Valider une demande de congés (pour les managers)

Cet article contient les sections suivantes :

• Prérequis
• Chemin d'accès
• Comprendre les états d'une demande de congés
• Les types de validation
• Valider une demande de congés
• Refuser une demande de congés
• Cas de la double validation
• Bonnes pratiques
• Pour aller plus loin

Prérequis

Pour valider une demande concernant un collaborateur spécifique, vous devez être :

• Responsable direct de cet employé (défini dans sa fiche employé) : vous pouvez approuver les demandes en validation simple. 
• ou Gestionnaire des congés : vous pouvez approuver les demandes en validation simple et en double validation (niveau RH).
• ou Administrateur des congés : vous disposez de tous les droits de validation.

Egalement, le rôle que vous aurez dépendra de la configuration réalisée sur les types de congés. 

Chemin d'accès

Suivre le chemin d'accès suivant : Congés > Approbations > Congés.

Comprendre les états d'une demande de congés

Une demande de congés passe par différents états tout au long de son cycle de vie :

• À soumettre : la demande vient d'être créée par l'employé, elle n'a pas encore été envoyée
• À approuver : la demande a été confirmée par l'employé et attend la validation de son responsable
• Deuxième approbation : la demande a été approuvée une première fois et attend une seconde validation (uniquement en cas de double validation)
• Approuvé : la demande est définitivement validée
• Refusé : la demande a été refusée par le responsable

Les types de validation

Chaque type de congé (congés payés, maladie, sans solde, etc.) définit un mode de validation qui détermine le parcours d'approbation :

• Pas de validation : la demande est automatiquement validée dès sa confirmation par l'employé
• Responsable uniquement : seul le responsable hiérarchique de l'employé doit valider la demande
• Gestionnaire des congés uniquement : seul le gestionnaire des congés (rôle RH) doit valider la demande
• Responsable et gestionnaire des congés : deux validations successives sont nécessaires — d'abord le responsable hiérarchique, puis le gestionnaire des congés

Valider une demande de congés

1. Suivre le chemin d'accès suivant : Congés > Approbations > Congés.
2. Filtrer les demandes en attente en cliquant sur le filtre À approuver dans la barre de recherche.
3. Repérer la demande à valider dans la liste.
4. Cliquer sur l'icône Approuver (pouce vers le haut) située dans la ligne de la demande concernée.

Vous pouvez aussi cliquer sur la demande à valider pour ouvrir sa fiche détaillée, puis approuver. 

Refuser une demande de congés

1. Suivre le chemin d'accès suivant : Congés > Approbations > Congés.
2. Cliquer sur la demande à refuser pour ouvrir sa fiche détaillée.
3. Cliquer sur le bouton Refuser situé en haut à gauche de la fiche.
4. La demande passe immédiatement à l'état Refusé. L'employé reçoit une notification automatique l'informant du refus.

Cas de la double validation

Lorsque le type de congé est configuré en double validation (responsable et gestionnaire des congés), le processus se déroule en deux étapes :

1. Première approbation — le responsable hiérarchique reçoit la demande en état À approuver. Il clique sur Approuver, ce qui fait passer la demande à l'état Deuxième approbation.
2. Seconde approbation — le gestionnaire des congés (rôle RH) reçoit la demande en état Deuxième approbation. Il clique sur Valider pour finaliser la validation. La demande passe alors à l'état Approuvé.

Bonnes pratiques

• Vérifier le solde de congés avant de valider : assurez-vous que l'employé dispose d'un solde suffisant pour le type de congé demandé. 
• Consulter le planning de l'équipe : avant de valider, vérifiez que l'absence ne crée pas de conflit de planning avec d'autres membres de l'équipe. Vous pouvez utiliser la vue calendrier de l'application Congés.

Pour aller plus loin