Un contrat d’entretien ou de maintenance réunit, pour un client, les visites à réaliser et leur facturation. Une fois créé, il génère pour vous les demandes d’intervention, puis les ventes ou les factures. Cet article vous guide dans sa création, champ par champ.
Cet article contient les sections suivantes :
- Chemins d'accès
- Créer le contrat
- Renseigner le client
- Renseigner les dates
- Renseigner les informations du contrat
- Choisir le mode de facturation
- Régler la génération des documents
- Régler le renouvellement
- Ajouter les lignes du contrat
- Enregistrer le contrat
- Bonnes pratiques
-
Pour aller plus loin
Chemins d'accès
- Contrats :
-
Interface étendue :
Interventions > Contrats > ContratsouVentes > Contrats > Contrats
-
Interface étendue :
- Contrats d'un client : bouton Contrats en haut de la fiche du contact.
Créer le contrat
- Ouvrir la liste des contrats (voir Chemins d'accès).
- Cliquer sur Nouveau.
- Remplir les encadrés du formulaire, de haut en bas, comme décrit dans les sections suivantes.
- Ajouter les lignes du contrat dans l'onglet Lignes de Contrat.
- Enregistrer.
Le nom du contrat se calcule tout seul à l'enregistrement : un numéro (CON/000001…) suivi de la référence. Avant le premier enregistrement, il affiche Nouveau.
Renseigner le client
Encadré Client :
| Champ | Description |
|---|---|
| Partenaire (obligatoire) | Le client du contrat. Le choisir remplit le Contact de facturation, et s'ils sont indiqués : la Liste de prix, les Conditions de paiement et la Position fiscale à partir de sa fiche. |
| Étiquettes | Les étiquettes du client, affichées pour information. |
| Contact de facturation (obligatoire) | Le contact à qui les ventes et les factures sont adressées. Il peut être différent du client : par exemple un syndic qui paie pour une copropriété. Il est repris sur chaque ligne du contrat. |
| Compte analytique (facultatif) | Pour classer le contrat en comptabilité analytique. |
| Société | En multi-société, la société qui porte le contrat. |
Renseigner les dates
Encadré Dates :
| Champ | Description |
|---|---|
Période du contrat (obligatoire) |
La durée d'une période du contrat, en Année(s) (1 par défaut). C'est aussi la durée ajoutée à chaque renouvellement. |
| Date de souscription | La date de signature du contrat. Par défaut, aujourd'hui. |
| Date de début (obligatoire) | Le début du contrat. Elle est reprise comme date de début des nouvelles lignes, et la facturation part de cette date. Elle peut être différente de la date de souscription. |
| Date de fin (facultative) | Laissez-la vide pour un contrat sans fin. Elle se calcule à partir des lignes : c'est la date de fin la plus tardive, quand toutes les lignes en ont une. |
| Date de la prochaine facture | Calculée par OpenFire : la date de la prochaine génération de vente ou de facture. Elle ne se saisit pas. |
Renseigner les informations du contrat
Encadré Contrat :
| Champ | Description |
|---|---|
| Modèle de contrat (facultatif) | Préremplit le contrat avec les données du modèle choisi. |
| Type de contrat | Nouveau contrat (par défaut) ou Renouvellement. Pour information, sans effet sur le fonctionnement. |
| Type analytique | Sert uniquement à titre d'analyse. |
| Étiquettes | Vos propres étiquettes, pour trier et filtrer vos contrats. |
| Responsable | La personne qui suit le contrat. |
| Référence (obligatoire) | Ajoutée au numéro du contrat pour former son nom, par exemple « CON/000012 - Entretien chaudière ». Cette référence est reprise sur vos documents de vente et de facturation. |
| Réf. Interne | Une référence libre, par exemple celle du contrat papier. |
Choisir le mode de facturation
Encadré Facturation :
| Champ | Description |
|---|---|
| Mode de facturation | Décide comment le contrat est facturé : Récurrent ou À la prestation (voir le tableau ci-dessous). Il ne peut plus être modifié dès que le contrat a généré des DI, des ventes ou des factures. |
| Liste de prix | La liste de prix appliquée aux documents générés. |
| Conditions de paiement | Les conditions de paiement reprises sur les documents générés. |
| Position fiscale | Adapte les taxes des documents générés, par exemple pour une TVA réduite. |
| Journal (obligatoire) | Le journal comptable des factures du contrat. |
| Commentaires | Une note libre sur le contrat. |
| Option | Description | Quand l'utiliser |
|---|---|---|
| Récurrent | Des ventes ou des factures sont générées à intervalle régulier (tous les mois, tous les trimestres, tous les ans…), quel que soit le nombre de visites réalisées. | Forfait d'entretien, abonnement. |
| À la prestation | Un devis est créé en même temps que chaque DI. Il ne devient facturable que lorsque la DI est Entièrement réalisée. | Le client paie chaque visite effectuée. |
Régler la génération des documents
L’encadré Génération documents dépend du mode de facturation choisi.
Mode Récurrent
En mode Récurrent, l'encadré Génération documents - Factures récurrentes décide de ce que le contrat génère, et quand.
