Fusionner des contacts et gérer les doublons

Cet article contient les sections suivantes :

• Pourquoi fusionner des contacts
• Détection automatique des doublons
  • Alerte lors de la création ou modification d'un contact
  • Filtrer les doublons potentiels
• Fusionner des contacts manuellement
  • Fusionner depuis la liste des contacts
  • Déduplication des autres contacts
• Bonnes pratiques
• Pour aller plus loin

Pourquoi fusionner des contacts

Avoir des contacts en double dans votre base de données peut provoquer plusieurs problèmes :

• Perte de temps : vous ne savez plus quelle fiche utiliser pour créer un devis, une intervention ou une facture.
• Historique fragmenté : les e-mails, devis, factures et interventions sont répartis sur plusieurs fiches au lieu d'être regroupés.
• Erreurs de communication : vous risquez d'envoyer plusieurs e-mails ou courriers à la même personne.
• Données incohérentes : les adresses, téléphones ou adresses e-mail peuvent différer d'une fiche à l'autre.

Fusionner les contacts permet de regrouper toutes les informations et tous les documents liés (devis, factures, interventions, e-mails, pièces jointes…) sur une seule fiche, tout en supprimant les doublons.

Détection automatique des doublons

Alerte lors de la création ou modification d'un contact

Lorsque vous créez ou modifiez un contact et que vous enregistrez, OpenFire vérifie automatiquement si un autre contact possède :

• la même adresse e-mail, ou
• le même numéro de téléphone (quel que soit le type : fixe, mobile, fax…).

Ce contrôle est effectué au sein de la même société.

Sur la fiche d'un contact, si un autre contact (n'appartenant pas à la même hiérarchie parent/enfant) possède une adresse e-mail et/ou un numéro de téléphone identique, un bandeau d'alerte jaune s'affiche en haut de la fiche :

Filtrer les doublons potentiels

Vous pouvez afficher la liste de tous les contacts ayant un doublon potentiel (e-mail ou téléphone identique avec un autre contact).

Suivre le chemin d'accès suivant :

• Interface simplifiée : OpenFire > Ventes > Mes contacts
• Interface étendue :  Contacts > Contacts

1. Ouvrir le menu Filtres.
2. Activer le filtre Doublons potentiels.

La liste affiche alors uniquement les contacts pour lesquels un doublon a été détecté.

Fusionner des contacts manuellement

Fusionner depuis la liste des contacts

1. Appliquer le filtre doublons potentiels ou afficher les contacts que vous souhaitez fusionner. 
2. Cocher les cases à gauche des contacts à fusionner (maximum 3 contacts à la fois).
3. Cliquer sur l'icône d'actions (engrenage ⚙️) puis sur Fusionner.
   
4. L'assistant de fusion s'ouvre :
   • Vérifier la liste des contacts sélectionnés.
   • Choisir le contact de destination (celui qui sera conservé) dans le champ Contact de destination.
     Il est possible d'afficher des colonnes supplémentaires pour pouvoir choisir plus facilement ce contact de destination et vérifier les informations. 
     
   • Cliquer sur 
     • Fusionner les contacts : si vous souhaitez réaliser la fusion des contacts vers le contact de destination sélectionné.
     • Ignorer ces contacts : si vous ne souhaitez pas réaliser la fusion avec les contacts sélectionnés, mais continuer la fusion d'autres doublons. 
     • Annuler : si vous ne souhaitez pas réaliser la fusion avec les contacts sélectionnés ni poursuivre la fusion d'autres doublons. 

Après avoir cliqué sur l’un de ces boutons précédents Fusionner les contacts ou Ignorer ces contacts, vous pourrez choisir d’arrêter ici en cliquant sur Fermer ou de cliquer sur le bouton Déduplication des autres contacts. 

Déduplication des autres contacts

A la suite d'une demande de fusion de contacts, si l'on a cliqué sur Fusionner les contacts ou sur Ignorer ces contacts, nous avons une fenêtre qui nous indique les informations réalisées et qui nous permet de poursuivre avec la Déduplication des autres contacts. 

Critères de recherche : 

En sélectionnant cette deuxième option Déduplication des autres contacts, l’outil ouvre une fenêtre vous permettant de  sélectionner le/ les critères de recherche des doublons de votre choix : 

Recherche de doublons basés sur les données dupliquées dans : 

• E-mail : Cocher cette case pour rechercher les contacts qui ont la même adresse e-mail. C'est le critère le plus fiable pour détecter des doublons, car deux fiches avec le même e-mail représentent presque toujours la même personne ou entreprise.
• Nom : Cocher cette case pour rechercher les contacts qui ont le même nom (ou la même raison sociale pour les sociétés). Attention : deux personnes portant le même nom ne sont pas forcément des doublons (homonymes). Ce critère peut générer des faux positifs.
• Est une société : Cocher cette case pour comparer uniquement les contacts qui ont le même type (société ou particulier). Cela évite de fusionner par erreur une société avec un particulier portant le même nom.
• N° de TVA : Cocher cette case pour rechercher les contacts qui ont le même numéro de TVA. C'est un critère très fiable pour les sociétés, car un numéro de TVA est unique par définition. Les espaces dans le numéro sont ignorés lors de la comparaison.
• Société mère : Cocher cette case pour rechercher les contacts qui sont rattachés à la même société parente. Utile pour détecter des doublons parmi les contacts d'une même entreprise.

Exclure les contacts avec  : 

• Utilisateur associé au contact : Cocher cette case pour exclure de la recherche les contacts qui sont associés à un utilisateur du système (c'est-à-dire les personnes qui peuvent se connecter à OpenFire). Cela évite de fusionner par erreur des comptes utilisateurs.
• Écritures comptables associées au contact : Cochez cette case pour exclure de la recherche les contacts qui ont des écritures comptables (factures, paiements, etc.). C'est une mesure de sécurité pour éviter de fusionner des contacts ayant déjà un historique comptable, ce qui pourrait poser des problèmes comptables.
   

Options  : 

• Limite maximum du groupe de contacts : Permet de ne pas fusionner plus de X contacts ensemble, selon la limite que vous avez définie. Cette option est surtout utile si vous utilisez le bouton “Fusionner automatiquement”.
   

Choix de l'action à réaliser : 

• Fusionner avec vérification manuelle :  Ce bouton lance la recherche de doublons selon les critères que vous avez cochés (e-mail, nom, société mère, etc.), puis vous présente les groupes de doublons un par un. Vous aurez ensuite la possibilité de fusionner ou non ces contacts. 
  C'est l'option recommandée pour un premier nettoyage de vos contacts.

• Fusionner automatiquement : Ce bouton lance la recherche de doublons selon vos critères, puis fusionne tous les groupes trouvés automatiquement, sans vous demander confirmation pour chaque groupe. Attention : vous ne pourrez pas examiner chaque fusion individuellement.

Bonnes pratiques

• Vérifiez avant de fusionner : assurez-vous que les contacts sélectionnés représentent bien la même personne ou la même entreprise. Deux contacts portant le même nom peuvent être des homonymes distincts.
• Choisissez le bon contact de destination : privilégiez la fiche la plus complète et la plus récente, pour conserver un maximum d'informations.
• Fusionnez régulièrement : effectuez une vérification des doublons après chaque import massif de données.
• Utilisez les filtres : le filtre Doublons potentiels est un bon point de départ pour identifier rapidement les fiches à nettoyer.
• Sensibilisez vos équipes : encouragez vos collaborateurs à vérifier l'existence d'un contact avant d'en créer un nouveau, notamment en utilisant la barre de recherche.

Pour aller plus loin