     

  • Voir le planning de l'un des autres collaborateurs de votre équipe :
     

  • Modifier la vue pour afficher les interventions d'une autre manière : 
     

    1. Vue liste : Les interventions sont présentées en liste, dans l'ordre chronologique. 
       

    2. Vue semaine : c'est la vue par défaut, à partir de cette vue nous pouvons faire défiler plusieurs semaines.
       

    3. Vue mois : Nous pouvons voir le nombre de RDV planifiés par jour sur le mois sélectionné ; en bas de l'écran apparait la liste des interventions du jour sélectionné. 

 

💡Note : Pour voir les interventions d'un autre collaborateur, cela nécessite
 des droits supplémentaires. Si besoin, contactez votre administrateur.
 Il n'est pas possible de modifier l'intervention d'un autre utilisateur, il est
 seulement possible de la consulter.

 

Bouton +

Ce bouton permet de : 

  • Créer un nouveau contact 
  • Créer une nouvelle intervention
     

📓Pour aller plus loin → Créer ou modifier un contact dans l'application mobile

📓Pour aller plus loin → Créer une intervention et choisir sa date

 

Onglet Contacts

Cet onglet permet d'afficher les contacts liés à vos interventions planifiées ; cette liste est accessible même sans connexion internet. 
Pour trouver un autre contact, utilisez la recherche avec la loupe en haut à droite de votre écran ; ici il sera par contre nécessaire d'avoir une connexion internet. 

 

📓Pour aller plus loin → Rechercher un contact dans l'application mobile

📓Pour aller plus loin → Créer ou modifier un contact dans l'application mobile

 

Onglet Planifier

Cet onglet affiche la liste des demandes interventions non planifiées qui sont à réaliser. Vous pouvez ensuite planifier les interventions qui correspondent à vos critères (distance, type de tâche à réaliser, durée, etc).  Il est possible d'appliquer des filtres pour affiner votre recherche.

💡Note : si vous ne voyez pas l'onglet Planifier, vous n'avez pas l'autorisation de créer des interventions. Contactez votre administrateur.

 

📓Pour aller plus loin → Traiter les demandes d'intervention

 

Utiliser le menu latéral

Ce menu est accessible depuis l'ensemble des onglets. 

  • Toucher l'icône de menu en haut à gauche.
     

En haut du menu, vous trouvez la pastille avec vos initiales et le nom de votre société.
 

Le menu propose ensuite, selon votre configuration :

  • Interventions : vos interventions (ferme le menu et revient à l'accueil) ;
  • Matériels : votre matériel utilisé pour la gestion des fluides ;
  • Bouteilles : les bouteilles de récupération de fluide frigorigène ;
  • Feuilles de temps : vos feuilles de temps ;
  • Mon compte : vos informations personnelles ;
  • Synchronisations : les données qui ne sont pas encore envoyées au bureau ;
  • Configurations : l'affichage du planning et de la journée.

En bas du menu, Version … indique la version de l'application installée sur votre téléphone.

 

💡Note : si une entrée vous manque (par exemple Feuilles de temps), la fonction n'est pas activée pour votre entreprise ou pour votre compte. Contactez votre administrateur.

 

🧑‍🏫Exemple : votre administrateur vous demande quelle version de l'application vous utilisez. Ouvrez le menu latéral et lisez la ligne Version … tout en bas.

 

 

Gérer son compte

  1. Ouvrir le menu latéral.
  2. Toucher Mon compte.
    L'écran affiche votre nom et l'adresse du serveur. Vous pouvez modifier :
    • Mobile : votre numéro de portable ;
    • Téléphone : votre numéro fixe ;
    • Courriel : votre adresse e-mail.
  3. Modifier les informations voulues.
  4. Toucher Enregistrer.

Vos modifications sont envoyées au bureau à la synchronisation suivante.

Règles de saisie :

  • les numéros de téléphone comptent 10 chiffres, sans indicatif international (pas de « +33 ») : sinon, le message Numéro de téléphone invalide s'affiche ;
  • l'adresse e-mail ne doit pas contenir d'accents : sinon, le message Courriel invalide s'affiche.
💡Note : votre nom, votre photo et votre signature ne sont pas modifiables depuis l'application. Contactez votre administrateur pour les changer.

 

Se déconnecter

  1. Ouvrir Mon compte.
  2. Toucher l'icône de déconnexion en haut à droite.

  3. Confirmer avec Valider au message Vous allez être déconnecté, êtes-vous sûr de vouloir continuer ?.
    L'écran de connexion s'affiche.
     

 

🚨Avertissement : l'application ne vous prévient pas si des données n'ont pas encore été envoyées au bureau. Avant de vous déconnecter, ouvrez Synchronisations et vérifiez que l'écran est vide.

 

💡Note : vos données restent sur le téléphone après la déconnexion. Elles seront de nouveau disponibles si vous vous reconnectez avec le même compte et la même adresse de serveur. Si vous vous connectez avec un autre compte, le téléphone est vidé.

 

📓Pour aller plus loin → Envoyer ses données au bureau depuis le mobile

 

 

Personnaliser l'affichage du planning et de la journée

L'écran Configurations vous permet de choisir les informations affichées sur les interventions.

  1. Ouvrir le menu latéral.
  2. Toucher Configurations.
  3. Activer ou désactiver les informations voulues avec les interrupteurs.

 

Section Planning : les informations affichées dans la Vue semaine du planning.

  • Tâche, Nom, Adresse, Code postal, Ville : toutes affichées par défaut.

Section Journée : les informations affichées sur chaque intervention de l'onglet Ce jour.

  • Affichées par défaut : Tâche, Nom, Adresse, Code postal, Ville, Équipements, Intervenants, Etiquette.
  • Masquées par défaut : Titre, Description interne, Description externe, Notes client et adresse.

 

🧑‍🏫Exemple : vous voulez lire les consignes d'accès sans ouvrir chaque intervention. Activez Notes client et adresse et Description interne dans la section Journée : ces informations apparaissent directement dans l'onglet Ce jour.

 

💡Note : les changements de la section Journée s'appliquent après la prochaine synchronisation. Cliquez sur le bouton de synchronisation de l'onglet Ce jour pour les voir tout de suite.

 

💡Note : ces réglages sont enregistrés uniquement sur votre téléphone. Ils ne suivent pas votre compte sur un autre téléphone.

 

 

Bonnes pratiques

  • Saisir l'adresse du serveur toujours de la même façon : complète, en minuscules, avec https://.
  • Rester connecté : il n'est pas utile de vous déconnecter à la fin de la journée.
  • Synchroniser en début de journée avec le bouton de l'onglet Ce jour, pour partir avec un planning à jour.
  • Tenir vos coordonnées à jour dans Mon compte : le bureau et vos collègues pourront vous joindre.
  • Adapter l'affichage de la journée aux informations dont vous avez vraiment besoin, pour une lecture rapide.
  • Vérifier l'écran Synchronisations avant de vous déconnecter ou de changer de téléphone.

 

Pour aller plus loin

 

📓Pour aller plus loin → Vérifier que vos données ont bien été envoyées
📓Pour aller plus loin → Travailler sans réseau et envoyer ses données au bureau

 


 

Associé à

Cet article vous a-t-il été utile ?
Utilisateurs qui ont trouvé cela utile : 0 sur 0

Commentaires

0 commentaire

Vous devez vous connecter pour laisser un commentaire.