Envoyer ses factures clients via la Plateforme Agréée

Cet article contient les sections suivantes :

• Préparation : sélection de la ligne d'annuaire

  • Sur le devis ou bon de commande

  • Sur la facture client

• Méthodes d'envoi des factures clients

• Suivi de l'état d'envoi

• Bonnes pratiques

Préparation : sélection de la ligne d'annuaire

Pour pouvoir transmettre une facture électronique à un client professionnel (B2B), vous devez associer la bonne ligne d'annuaire à son compte.

Sur le devis ou bon de commande

1. Lors de la saisie d'un devis ou bon de commande, sélectionnez le client professionnel.

2. Dans la section Détails client, vérifiez le champ Ligne d'annuaire.

3. Si nécessaire, sélectionnez la ligne d'annuaire appropriée. (La ligne par défaut définie sur la fiche du client sera appliquée automatiquement).

Sur la facture client

Lors de la confirmation de la commande et de la génération de la facture, la ligne d'annuaire renseignée est automatiquement transmise sur le document comptable.

Méthodes d'envoi des factures clients

OpenFire vous propose deux modalités pour transmettre vos factures électroniques à la Plateforme Agréée :

• Envoi automatique (par défaut) : OpenFire réalise un envoi regroupé de toutes vos factures validées en attente une fois par jour, durant la nuit.

• Envoi immédiat : Si vous souhaitez transmettre immédiatement une facture à votre client sans attendre le traitement nocturne :

  1. Ouvrir la facture validée.

  2. Repérer le bandeau d'information bleu en haut du document.

  3. Cliquer sur le lien bleu Cliquez ici pour l'envoyer immédiatement.

💡Note : Dès que vous cliquez sur l'action d'envoi immédiat, la facture est transmise et le bandeau d'information bleu disparaît de l'écran.

Suivi de l'état d'envoi

Pour vérifier la prise en charge et la livraison de votre facture chez le client :

1. Ouvrir la facture concernée dans Comptabilité > Clients > Factures clients.

2. Cliquer sur l'onglet Facturation électronique.

3. Consultez la section ÉVÉNEMENTS pour observer les étapes de traitement (ex : Prise en charge, Envoyé).

🚨Avertissement : Si votre client professionnel n'a pas de ligne d'annuaire valide sur la facture, l'envoi électronique échouera. Assurez-vous de la conformité de sa fiche contact.

Avant envoi : 

• Le flux de facturation électronique a été créé mais n'a pas encore été transmis à la PA ; il est "à envoyer"

• Aucun événement n'est référencé

Après envoi : 

• Le flux passe à "envoyé"

• Les événements d'émission et de réception par la plateforme sont listés (après avoir synchroniser votre PA depuis le tableau de bord)

Une fois reçue et validée par votre client : 

• Le flux reste à "envoyé"

• Les différents évènements sont répertoriés, reflétant le cycle de vie de votre facture 

Bonnes pratiques

• Vérifier l'annuaire dès le devis : prenez l'habitude de valider la ligne d'annuaire dès la création du devis pour éviter des blocages au moment de la facturation.

• Privilégier l'envoi automatique : laissez le traitement de nuit gérer vos envois quotidiens, et n'utilisez l'envoi immédiat que pour les demandes urgentes.