Un modèle de contrat enregistre vos réglages de facturation, vos prestations et vos règles de renouvellement. Appliqué à un nouveau contrat, il le préremplit en un clic : vous gagnez du temps de saisie, et vos contrats d'un même type partent tous de la même base, ce qui limite les oublis et les erreurs. Cet article vous guide dans sa création, champ par champ.
Cet article contient les sections suivantes :
- Chemins d'accès
- Créer le modèle
- Renseigner les informations du modèle
- Choisir le mode de facturation
- Configurer la qualification analytique
- Régler la génération des documents
- Régler le renouvellement
- Ajouter les lignes du modèle
- Ajouter des commentaires
- Bonnes pratiques
-
Pour aller plus loin
Chemins d'accès
- Modèles de contrat :
-
Interface étendue :
Interventions > Configuration > Contrats > Modèle de contratouVentes > Configuration > Contrats > Modèle de contrat
-
Interface étendue :
Créer le modèle
- Ouvrir la liste des modèles de contrat (voir Chemins d'accès).
- Cliquer sur Nouveau.
- Saisir le Nom du modèle, par exemple « Entretien annuel poêle à granulés ».
- Remplir les encadrés du formulaire, de haut en bas, comme décrit dans les sections suivantes.
- Ajouter les lignes du modèle dans l'onglet Lignes de Contrat.
- Enregistrer.
Renseigner les informations du modèle
Encadré Contrat :
| Champ | Description |
|---|---|
| Société | En multi-société, la société à laquelle le modèle est réservé. |
| Référence | Reprise comme Référence des contrats créés avec ce modèle : elle est ajoutée au numéro du contrat pour former son nom, par exemple « CON/000012 - Entretien poêle à granulés ». Cette référence est reprise sur vos documents de vente et de facturation. |
| Type analytique | Sert uniquement à titre d'analyse. Il est repris sur les contrats créés avec ce modèle. |
Choisir le mode de facturation
Encadré Facturation :
| Champ | Description |
|---|---|
| Période du contrat (obligatoire) | La durée d'une période du contrat, en Année(s) (1 par défaut). C'est aussi la durée ajoutée à chaque renouvellement. |
| Mode de facturation (obligatoire) | Décide comment les contrats seront facturés : Récurrent ou À la prestation (voir le tableau ci-dessous). |
| Conditions de paiement | Les conditions de paiement reprises sur les contrats, sauf si le client en a déjà. |
| Position fiscale | Adapte les taxes des documents générés, par exemple pour une TVA réduite. Reprise sur les contrats, sauf si le client en a déjà une. |
| Qualification analytique | Décide du compte analytique attribué aux contrats (voir Configurer la qualification analytique). |
| Option | Description | Quand l'utiliser |
|---|---|---|
| Récurrent (par défaut) | Des ventes ou des factures sont générées à intervalle régulier (tous les mois, tous les trimestres, tous les ans…), quel que soit le nombre de visites réalisées. | Forfait d'entretien, abonnement. |
| À la prestation | Un devis est créé en même temps que chaque DI. Il ne devient facturable que lorsque la DI est Entièrement réalisée. | Le client paie chaque visite effectuée. |
Configurer la qualification analytique
Le champ Qualification analytique de l'encadré Facturation décide du compte analytique attribué à l'enregistrement de chaque contrat créé avec ce modèle :
| Option | Description | Quand l'utiliser |
|---|---|---|
| Ne pas automatiser la saisie d'un compte (par défaut) | Aucun compte analytique n'est attribué automatiquement. | Vous n'utilisez pas la comptabilité analytique sur les contrats. |
| Créer un nouveau compte analytique pour chaque contrat | Un compte analytique est créé pour chaque contrat. | Vous suivez la rentabilité contrat par contrat. |
| Utiliser un compte analytique existant | Le champ Compte analytique à utiliser apparaît : Utiliser le compte analytique par défaut du client ou Utiliser le compte analytique par défaut du contact de facturation. | Vous suivez la rentabilité par client. |
Régler la génération des documents
L'encadré Génération documents dépend du mode de facturation choisi.
Mode Récurrent
En mode Récurrent, l'encadré Génération documents - Factures récurrentes décide de ce que les contrats généreront, et quand.
Type de document à générer
| Option | Ce qui est créé | Quand l'utiliser |
|---|---|---|
| Vente (par défaut, mode préconisé) | Un devis, ou un bon de commande si Confirmation automatique des commandes est cochée. Il devient facturable à sa date prévue, et vous le facturez ensuite comme toute vente. | Dans la plupart des cas. |
| Facture | Directement une facture. | Vous voulez facturer sans passer par une vente. |
* Un chiffre d'affaires prévisionnel : vous pouvez générer à l'avance les ventes de toute une période (l'année, par exemple). Elles restent en attente jusqu'à leur date prévue : vous voyez ce qui va être facturé dans les mois à venir.
