Créer un contact

Cet article contient les sections suivantes :

• Créer un contact
• Remplir une fiche contact
• Importer des contacts à partir d'un fichier Excel

Créer un contact

Chemin d’accès : 

• Pour notre plan basique : OpenFire > Ventes > Mes clients
• Pour nos autres plans : Ventes > Produits > Produits.

Depuis l’application “Contacts”, cliquez sur “Nouveau” en haut à gauche pour créer un nouveau contact. 

Remplir la fiche contact 

La fiche d'un contact se divise en trois parties principales :

1. Les smart buttons 
2. L'identification du contact
3. Les onglets de gestion

Identification du contact

Cette partie vous permet de renseigner toutes les informations liées à votre contact.

Image : Ajoute une photo au contact, comme un logo pour une société ou une photo de son installation pour un particulier.

Particulier / Société : Définit le type de contact créé. 

Civilité : Ajoute la civilité du contact via une liste déroulante.

Nom de famille et Prénom : Renseigne l’identité du contact. 

🧑‍🏫Exemple : Dans le cadre d’un projet pour un couple, il est possible également de créer un contact sous le format suivant, pour permettre d’afficher l’ensemble des noms sur un devis ou sur une facture par exemple (ce qui fait parfois partie des recommandations des organismes de subventions) : 

Type d’adresse : Définit la nature de l’adresse renseignée (contact, livraison, etc.). Dans ce champ le type sera un “Contact” par défaut. Si le contact n’a pas d’adresse ou de contact secondaire, vous pouvez conserver ce type “Contact” systématiquement.

Adresse :  Renseigne l’adresse complète du contact. L’outil “autocomplétion” permet de sélectionner la ville en ne tapant que le code postal (ou inversement). Si l’outil d’autocomplétion ne reconnait pas votre code postale vous pouvez le renseigner manuellement ainsi que la ville. 

Secteur commercial et technique : Associe le contact à un ou plusieurs secteurs définis. Les secteurs peuvent être affectés manuellement ou automatiquement sur la base de critères de codes postaux. Ces secteurs sont utilisés dans les actions de planification, mais restent optionnelles. 

Téléphone :  Renseigne le ou les numéros de téléphone du contact.

Mail : Renseigne le ou les adresses mail du contact, en les séparant par une virgule.

Étiquettes : Ajoute des étiquettes pour organiser vos contacts selon vos critères internes. 

Les onglets de gestion

Des onglets de gestion, situés au bas de chacune de vos fiches contact, vous permettent de renseigner des informations complémentaires utiles pour votre gestion interne.

Onglet "Contacts & Adresses"

Cet onglet vous permet de créer des sous-contacts (par exemple, un locataire, un parent, etc.) ou d’ajouter différentes adresses (facturation, livraison, etc.), en cliquant sur le bouton “Ajouter”.

Type de contact : 

Le type permet de définir des comportements particuliers associés à une adresse secondaire du client ou du fournisseur, notamment dans le cadre de la facturation ou de la livraison des produits ou des prestations. 

• Contact : Cela peut être une personne tierce liée au contact d'origine.
• Adresse de facturation : Correspond à l’adresse qui doit être utilisée par défaut comme adresse de facturation pour les documents créés pour le contact.
• Adresse de livraison : Correspond à l’adresse qui doit être utilisée par défaut comme adresse de livraison pour les documents créés pour le contact. 

Elle sera également l’adresse d'intervention dans le cadre de la gestion du planning.

• Autre adresse : Si vous avez une autre adresse utile à renseigner.
• Adresse personnelle : Si votre contact est une entreprise, mais que vous avez besoin de l'adresse personnelle d'un contact.

Sur chaque adresse secondaire, vous pouvez activer le bouton “Adresse par défaut”. En cochant cette option, l’adresse créée sera utilisée par défaut selon son usage, si plusieurs adresses du même type existe.  

Celle-ci sera alors utilisée automatiquement sur les devis dans le champ “adresse de livraison” : 

💡Note : Dans la vue liste des contacts, les adresses secondaires sont présentées comme des contacts à part entière. Vous pouvez les différencier en visualisant la colonne “Type d’adresse”.

Onglet "Ventes et achats"

Cet onglet permet de définir la nature de votre contact : 

VENTE et ACHATS

• Client : 
  • Prospect : Un client potentiel avec qui aucune vente n'a été conclue.
    
    💡Note : Par défaut, un nouveau contact est créé en tant que "Prospect" (client potentiel).
  • Client signé : Un client ayant réalisé au moins une vente.
    
    💡Note : Un devis validé transforme automatiquement un "Prospect" en "Client signé".
• Fournisseur : Un contact qui vous fournit des produits ou services.
• Revendeur : Un contact qui revend vos produits ou services.
• Installateur : Un contact qui installe vos produits.

Vendeur : Désigne le commercial en charge du client . Par défaut, il s'agit de l'utilisateur ayant créé la fiche, mais vous pouvez le modifier. Ce vendeur sera repris par défaut sur les documents de ventes du client (opportunité, devis, facture). 

Prospecteur : Désigne l’utilisateur en charge de la prospection du contact. Ce prospecteur sera repris par défaut sur les documents de ventes du client.

Equipe commerciale : Désigne l’équipe en charge des ventes  pour ce contact. L’équipe commerciale sera reprise par défaut sur les documents de ventes du client.

