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Synchroniser Google Agenda avec OpenFire

Produit OpenFire
Mise à jour

La synchronisation entre OpenFire et Google Agenda vous permet de retrouver vos interventions et vos rendez-vous directement dans votre agenda Google, et inversement. Grâce à une synchronisation bidirectionnelle, toute modification apportée dans l'un des agendas est automatiquement prise en compte dans l'autre.


 

Cet article contient les sections suivantes :

Activer la synchronisation Google Agenda

 

Prérequis 

 

Plusieurs prérequis sont nécessaires avant de pouvoir configurer la synchronisation Google Agenda dans Openfire :

🧩Prérequis →  Posséder un compte Google Agenda.
🧩Prérequis →   Installation des modules de connecteur Google Agenda (of_planning_calendar et of_google_calendar)
🧩Prérequis →  Configuration de la synchronisation Google Agenda

 

💡Note : Vous pouvez contacter votre chef·fe de projet ou le support Openfire pour mettre en place les connecteurs concernées.

 

 

Configurer les identifiants Google

 

Avant que les utilisateurs puissent synchroniser leur agenda, un administrateur doit renseigner les identifiants de l'application Google.
 
Chemin d'accès : 
  • Pour l'interface simplifiée : OpenFire > Configuration > Paramètres généraux > Section Intégration
  • Pour l'interface étendue : Paramètres > Paramètres généraux > Section Intégration

 

  1. Cocher la case Google Agenda pour activer le module.
  2. Cliquer sur le bouton Enregistrer en haut de la page et revenir dans les paramètres.
  3. Renseigner les champs suivants :
    > ID client : identifiant client fourni par Google Cloud Console
    > Secret client : clé secrète associée, fournie par Google Cloud Console
  4. Cliquer de nouveau sur le bouton Enregistrer.


     

Activer la synchronisation pour chaque utilisateur

 

Chaque utilisateur doit activer individuellement la synchronisation avec son propre compte Google.

 

Chemin d'accès : 
  • Pour l'interface simplifiée : OpenFire > Interventions > Mon planning d'intervention
  • Pour l'interface étendue : Interventions > Interventions > Planning 

 

  1. Ouvrir la vue Calendrier 
  2. Cliquer sur le bouton Google situé dans le panneau de configuration de la vue calendrier.


     

  3. Sélectionner votre compte Google dans la fenêtre de connexion qui s'ouvre et autoriser l'accès à votre agenda.
  4. Vérifier que le bouton Google affiche désormais une coche verte.
     
    💡Note : La première synchronisation peut prendre quelques minutes, surtout si vous avez de nombreux événements existants. Les événements sont ensuite synchronisés automatiquement par le système plusieurs fois par jour.

     


Fonctionnement de la synchronisation 

 

Vérifier l'état de la synchronisation

 

Pour vérifier si le compte d'un utilisateur est correctement synchronisé :

 

Chemin d'accès : 
  • Pour l'interface simplifiée : Openfire > Configuration > Paramètres généraux > Section Utlisateurs

  • Pour l'interface étendue : Paramètres > Section Utilisateurs
     

     

  1. Rechercher et ouvrir la fiche de l'utilisateur concerné.
  2. Cliquer sur l'onglet Calendrier.
  3. Observer la section Google Agenda pour contrôler la présence des éléments suivants :
    > Token de rafraîchissement : indique que le compte Google est bien connecté
    > Token de synchronisation : confirme qu'au moins une synchronisation a déjà eu lieu
    > Identifiant Google Agenda : affiche l'identifiant de l'agenda Google rattaché

 

💡Note : Si les champs Token de rafraîchissement ou Identifiant Google Agenda sont vides, l'utilisateur n'a pas encore activé la synchronisation. Il doit se rendre dans son planning et cliquer sur le bouton Google.

 

 

 

De Google Agenda vers OpenFire

 

Toute action dans votre calendrier Google impactera le calendrier OpenFire :

  • Créer un événement : Le rendez-vous apparait sur votre planning Openfire. Le type d'événement de ce rendez-vous sera Évènement.

  • Modifier : Il est possible de modifier le titre,, les dates et heures ainsi que la description. Le rendez-vous modifié depuis Google agenda se met à jour sur Openfire. 

🚨Avertissement : Si vous déplacez une intervention "figée" depuis Google Agenda, celle-ci sera déplacée et ne sera plus figée.

  • Supprimer : Le rendez-vous est supprimé dans OpenFire.

 

 

💡Note : Pour les interventions planifiées depuis Openfire (type d'événement = Intervention), nous préconisions de les modifier uniquement depuis Openfire. Ces données doivent être gérées directement dans OpenFire pour rester cohérentes avec votre base de données.

 

 

De OpenFire vers Google Agenda

 

Toute action dans le logiciel est répercutée sur votre calendrier Google :

  • Créer une intervention : L'intervention apparait sur votre agenda Google du technicien assigné. Le type d'événement de cette intervention sera Intervention. 

  • Champs synchronisés : La date, les heures de début et de fin, le titre, l'adresse (transmise dans le champ Lieu) et la description externe.

  • Changer de technicien : Le rendez-vous disparaît de l'ancien calendrier Google pour apparaître sur le nouveau automatiquement.

  • Interventions partagées : Tous les techniciens assignés apparaissent comme participants dans Google Agenda.

 

💡Note : Pour les événements planifiés depuis Google agenda, ils peuvent être modifiées sur Openfire ou sur Google Agenda.

 

🚨Avertissement : Seules les interventions de type Intervention sont prises en compte dans l'optimisation des tournées. Les événements de type Événement ne font pas partie des tournées.
Egalement, seules les interventions de type Intervention apparaitront sur planning de l'application mobile Openfire.

 

 

Arrêter ou relancer la synchronisation

 

Arrêter la synchronisation

 

Si vous souhaitez interrompre la liaison entre OpenFire et Google Agenda :
  1. Se rendre dans la vue Calendrier du planning 
  2. Survoler le bouton Google (affiché avec une coche verte).
  3. Cliquer sur le bouton lorsque celui-ci devient rouge avec une croix pour confirmer l'arrêt.
     

     

Relancer la synchronisation

 

Pour rebrancher la synchronisation après une interruption :
 
  1. Se rendre dans la vue Calendrier du planning 
  2. Cliquer sur le bouton Google (affiché en gris).
  3. Autoriser à nouveau l'accès à votre compte Google dans la fenêtre qui s'ouvre.
     
💡Note : L'arrêt de la synchronisation n'efface pas les événements déjà synchronisés dans vos agendas. En revanche, les modifications ultérieures ne seront plus répercutées entre OpenFire et Google Agenda tant que la synchronisation n'est pas réactivée.

 

 

Bonnes pratiques

 

  • Privilégiez OpenFire pour les interventions : Modifiez toujours les adresses et les techniciens dans OpenFire plutôt que dans Google pour garantir l'intégrité des données.
  • Type d'intervention : Si vous souhaitez prendre en compte vos rendez-vous dans vos tournées, choisissez le type d'intervention Intervention et non Evénement sur votre intervention Openfire. 
  • Association unique : Chaque utilisateur OpenFire ne peut lier son profil qu'à un seul compte Google Agenda.
  • Période prise en compte : Par défaut, OpenFire synchronise l'ensemble des événements des 365 jours passés et futurs.
     

Pour aller plus loin

 

📓Pour aller plus loin → Configuration de la synchronisation Google Agenda
📓Pour aller plus loin → Evènement ou Intervention ?
📓Pour aller plus loin → Naviguer dans la vue planning des interventions
📓Pour aller plus loin → Configurer et personnaliser la vue Planning

 

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