Type de document à générer :
| Option | Ce qui est créé | Quand l'utiliser |
|---|---|---|
| Vente (par défaut, mode préconisé) | Un devis, ou un bon de commande si Confirmation automatique des commandes est cochée. Il devient facturable à sa date prévue, et vous le facturez ensuite comme toute vente. | Dans la plupart des cas. |
| Facture | Directement une facture. | Vous voulez facturer sans passer par une vente. |
* Un chiffre d'affaires prévisionnel : vous pouvez générer à l'avance les ventes de toute une période (l'année, par exemple). Elles restent en attente jusqu'à leur date prévue : vous voyez ce qui va être facturé dans les mois à venir.
* Une correction plus simple : une vente s'annule ou se supprime facilement, alors qu'une facture consomme un numéro de facture et ne peut plus être supprimée librement ; elle doit être annulée par un avoir.
* Une facturation au bon moment : la vente ne devient facturable qu'à la date prévue par le contrat.
Les autres champs de l'encadré :
| Champ | Description |
|---|---|
| Confirmation automatique des commandes | Cochée : les devis générés sont confirmés tout de suite et deviennent des bons de commande. Décochée : ils restent des devis, que vous confirmez vous-même. |
| Regrouper la facturation |
Ne pas regrouper : chaque ligne de contrat a son propre document. Par partenaire de facturation : les lignes qui ont le même contact de facturation sont regroupées sur un document. Par partenaire de facturation & adresse : regroupement des lignes qui ont le même contact de facturation et la même adresse d'intervention. |
| Facturer tous les (obligatoire) | Le rythme de facturation : un nombre et une unité (Mois, Trimestre(s), Semestre(s), Année(s)). Par exemple, 3 Mois pour une facturation trimestrielle. |
| Type de facturation (obligatoire) | À échoir : le document est généré au début de la période facturée. Échu : il est généré le lendemain de la fin de la période. |
Mode À la prestation
En mode À la prestation, l’encadré Génération documents - À la prestation s’affiche à la place de l’encadré Génération documents - Factures récurrentes. Il n'y a rien à y saisir : les devis sont créés avec les DI, et leur confirmation automatique se règle sur le modèle d'intervention de chaque ligne.
Régler le renouvellement
Encadré Renouvellement :
| Champ | Description |
|---|---|
| Auto-renouvellement | Coché : à l'échéance, les lignes sont prolongées automatiquement. |
| Avis d'échéance avant | Le délai, avant la date de fin, auquel le renouvellement a lieu (en Jour(s), Semaine(s) ou Mois). Obligatoire si Auto-renouvellement est coché. |
| Renouvellement manuel requis | Visible si Auto-renouvellement est décoché. Signale que les lignes devront être renouvelées à la main. |
Ajouter les lignes du contrat
Chaque ligne est une prestation : ce qui est planifié (les visites) et ce qui est facturé.
Dans l'onglet Lignes de Contrat, cliquez sur Ajouter une ligne, ou ouvrez une ligne reprise du modèle pour la vérifier.
Vérifier les données Client et Dates Contrat ; elles sont reprises du contrat et peuvent être modifiées à la ligne.
Onglet Facturation
Cet onglet permet de définir ce que vous allez facturer au client.
Choisir le Produit, compléter la Description, puis le Prix unitaire, la Quantité et le Coût.
Onglet Planification
Cet onglet permet de définir la prestation que vous allez effectuer chez votre client.
Choisir le Modèle d'intervention et cocher les Mois de visites (tous deux obligatoires), puis renseigner la Fréquence. Le Nb. de visites se calcule tout seul.
Onglet Équipement
Cet onglet permet d'indiquer les équipements concernés par cette ligne de contrat. Si un seul équipement existe à l'adresse d'intervention ou chez le client, il est rattaché automatiquement. Sinon, cliquer sur Ajouter des équipements.
Autres onglets
- Onglet Suivi des interventions : permet de consulter la liste des interventions planifiées et/ou réalisées depuis ce contrat.
-
Onglet Renouvellement : ajuster si besoin les règles de renouvellement de la ligne.
Enregistrement de la ligne de contrat
Une fois les onglets Facturation et Planification complétés, vous pouvez Enregistrer la ligne.
Sous la liste des lignes, le contrat affiche son CA total théorique annuel, sa Marge théorique annuelle, le Montant facturé sur la période et le Reste à facturer sur la période.
Enregistrer le contrat
Cliquez sur l'icône d'enregistrement. Le contrat est actif dès qu'il est enregistré. L'état de chaque ligne (À venir, En cours…) se calcule à partir de ses dates.
À l'enregistrement, OpenFire :
- donne son numéro au contrat ;
- crée ou attribue le compte analytique, selon la qualification analytique du modèle.
Vous pouvez ensuite générer les DI et les documents de facturation depuis les boutons en haut du contrat.
Bonnes pratiques
- Partez d'un modèle dès que vous signez plusieurs contrats du même type.
- Générez des ventes plutôt que des factures : chiffre d'affaires prévisionnel visible et corrections plus simples.
- Vérifiez l'adresse d'intervention de chaque ligne pour un client qui a plusieurs sites : c'est l'adresse qui sera reprise sur les DI.
-
Contrôlez les lignes après avoir choisi un modèle, en particulier si vous l'avez changé.
Commentaires
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