Contrat avancé : Créer vos contrats de maintenance et d'entretien

Cet article contient les sections suivantes :

• Prérequis
• Principe d'utilisation
• Créer votre contrat
  • Identifier votre client
  • Qualifier votre contrat
  • Gérer les dates de votre contrat
  • Configurer les règles de facturation et de regroupement
  • Configurer les règles d'impression de votre contrat
• Créer vos lignes de contrat
  • Définir le site d'intervention
  • Vérifier les dates de facturation
  • Sélectionner le produit ou la prestation à facturer
  • Prévoir les interventions du contrat
• Bonnes pratiques
• Pour aller plus loin

Prérequis

Principe d'utilisation

Le contrat de maintenance permet de centraliser l'ensemble des informations de facturation et de planification de l'ensemble des prestations récurrentes que vous effectuez pour votre client dans le cadre de votre contrat. 

Depuis le contrat, vous pourrez : 

• Générer l'ensemble des demandes d'interventions relatives aux prestations à effectuer pour l'année de contrat en cours.
• Générer toutes les commandes clients (ou toutes les factures directement) relatives aux prestation à facturer pour l'année de contrat en cours.

Créer votre contrat

Suivez le chemin d'accès suivant : le contrat peut être accessible à deux endroits distincts : 

Ventes > Commandes > Contrat 

Interventions > Interventions > Contrat

Un contrat regroupe l'ensemble des informations de facturation et de planification de l'ensemble des prestations récurrentes que vous effectuez chez votre client. Pour un même client, vous pouvez : 

• Option 1 : Créer un seul contrat global pour votre client, en utilisant une ligne de contrat distincte pour chaque site d'intervention.
• Option 2 : Créer un contrat différent pour chaque équipement, site d'intervention ou type de prestation.

Créer votre contrat en cliquant sur le bouton Créer en haut à gauche de votre écran. 

Identifier votre client

Un contrat est toujours lié à un client principal, renseigné dans le champ Partenaire. Il peut concerner plusieurs sites d'intervention, que vous définirez dans les différentes lignes de contrat.

Le champ Contact de facturation vous permet de désigner un contact spécifique pour la facturation, si ce dernier est différent du client principal. Ce contact sera automatiquement repris dans les commandes et factures générées par le contrat.

Pour le suivi analytique, vous pouvez également lui attribuer Un Groupe (ou compte analytique), qui permettra de regrouper tous les produits et toutes les charges du contrat pour en suivre la rentabilité au fur et à mesure de sa réalisation. 

Pour la création d'un compte analytique, nous vous recommandons de suivre ces bonnes pratiques :

• Nom du compte analytique : Reprenez le nom commercial du contrat et ajoutez-y sa période d'application.
• Client : Indiquez le nom du client signataire du contrat.
• Référence : Utilisez la référence du contrat ou du bon de commande initial.
• Plan analytique : Sauf si vous avez une configuration spécifique, utilisez le plan par défaut.

Qualifier votre contrat

Afin d'identifier et de qualifier vos contrats, vous pouvez utiliser les champs suivants :

Identification du contrat : 

• Nom du contrat : La désignation commerciale du contrat que vous partagez avec votre client (ex. : "Contrat Sérénité", "Contrat Performance").
• Référence client : Le numéro du contrat ou du bon de commande initial que vous partagez avec votre client.
• Référence interne : Un identifiant unique pour votre entreprise, jamais partagé avec le client.
• Type de contrat : Indiquez s'il s'agit d'une première souscription ou d'un renouvellement.

Classification et analyse : 

• Type analytique : Catégorisez vos contrats pour mieux différencier vos activités et analyser la rentabilité.

• Étiquettes : Attribuez des étiquettes personnalisées pour qualifier et filtrer vos contrats selon vos besoins.

Gérer les dates de votre contrat

Pour un pilotage efficace de vos contrats, il est essentiel de bien en maîtriser les dates.

Voici les différentes dates que l'on retrouve : 

• Date de souscription : Date à laquelle le contrat a été signé ou accepté
• Date de début : Date à laquelle le contrat et la facturation associée débute.

