Vous pouvez confier une opportunité à l'un de vos revendeurs en un clic : elle arrive directement dans sa base OpenFire, ou par courriel s'il n'en a pas. Vous suivez ensuite son avancement depuis votre propre pipeline. Cet article vous guide dans la préparation de votre base, puis dans l'affectation au quotidien.
Cet article contient les sections suivantes :
- Chemin d'accès
- Préparer votre base
- Affecter une opportunité
- Ce que reçoit le revendeur
- Suivre l'avancement chez le revendeur
- Retirer une opportunité à un revendeur
- Retirer un revendeur
- En cas de problème
- Bonnes pratiques
- Pour aller plus loin
Chemin d'accès
- Affecter une opportunité :
CRM > Ventes > Mon pipeline > [opportunité] > AFFECTER - Fiche d'un revendeur :
Contacts > [nom du revendeur] > Ventes & Achats - Étapes du pipeline :
CRM > Ventes > Mon pipeline > [colonne] > ⚙ > Modifier
Préparer votre base
Ces réglages se font avant vos premières affectations.
| 💡Note : la liaison entre votre base et celles de vos revendeurs est mise en place par OpenFire. Vous n'avez rien à configurer de ce côté. |
Vérifier la liste de vos revendeurs
Un revendeur peut recevoir vos opportunités dès que la case Membre du réseau est cochée sur sa fiche.
- Ouvrir la fiche du revendeur.
- Cliquer sur l'onglet Ventes & Achats.
- Vérifier que la case Membre du réseau est cochée.
Pour les revendeurs qui ont leur propre base OpenFire, cette case est cochée automatiquement lorsque OpenFire relie leur base à la vôtre.
Ajouter un revendeur qui n'a pas de base OpenFire
Un revendeur sans base OpenFire peut tout de même recevoir vos opportunités : il les reçoit par courriel.
- Ouvrir la fiche du revendeur.
- Renseigner son adresse E-mail.
- Cliquer sur l'onglet Ventes & Achats.
- Cocher Membre du réseau.
- Enregistrer.
| 🚨Avertissement : sans adresse e-mail, l'opportunité est quand même marquée comme envoyée, mais le revendeur ne reçoit rien. Vérifiez toujours l'adresse avant d'affecter. |
Faire correspondre les étapes avec vos revendeurs
Votre pipeline et celui de chaque revendeur peuvent avoir des étapes aux noms différents. Pour que l'opportunité arrive chez le revendeur à la bonne étape, et que vous voyiez son avancement dans votre propre pipeline, chaque étape porte un numéro commun aux deux bases.
-
Dans le pipeline, survoler le titre d'une colonne puis cliquer sur ⚙, puis Modifier l'étape.
-
Dans Identifiant de l'étape de l'opportunité source, choisir un numéro de 1 à 20.
- Enregistrer, puis recommencer pour chaque étape.
- Communiquer cette numérotation à vos revendeurs : ils doivent donner le même numéro à l'étape équivalente de leur pipeline.
| 💡Note : si vous ne voyez pas ⚙ sur les colonnes du pipeline, vous n'avez pas l'autorisation de modifier les étapes. Contactez votre administrateur. |
|
🧑🏫Exemple :
Quand le revendeur passe l'opportunité à Rendez-vous pris, elle passe à Qualifié chez vous; elles ont le même numéro. |
| 💡Note : un même numéro ne peut être utilisé que pour une seule étape. Une étape sans numéro n'a pas d'équivalent : un passage du revendeur à cette étape ne vous est pas transmis. |
Affecter une opportunité
- Ouvrir l'opportunité.
-
Cliquer sur AFFECTER, en haut du formulaire.
-
Dans Partenaire, choisir le revendeur souhaité. Seuls les membres de votre réseau sont proposés.
- Cliquer sur VALIDER.
