OpenFire vous propose deux modes de gestion pour piloter vos prestations récurrentes : les contrats simples et les contrats de maintenance (avancés). Cet article vous guide pour choisir la méthode la plus adaptée à votre organisation et à vos besoins de facturation.
Cet article contient les sections suivantes :
Comprendre les deux modes de gestion
Avant de configurer vos services, il est essentiel de distinguer les deux logiques proposées par OpenFire :
Les contrats simples : Ils sont basés sur l'utilisation de demandes d'intervention (DI) récurrentes.
Les contrats de maintenance (avancés) : Ils sont basés sur un "objet contrat" complet qui permet une gestion plus fine et dissociée de la planification et de la facturation.
Tableau comparatif pour faire le bon choix
Le choix du mode de gestion dépend de plusieurs critères liés à votre clientèle et à votre volume d'activité.
Critères |
Contrat simple (DI Récurrentes) | Contrat de maintenance |
|---|---|---|
Typologie de clients |
Recommandé pour le B2C (particuliers) | Recommandé pour le B2B (professionnels) |
Nombre de sites / équipements |
Déconseillé pour la gestion multi-sites ou multi-équipements | Recommandé pour gérer plusieurs sites ou équipements par client |
Volume d'intervention |
Idéal pour 1 à 2 interventions par an chez un même client | Recommandé au-delà de 2 interventions par an sur un même site |
Modalités de facturation |
Uniquement pour une facturation "à la prestation" | Recommandé si la facturation est différente de la planification (ex. : abonnement) |
Pilotage et rentabilité |
Suivi limité de la rentabilité globale du contrat | Recommandé pour suivre la rentabilité et le prévisionnel de facturation |
Focus : Pourquoi choisir le contrat de maintenance ?
Le module Contrats de OpenFire est particulièrement adapté si vous souhaitez professionnaliser le suivi de vos engagements contractuels.
1. Dissocier la facturation de la planification
Vous pouvez prévoir, par exemple, deux interventions de maintenance par an tout en émettant une facture chaque trimestre avec un paiement à échoir. OpenFire permet de paramétrer précisément cette séparation.
2. Centraliser la gestion multi-sites et multi-équipements
Ce mode permet de définir des modalités d'intervention spécifiques pour chaque site ou chaque équipement (chaudière, climatisation, etc.) d'un même client. Vous centralisez ainsi l'historique complet tout en respectant vos obligations contractuelles.
3. Analyser la rentabilité
En associant les produits et les charges liés à l'exécution de chaque contrat, vous obtenez une vue complète de la marge réalisée sur vos prestations.
Bonnes pratiques
| 💡Note : Il est pertinent d'examiner l'intégralité des critères du tableau ci-dessus avant de prendre une décision définitive pour votre base de données. |
| 🚨Avertissement : Si vos modalités de facturation et de planification sont différentes (facturation autre qu'à la prestation), l'utilisation du Contrat simple est véritablement déconseillée. |
| 🧑🏫Exemple : Pour un ramoneur effectuant un passage unique par an chez un particulier, le Contrat simple (DI récurrente) est la solution la plus rapide et efficace. |
Pour aller plus loin
|
📓Pour aller plus loin → Contrat avancé : créer vos contrats de maintenance et d'entretien 📓Pour aller plus loin → Contrat simple : créer une Demande d'Intervention (DI) récurrente |
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