• Date de fin : Correspond à la date de fin du contrat, et donc la fin de la période de facturation. Ce champ peut rester vide si cette date n'est pas connue d'avance.
• Date de la prochaine facture : Cette date est calculée automatiquement par OpenFire, en tenant compte de la date de début du contrat, la récurrence du contrat et le type de facturation.
• Dernière date facturée : cette date correspond à la date de la dernière facture générée en lien avec le contrat. À la création du contrat ce champ est donc vide.  

Configurer les règles de facturation et de regroupement

Afin de configurer correctement les règles de facturation de vos contrats, il est essentiel de bien comprendre les deux notions suivantes : 

Type de document générés par le contrat : commande ou facture ?

Ce paramètre détermine le type de document créé par le contrat pour supporter la facturation :

• Factures : Le contrat génère directement des factures.
• Ventes : Le contrat génère des commandes clients pour la période en cours. Ces commandes devront ensuite être facturées. Si vous choisissez de générer des Ventes, vous pouvez également choisir de les confirmer automatiquement en cochant la case Confirmation automatique des commandes.

💡Note : Nous vous recommandons de choisir la génération de ventes plutôt que celle de factures pour les raisons suivantes : Facilite l'analyse du prévisionnel de facturation sur la période puisque l'ensemble des ventes à date de facturation cible auront été générées dès le début de la période. Uniformise vos processus : toute la facturation de l'entreprise s'appuie sur un seul et même flux : la facturation des bons de commande. Simplifie la gestion des exceptions en cours de contrat (avoirs, reports, etc.).

Mode de facturation : récurrent ou à la prestation ?

Le mode de facturation définit la manière dont les commandes (ou les factures) associées à la période du contrat sont générées. Deux options sont disponibles :

Option 1 : Facturation récurrente

La commande (ou la facture) est établie suivant une périodicité régulière (mensuelle, trimestrielle, annuelle). Chaque commande (ou facture) est associée à une récurrence du contrat.

Pour configurer la récurrence, vous devez définir :

• La fréquence de la répétition (tous les "n" jours / mois / trimestres / semestres / années)
• Le type de facturation : 
  • À échoir : la commande (ou la facture) est générée au début de la période
  • Échu : la commande (ou la facture) est générée à la fin de la période

🧑‍🏫Exemple :  Si facturation annuelle en début d'année : Facturer toutes les 1 année - pré-payé Si facturation trimestrielle en fin de trimestre : Facturer tous les 1 trimestre - post-payé Si facturation tous les 2 mois en début de période : Facturer tous les 2 mois - pré-payé Si facturation mensuelle en fin de mois : Facturer tous les 1 mois - post-payé

Option 2 : Facturation à la prestation

La commande est établie en début de période du contrat. Chaque commande est associée à une intervention précise à réaliser dans le cadre du contrat. La commande deviendra facturable à la réalisation de la prestation.

💡Note : Dans le cadre d'un contrat À la prestation, le type de document à générer Ventes est imposé, afin de permettre au système de faire précisément le lien entre l'intervention prévue et la commande utilisée pour sa facturation ; la date de facturation prévisionnelle de la commande sera alors la date planifiée de l'intervention.

Critères de regroupement

Regrouper la facturation : Ce champ vous permet de choisir comment regrouper les lignes de contrat dans un même document de vente : 

• Ne pas regrouper : Chaque ligne de contrat génère son propre devis ou facture.
• Par contact de facturation : Les lignes de contrat ayant le même contact de facturation sont regroupées.
• Par contact de facturation et adresse d’intervention : Les lignes de contrat avec le même contact de facturation et la même adresse d’intervention sont regroupées.

Configurer les règles d'impression de votre contrat

L'onglet Impression vous permet de personnaliser l'apparence des documents générés.