Conditions de paiement : Permet d’attribuer des conditions de règlement par défaut à utiliser pour ce client. Ces conditions seront reprises par défaut dans les documents de ventes du client. Si vous laissez ce champ vide, vous pourrez toujours venir le saisir manuellement dans ses devis et les factures 

Politique de facturation : Correspond aux règles qui seront appliquées lorsqu'un bon de commande sera facturé au client.

Deux politiques de facturation distinctes existent : 

• Quantités commandées : à la facturation de la commande client, la quantité facturée pour le produit correspondra à la quantité vendue au client. Le logiciel vérifiera d’abord si une ou plusieurs quantité(s) du produit n’ont pas déjà été facturée(s), afin d’éviter les doublons de facturation. Dans ce scénario, la facturation avant la livraison des produits est donc possible.
• Quantités livrées : à la facturation de la commande client, la quantité facturée pour le produit correspondra à la quantité déjà livrée au client. Le logiciel vérifiera d’abord si une ou plusieurs quantité(s) du produit n’ont pas déjà été facturée(s) , afin d’éviter les doublons de facturation. 

Si ce champ est laissé vide, la politique de facturation définie par défaut sera utilisée dans les documents de vente du client. 

ACHATS

Les champs de l'onglet de gestion Achat concernent les contacts de type fournisseur uniquement.

Conditions de paiement : Permet d’attribuer des conditions de paiement par défaut à utiliser pour ce fournisseur. Ces conditions seront reprises par défaut dans les documents d’achat associés. Si vous laissez ce champ vide, vous pourrez toujours venir le saisir manuellement dans ses commandes et ses factures.

Rappel de réception : Cette coche permet de mettre en place un e-mail automatique envoyé au fournisseur afin de confirmer une date de réception. 

INFORMATION FISCALE

Position fiscale : Attribue une position fiscale à utiliser par défaut au contact lors de la création d’un devis, d’une commande ou d’une facture, qu’il soit client ou fournisseur. Ce champ peut demeurer vide, la position fiscale sera alors définie au moment de l’édition des futurs devis ou factures pour le client, ou le fournisseur

DIVERS

Référence : Permet de créer et utiliser une référence idéalement unique pour vos clients. 

Site web : Permet de renseigner l’URL du site du client s' il en possède un. Cette information est surtout utile dans le cas de client professionnel ou pour vos contacts de type fournisseur, afin d’accéder directement à leur site institutionnel. 

Onglet "Historique"

Cet onglet permet de visualiser en un clin d'œil les interventions réalisées et celles à venir.

Onglet "Facturation"

Dans cet onglet, vous pouvez renseigner le ou les Iban du contact. 

La saisie d’un IBAN client est utile pour la mise en place de modalités de règlement type Prélèvement SEPA ou LCR.

Onglet "Notes internes"

Notes client : Les notes internes correspondent à un bloc-notes dans lequel vous pouvez ajouter des informations spécifiques à votre contact. 

Avertissement : les avertissements permettent d’afficher un message d’avertissement et/ou de bloquer toute action à réaliser en lien avec ce contact. Vous pouvez sélectionner le ou les objets concernés par l’avertissement où le message bloquant. 

Onglet "Localisation"

La fonction de géolocalisation permet de récupérer les coordonnées GPS de l’adresse du contact. Ces données sont particulièrement utiles pour la gestion des tournées.

Onglet “Marketing”

Les trois champs présentés ici vous permettent, pour vos prospects ou vos clients principalement, de qualifier l’origine de la création du contact. 

Les smart buttons

Les smart buttons sont des raccourcis en haut de la fiche contact qui vous permettent d'accéder rapidement à différentes informations concernant ce contact :

Opportunités : Affiche le nombre d'opportunités commerciales associées à ce contact.

Ventes : Indique le nombre de devis et commandes réalisées à date pour le client.

Attention : ne renvoie pas les devis / commandes lorsque le client n’est pas le contact, même s’il est identifié comme adresse de facturation ou de livraison 

Interventions : Affiche le nombre de rendez-vous passés ou à venir.

Renvoie vers la liste des interventions associées au contact en tant que Client du RDV. 

Le nombre affiché est le nombre d'interventions correspondantes, quel que soit leur statut (brouillon, confirmé, réalisé). 

Facturé : Affiche le montant des factures validées pour ce client.

Renvoie vers la liste des factures du client (lorsqu’il est utilisé comme contact de facturation). 

Équipements : Donne accès aux informations des équipements installés chez le contact.

DI récurrente : Affiche toutes les demandes d'intervention de type récurrente passées ou à venir.

DI à planifier : Affiche uniquement les interventions qui doivent être programmées.

Importer des contacts à partir d'un fichier Excel

Vous pouvez importer des contacts en lot à partir d'un fichier Excel grâce à la fonctionnalité "OpenImport". Pour cela, il est nécessaire d'avoir un compte permettant d'accéder aux Paramètres de votre base OpenFire.

Chemin d’accès : 

Paramètres > OpenImport

Le fichier Excel utilisé doit respecter la matrice d'import suivante.

Choisissez le type d'import Partenaire

D'autres champs non présents dans la matrice sont disponibles. Vous pouvez accéder à la totalité des champs éligibles à l'import pour les contacts en bas de votre page OpenImport:

Commencez toujours par "Simuler l'import". Les éventuelles erreurs ou alertes s'affichent. Une fois que tout est corrigé, cliquez sur "Import"

L'historique de vos imports est accessible depuis la vue liste.