Le champ Affecté à affiche alors le revendeur, et le bouton AFFECTER disparaît : une opportunité ne peut être affectée qu'une seule fois.
| 💡Note : si un revendeur n'apparaît pas dans la liste, il n'est pas encore membre de votre réseau. Voir Vérifier la liste de vos revendeurs. |
Ce que reçoit le revendeur
| Si le revendeur ... | Ce qui se passe |
|---|---|
| ... a une base OpenFire | L'opportunité est créée dans sa base, à l'étape équivalente. Le message Opportunité transmise via le connecteur CRM. s'ajoute à l'historique de votre opportunité. |
| ... n'a pas de base OpenFire | Il reçoit un mail Une opportunité vous a été affectée, avec le nom et l'adresse du client, l'étape, les téléphones, l'adresse e-mail et les informations complémentaires. |
L'opportunité transmise contient le nom du contact, l'adresse, les téléphones, l'adresse e-mail, la description et les informations complémentaires.
| 💡Note : la fiche client n'est pas transmise. Le revendeur crée le client dans sa base à partir de ces informations. |
Suivre l'avancement chez le revendeur
Lorsque le revendeur traite l'opportunité dans sa base, votre opportunité est mise à jour quelques instants plus tard :
| Le revendeur… | Votre opportunité… |
|---|---|
| ... change l'étape | ... passe à l'étape équivalente |
| ... marque l'opportunité gagnée | ... passe à l'étape gagnée équivalente |
| ... marque l'opportunité perdue | ... passe à Perdu |
| 💡Note : pour une opportunité envoyée par courriel, rien ne vous est transmis : le suivi se fait directement avec le revendeur. |
| 🚨Avertissement : si le revendeur restaure une opportunité qu'il avait perdue, elle reste perdue chez vous. |
Retirer une opportunité à un revendeur
Une fois affectée, une opportunité ne peut pas être retirée au revendeur ni affectée à un autre : le champ Affecté à n'est plus modifiable, et l'opportunité est déjà chez le revendeur.
Si le revendeur ne peut pas la traiter, il la marque perdue dans sa base : elle passe alors à Perdu chez vous. Pour la confier à quelqu'un d'autre, créez une nouvelle opportunité.
Retirer un revendeur de votre liste
| Situation | Que faire |
|---|---|
| Revendeur sans base OpenFire | Décocher Membre du réseau sur sa fiche. Il n'est plus proposé lorsque vous affectez une opportunité. |
| Revendeur avec sa base OpenFire | Contacter OpenFire, qui supprime la liaison avec sa base. La case Membre du réseau se décoche alors automatiquement. |
| 💡Note : les opportunités déjà envoyées au revendeur restent les siennes. Retirer un revendeur n'agit que sur les prochaines affectations. |
| 🚨Avertissement : si un revendeur dont la base n'est plus reliée garde la case Membre du réseau cochée, il reste proposé et reçoit vos opportunités par courriel. Après un retrait, vérifiez toujours que la case est bien décochée. |
En cas de problème
| Message ou situation | Cause | Que faire |
|---|---|---|
| Échec de la connexion au connecteur CRM ! | La base du revendeur ne répond pas. | Réessayer plus tard. Si le problème persiste, contacter le service support d'OpenFire. L'opportunité n'est pas affectée : vous pouvez réessayer. |
| Un revendeur n'apparaît pas dans Partenaire | La case Membre du réseau n'est pas cochée sur sa fiche. | Voir Vérifier la liste de vos revendeurs. |
| Le revendeur a reçu un courriel au lieu de l'opportunité dans sa base | Sa base n'est plus reliée à la vôtre. | Contacter le service support d'OpenFire. |
| L'étape ne change pas chez vous | L'étape du revendeur n'a pas de numéro équivalent chez vous. | Vérifier la numérotation des étapes avec le revendeur. |
Bonnes pratiques
- Numérotez toutes les étapes de votre pipeline, y compris les étapes gagnées.
- Gardez une numérotation simple et stable : changer un numéro après coup oblige vos revendeurs à changer le leur.
- Vérifiez l'adresse e-mail des revendeurs qui n'ont pas de base OpenFire avant chaque première affectation.
Pour aller plus loin
| 📓Pour aller plus loin → Traiter une opportunité affectée par votre tête de réseau |
| 📓Pour aller plus loin → Distribuer vos opportunités à un réseau de revendeurs |
Commentaires
Vous devez vous connecter pour laisser un commentaire.