• Période du contrat : Cochez cette option si vous souhaitez que la période de facturation affichée sur la commande ou la facture soit la période totale du contrat, et non pas la période de l'échéance en cours. Exemple : pour un contrat avec la période 01/01/2025 - 31/12/2025 et avec une récurrence mensuelle : 
  • Facturer en Mars devrais afficher la période 01/03/2025 - 31/03/2025.
  • Avec cette option, la période 01/01/2025 - 31/12/2025 sera affichée à la place.
• Documents personnalisés : Ajoutez des documents (CGV, brochures, etc.) à votre devis ou facture.

L'onglet Commentaire vous permet d'ajouter des notes personnalisées qui apparaîtront en haut ou en bas des documents générés, à l'image de ce qui existe déjà pour les commandes ou les factures clients.

Créer vos lignes de contrat

Les lignes de contrat vous permettent de définir les services ou les produits à inclure dans votre contrat. Vous pouvez ajouter plusieurs lignes à un même contrat. 

Chaque ligne de contrat peut avoir sa propre configuration, notamment pour le mode de facturation : vous pouvez surcharger la configuration du contrat et choisir un mode de facturation spécifique pour cette ligne (Récurrent ou À la prestation).

Définir le site d'intervention

Pour chaque ligne de votre contrat, vous pouvez définir une adresse d'intervention différente. 

Dans le cadre d'un contrat multisites : Une ligne = Un site d'intervention.

Vérifier les dates de facturation

Pour chaque ligne de contrat, vous pouvez vérifier les dates de référence utilisées pour la génération des documents de vente (commande ou facture).

• Les dates de début et de fin sont reprises du contrat.
• Les dates de prochaine période (début et fin) définissent la prochaine période de facturation de la ligne de contrat. 

🧑‍🏫Exemple : imaginez un contrat débutant le 01/01/2025, avec une facturation trimestrielle à échoir. La prochaine période de facturation sera la première du contrat, soit du 01/01/2025 au 31/03/2025. À ce stade, aucune facture ou commande n'a encore été générée.

• La date de Dernière facture correspond à la date de la dernière facturée générée en lien avec le contrat et la ligne de contrat.
• La date de Dernière commande est calculée par OpenFire, et reprend la date de la dernière commande générée en lien avec le contrat. 
• Le décalage de facturation correspond au nombre de jours de décalage entre la facture et la fin de la période (en mode post-payé) ou début de la période (en mode pré-payé) de facturation. => A vérifier

Sélectionner le produit ou la prestation à facturer

Pour chaque ligne, vous pouvez sélectionner le produit à facturer. 

Un système de balise peut-être utilisé pour enrichir la description de la prestation, en permettant d'y ajouter certaines informations clés du contrat. Vous pouvez retrouver la liste de ces balises directement dans l'onglet "Autres informations" du contrat. 

Vous devez ensuite définir les éléments de prix de la prestation : 

Le Prix Unitaire (calculé directement par application de la liste de prix du contrat au produit sélectionné), le Coût et l'Unité de mesure du produit ainsi que la Remise éventuelle.

Prévoir les interventions du contrat

L'onglet Planification vous permet de définir les modalités de création des Demandes d'Intervention (DI) liées à votre contrat.

• Modèle d’intervention : Le type d'intervention à réaliser (ex. : "Maintenance annuelle").
• Fréquence et Type de fréquence : La fréquence et le type de planification de vos interventions (ex. :"2" "fois par an").
• Mois de visite : Les mois spécifiques de l'année durant lesquels les interventions doivent avoir lieu.
• Équipements : Les équipements sur lesquels les interventions seront effectuées.

Bonnes pratiques

• Renseignez les champs obligatoires : Assurez-vous que les champs obligatoires, comme l'Adresse d’intervention sur les lignes de contrat, sont bien remplis avant de générer des documents.
• Utilisez les variables d'impression : 💡Note : vous pouvez insérer des variables dans la description de vos produits pour qu'elles se complètent automatiquement dans les documents générés.
  • #SITE INTERVENTION# : l'adresse de l'intervention
  • #DATE DEBUT# : la date de début du contrat

Pour aller plus loin

📓Pour aller plus loin → Comprendre les statuts d'une Demande d'Intervention