Articles dans cette section

Créer une intervention et choisir sa date

Produit OpenFire
Mise à jour

Vous pouvez créer une intervention directement depuis votre téléphone : depuis l'accueil, la fiche d'un client ou le planning. Pour choisir la date, l'outil Rechercher une date vous propose les meilleurs créneaux selon le planning et les distances. Vous pouvez aussi figer la date et l'heure pour qu'elles ne soient plus déplacées.

 

Cet article contient les sections suivantes :

 

Chemin d'accès

  • Depuis l'accueil : Accueil > bouton + > Nouvelle intervention
  • Depuis un client : Accueil > Contacts > Fiche contact > icône calendrier avec un +
  • Depuis le planning : Accueil > Planning > Vue semaine > Clique sur le calendrier > Créer

 

Ouvrir le formulaire de création

Choisir l'une de ces méthodes :

  • Depuis l'accueil :
    1. Toucher le bouton + au centre de la barre du bas.
    2. Toucher Nouvelle intervention.

 

  • Depuis la fiche d'un client :
    1. Ouvrir la fiche du contact.

    2. Toucher l'icône calendrier avec un +. Le client et son adresse sont déjà remplis.
       

       

  • Depuis le planning:
    1. Ouvrir l'onglet Planning en Vue semaine.
    2. Toucher un créneau vide.

    3. Dans la fenêtre Créer intervention, toucher Créer. La date, l'heure et le technicien sont déjà remplis selon le créneau sur lequel vous avez cliqué. Le formulaire Créer une intervention s'ouvre.
       

 

💡Note : si vous n'avez pas l'accès à l'un de ces menus pour la création d'intervention,  vous n'avez pas l'autorisation de créer des interventions. Contactez votre administrateur.

 

 

Choisir le client et l'adresse

  1. Dans le formulaire d'intervention, toucher Client et rechercher le client dans votre liste de contacts.
  2. Vérifier l'Adresse. Par défaut, c'est l'adresse principale du client. Toucher le champ pour choisir une autre adresse.

 

💡Note : si le client n'existe pas encore, créez-le depuis la recherche avec +Créer.
📓Pour aller plus loin → Créer ou  modifier un contact

 

 

Décrire l'intervention

  1. Choisir le Modèle d'intervention. Il remplit automatiquement la tâche, le type et la durée.
  2. Si vous travaillez pour plusieurs sociétés, vérifier la Société.
  3. Ouvrir Plus de détails pour vérifier ou modifier :
    • le Type ;
    • la Tâche ;
    • la Durée ;
    • le Statut : Confirmé (par défaut) ou Brouillon.

 

🚨Avertissement : une intervention en Brouillon ne peut pas être réalisée sur le mobile. Choisissez Confirmé lors de votre création si l'intervention doit être réalisée.
💡Note : changer de tâche remplace la durée par celle de la nouvelle tâche.

 

 

Choisir les intervenants

  1. Toucher Ajouter des intervenants.
  2. Cocher un ou plusieurs techniciens.

Chaque technicien porte un badge :

  • Apte : il sait réaliser la tâche choisie ;
  • Inapte : il n'a pas la compétence pour cette tâche.

Au moins un intervenant doit être sélectionné, et au moins un doit être Apte.

💡Note : selon vos droits, vous êtes toujours ajouté aux intervenants de l'intervention que vous créez.

 

 

Indiquer une date d'intervention

 

Choisir la date manuellement

Dans le cas où vous souhaitez intervenir à une date précise convenue avec le client, toucher Date de début et choisir la date et l'heure.

 

💡Note : vous ne pouvez pas choisir une date passée.

 

 

Trouver le meilleur créneau avec Rechercher une date (recommandé)

L'outil Rechercher une date vous propose les créneaux libres les plus proches, en tenant compte du planning du technicien et des distances.

Avant de commencer, vérifier que :

  • un Modèle d'intervention et une Tâche sont choisis ;
  • l'adresse est géolocalisée (voir l'article « Géolocaliser l'adresse d'un contact ») ;
  • votre téléphone a une connexion internet.

 

Étapes :

  1. Dans la section Dates, toucher Rechercher une date.
     

     

  2. Choisir la Période : Matin, Après-midi ou Journée.
  3. Selon vos droits, choisir le technicien dans Intervenants.

  4. Consulter le calendrier du mois :

    > les jours sans disponibilités sont grisés (jours non travaillés, tournées complètes ou créneaux trop courts pour l'intervention à planifier)
    > chaque jour disponible affiche la distance du créneau le plus proche et une jauge de remplissage du planning.
     