* Une correction plus simple : une vente s'annule ou se supprime facilement, alors qu'une facture consomme un numéro de facture et ne peut plus être supprimée librement ; elle doit être annulée par un avoir.
* Une facturation au bon moment : la vente ne devient facturable qu'à la date prévue par le contrat.
Les autres champs de l'encadré
| Champ | Description |
|---|---|
| Confirmation automatique des commandes | Cochée : les devis générés sont confirmés tout de suite et deviennent des bons de commande. Décochée : ils restent des devis, que vous confirmez vous-même. |
| Regrouper la facturation (obligatoire) |
Ne pas regrouper : chaque ligne de contrat a son propre document. Par partenaire de facturation : les lignes qui ont le même contact de facturation sont regroupées sur un document. Par partenaire de facturation & adresse : regroupement des lignes qui ont le même contact de facturation et la même adresse d'intervention. |
| Facturer tous les (obligatoire) | Le rythme de facturation : un nombre et une unité (Mois, Trimestre(s), Semestre(s), Année(s)). Par exemple, 3 Mois pour une facturation trimestrielle. |
| Type de facturation (obligatoire) | À échoir : le document est généré au début de la période facturée. Échu : il est généré le lendemain de la fin de la période. |
Mode À la prestation
En mode À la prestation, l'encadré Génération documents - À la prestation s'affiche à la place de l'encadré Génération documents - Factures récurrentes. Il n'y a rien à y saisir : les devis sont créés avec les DI, et leur confirmation automatique se règle sur le modèle d'intervention de chaque ligne.
Régler le renouvellement
Onglet Renouvellement du modèle :
| Champ | Description |
|---|---|
| Auto-renouvellement | Coché : à l'échéance, les lignes des contrats sont prolongées automatiquement, pour la Période de contrat définie. |
| Avis d'échéance avant | Le délai, avant la date de fin, auquel le renouvellement a lieu (en Jour(s), Semaine(s) ou Mois). Obligatoire si Auto-renouvellement est coché. |
| Renouvellement manuel requis | Visible si Auto-renouvellement est décoché. Signale que les lignes devront être renouvelées à la main. |
Ajouter les lignes du modèle
Chaque ligne est une prestation : ce qui est planifié (les visites) et ce qui est facturé.
Dans l'onglet Lignes de Contrat, cliquez sur Ajouter une ligne.
Encadré Planification
Cet encadré permet de définir la prestation que vous allez effectuer chez vos clients.
Choisir le Modèle d'intervention (obligatoire), renseigner la Fréquence : un nombre de visites par Mois ou Année, puis cocher les Mois de visites (facultatif).
Encadré Génération documents
En mode Récurrent, cet encadré permet de donner à la ligne un rythme différent de celui du modèle : Période du contrat, Facturer tous les et Type de facturation. Par défaut, il reprend les valeurs du modèle.
En mode À la prestation, cet encadré n'apparaît pas.
Onglet Facturation
Cet onglet permet de définir ce que vous allez facturer au client.
Choisir le Produit, compléter la Description, puis, dans l'encadré Prix, le Prix unitaire, la Quantité et le Coût (pour suivre la marge). Tous sont obligatoires.
Onglet Renouvellement
Ajuster si besoin les règles de renouvellement de la ligne : Auto-renouvellement, Avis d'échéance avant ou Renouvellement manuel requis.
Enregistrement de la ligne du modèle
Une fois l'encadré Planification et l'onglet Facturation complétés, vous pouvez Enregistrer la ligne.
Pour structurer un modèle qui contient beaucoup de prestations, vous pouvez utiliser Ajouter une section et Ajouter une note sous la liste des lignes.
Ajouter des commentaires
Dans l'onglet Commentaires, sélectionnez les modèles de commentaires à reprendre sur les contrats créés avec ce modèle. Seuls les modèles de commentaires prévus pour les contrats sont proposés. À la création du contrat, ils sont placés en haut ou en bas du contrat selon leur position.
Bonnes pratiques
- Un modèle par type de prestation et type de récurrence : par exemple « Entretien annuel » et « Maintenance trimestrielle ». Vos contrats se créent plus vite et avec moins d'erreurs.
- Générez des ventes plutôt que des factures en mode Récurrent : chiffre d'affaires prévisionnel visible et corrections plus simples.
-
Choisissez le regroupement selon vos clients : Par partenaire de facturation évite d'envoyer plusieurs documents à un client qui a plusieurs sites.
Commentaires
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