     

  5. Choisir un créneau :
    • toucher l'un des trois meilleurs créneaux du mois affichés en bas de l'écran. Ils sont signalés par une médaille or, argent ou bronze ;
    • ou toucher un jour du calendrier, puis un créneau Disponible dans la liste. Chaque créneau indique la distance et le temps de trajet.

 

Le formulaire est mis à jour : la date de début tient compte du temps de trajet, et le technicien du créneau devient l'intervenant.

 

💡Note : Si un jour n'a aucune disponibilité, le message Aucune disponibilité sur cette journée. s'affiche. Le bouton Forcer la date permet tout de même de choisir ce jour.
🚨Avertissement : choisir un créneau remplace tous les intervenants par le seul technicien du créneau. Si l'intervention demande plusieurs techniciens, ajoutez-les à nouveau après avoir choisi le créneau.
🧑‍🏫Exemple : un client vous demande un entretien « un matin de la semaine prochaine ». Choisissez la période Matin, puis le créneau médaille d'or : c'est le plus proche de vos autres interventions, vous limitez ainsi vos trajets.

 

 

Figer la date et l'heure

 

Une intervention figée garde sa date et son heure : elle ne sera pas déplacée lors de l'optimisation des tournées. C'est utile pour un rendez-vous fixé avec le client.

  • Choisir d'abord une Date de début.
  • Activer Figer la date et l'heure.
  • Choisir l'option voulue :
    • Figer l'intervention le … à … : à la date et à l'heure exactes choisies ;
    • Première intervention de la journée 
    • Dernière intervention de la matinée ;
    • Première intervention de l'après midi ;
    • Dernière intervention de la journée.

 

🧑‍🏫Exemple : le client ne peut vous recevoir qu'en tout début de matinée. Choisissez la date, puis Première intervention de la journée : l'heure se cale sur le début de votre journée de travail.

 

💡Notes : 

  • une fois l'intervention figée, la date et Rechercher une date ne sont plus modifiables. Désactivez Figer la date et l'heure pour les changer.
  •  cette option demande une connexion internet. Sans réseau, elle est grisée avec le message Fonctionnalité indisponible hors connexion.

 

 

Enregistrer l'intervention

  1. Toucher Enregistrer.
  2. Attendre la fin de l'envoi.
  3. La fiche de la nouvelle intervention s'ouvre.

 

Messages possibles : 

 

Message d'erreur

Anomalie remontée

Solution
Un(e) .... doit être spécifié(e)
Ex :  Un client doit être spécifié. 		Un champ obligatoire manque. Remplir le champ manquant.
Vous ne pouvez pas enregistrer l'intervention car aucun technicien n'est apte à réaliser la tâche sélectionnée. Le technicien choisi n'est pas apte à réaliser cette tâche. Choisir un technicien apte.
Une intervention est déjà figée pour l'utilisateur. Une autre intervention est déjà figée sur ce créneau. Changer la date ou l'option de figeage.
Synchronisation impossible. Données sauvegardées avant une nouvelle tentative d'envoi. Vous ne disposez pas d'un réseau internet. L'intervention est bien enregistrée sur votre téléphone. Elle sera envoyée sur l'interface Web lors d'une connexion internet.

 

🚨Avertissement : tant qu'elle n'est pas synchronisée sur l'interface Web, l'intervention ne peut pas être réalisée. Sa fiche affiche Cette intervention a été créée depuis ce mobile. Elle ne sera éditable qu'après avoir été synchronisée.
💡Note : le formulaire ne contient pas de description ni d'équipements. Vous pourrez les compléter sur la fiche de l'intervention, une fois celle-ci synchronisée. 

 

 

Bonnes pratiques

  • Choisir le modèle d'intervention en premier : il remplit la tâche, le type et la durée.
  • Géolocaliser l'adresse du client pour pouvoir utiliser Rechercher une date.
  • Ajouter les intervenants après avoir choisi un créneau, puisque le créneau les remplace.
  • Figer l'intervention quand l'heure a été convenue avec le client.
  • Choisir le statut Confirmé si l'intervention doit être réalisée.
  • Synchroniser rapidement après une création sans réseau, pour pouvoir réaliser l'intervention.

 

Pour aller plus loin

📓Pour aller plus loin → Modifier ou dupliquer un rendez-vous
📓Pour aller plus loin → Traiter les demandes d'intervention
📓Pour aller plus loin → Géolocaliser l'adresse d'un contact
📓Pour aller plus loin → Créer ou modifier un contact
📓Pour aller plus loin → Travailler sans réseau et envoyer ses données au bureau


 

Associé à

Cet article vous a-t-il été utile ?
Utilisateurs qui ont trouvé cela utile : 0 sur 0

Commentaires

0 commentaire

Vous devez vous connecter pour laisser un commentaire.