Cet article contient les sections suivantes :

Section 1 : Qu'est-ce qu'un approvisionnement à la contremarque ?

• Présentation

• Schéma opérationnel

Section 2 : Configuration et prérequis

Section 3 : Le flux opérationnel en 6 étapes

• Étape 1 : Confirmation du devis

• Étape 2 : Lancement de l'approvisionnement depuis le BL

• Étape 3 : Validation de la commande d'achat

• Étape 4 : Réception des produits

• Étape 5 : Validation de la livraison client

• Étape 6 : Facturation

Bonnes pratiques

Pour aller plus loin

Section 1 : Qu'est-ce qu'un approvisionnement à la contremarque ?

Présentation

L'approvisionnement à la contremarque est une méthode de gestion "juste-à-temps" qui consiste à n'acheter un produit qu'une fois celui-ci vendu à votre client . 

Contrairement à l'approvisionnement Standard (gestion sur stock), où l'entreprise achète des volumes pour servir ses clients rapidement , la contremarque lie automatiquement chaque commande d'achat à un client spécifique.

Cette méthode repose sur plusieurs principes clés :

• Flux tendu : vous n'achetez que ce que vous vendez, ce qui permet d'optimiser votre trésorerie.

• Stock éphémère : le produit ne reste pas en stock car il est réservé à une livraison client dès sa réception.

• Délai de traitement : comme le produit n'est pas disponible immédiatement en rayon, le délai de livraison final dépend du temps de réponse de votre fournisseur.

Schéma opérationnel

Ce schéma illustre le parcours de gestion pour réaliser un approvisionnement à la contremarque dans OpenFire : la confirmation du Devis (1) génère un Bon de livraison depuis lequel sont déclenchés les Achats contremarques fournisseur (2, 3). Une fois les produits reçus (4) , la livraison client peut-être validée (5), permettant enfin à la Comptabilité d'éditer les factures client et fournisseur (6).

Section 2 : Configuration et prérequis

Section 3 : Le flux opérationnel en 6 étapes

Étape 1 : Confirmation du devis client

Tout commence par la validation de votre proposition commerciale.

Suivre le chemin d'accès suivant : Ventes > Devis.

1/ Sélectionner votre devis contenant des produits stockables ou consommables.

2/ Cliquer sur le bouton Confirmer.

3/ Le système génère automatiquement un Bon de Livraison (BL) en haut à droite de l'écran.

Étape 2 : Lancement de l'approvisionnement depuis le BL

Une fois le BL créé, vous devez commander les produits manquants.

1/ Pour retrouver votre Bon de livraison (BL), vous pouvez soit : 

• Cliquer sur le Smart Bouton Livraison qui est apparu sur votre commande.

• Retrouver la liste de tous vos Bons de Livraison (BL) en suivant le chemin d'accès suivant : Inventaire > Vue d'ensemble > Livraisons.

2/ Depuis votre BL, Cliquer sur le bouton APPROVISIONNEMENT.

3/ Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionner les produits concernés

Détails de la fenêtre d'approvisionnement : 

1. Choisir à la ligne les produits que vous souhaitez approvisionner. Par défaut, seules les lignes qui ont besoin d’être approvisionnées sont cochées (= les produits stockables avec le statut “Attente de disponibilité” ou “Partiellement disponible”).

2. Utiliser les boutons SELECTIONNER TOUT ou DESELECTIONNER TOUT au besoin pour ajuster rapidement votre sélection.
3. Lancer l'APPROVISIONNEMENT DE CONTREMARQUE (par opposition à l'APPROVISIONNEMENT STANDARD qui lui créera un approvisionnement sans le lier au BL et à la commande client en cours).

4/ Cliquer sur APPROVISIONNEMENT DE CONTREMARQUE.

À la suite de l'approvisionnement : 

• OpenFire créera une commande pour chaque fournisseur des lignes approvisionnées. Exemple : vous commandez à la contremarque le poêle chez Seguin et les éléments de conduit chez Poujoulat ; OpenFire créera une demande de prix pour Seguin, et une autre pour Poujoulat.

• Les commandes sont créées à l'état Demande de prix : elles devront être validées (suite à la réception de la confirmation de la commande par le fournisseur notamment).

• Chaque approvisionnement généré est lié à la livraison (= une fois les quantités reçues, ces dernières seront directement réservées pour ce BL d'origine).
• Une fois l'approvisionnement à la contremarque réalisé, le bon de livraison et les lignes approvisionnées passent à l'état En attente d'une autre opération (= la réception des marchandises). 
• Le Mode d'approvisionnement est valorisé pour chaque ligne, ainsi que le Bon de commande fournisseur associé.

Étape 3 : Validation de la commande d'achat fournisseur

Votre commande d'achat est maintenant créée en tant que "Demande de prix".

1/ Pour retrouver votre commande, vous pouvez soit : 

• Cliquer sur le Smart Bouton Achat qui est apparu sur votre BL.

• Retrouver la liste de toutes vos commandes en suivant le chemin d'accès suivant : Achats > Commandes > Demandes de prix. Vous pouvez rechercher : 

  • Par le Document source (= la commande client d'origine).

  • Le client de la contremarque.

  • le fournisseur.

2/ Vérifier les informations clés de votre commande : 

• Le vendeur du produit (=Fournisseur).

• Les quantités et le prix des produits commandés.

• Le lieu et la date de livraison demandés.

• La commande d'origine et le client associé. 

3/ ENVOYER PAR EMAIL la demande de prix à votre fournisseur.

La commande passe à l'état ENVOYÉ dès l'envoi par email réalisé.

4/ Cliquer sur CONFIRMER LA COMMANDE pour valider l'achat auprès du fournisseur, une fois la confirmation reçue.

À la confirmation de la commande : 

• La commande passe à l'état BON DE COMMANDE.

• OpenFire prépare le Bon de Réception, en attente de la réception des marchandises.

• La date prévue de la réception est calculée suivant la date de livraison demandée.

Étape 4 : Réception des produits

Dès que le fournisseur vous livre, vous devez entrer les produits en stock.

1. Pour accéder au bon de réception : 

   1. Depuis la commande fournisseur : 

      1. Cliquer sur le bouton Smart Bouton Réception qui est apparu sur votre commande fournisseur.

      2. Ou cliquer sur RECEVOIR LES PRODUITS pour arriver directement dans le bon de réception (BR)

   2. Retrouver la liste de tous vos bons de réceptions (BR) en suivant le chemin d'accès suivant :  Inventaire > Vue d'ensemble > Réception, puis utilisez les fonctions de recherche.

2. Utiliser le bouton COPIER LES QUANTITÉS pour remplir la colonne Fait.

3. Cliquer sur VALIDER.

Étape 5 : Validation de la livraison client

Les produits étant désormais en stock, vous pouvez finaliser la livraison chez votre client.

1. Retourner sur le Bon de Livraison (BL) initial.

2. Le statut de disponibilité est passé à Disponible (en vert).

3. Cliquer sur VALIDER pour confirmer que les produits sont posés ou livrés.

Étape 6 : Facturation finale

Une fois les produits livrés, vous pouvez déclencher la facture.

1. Retourner sur le bon de commande client (Vente).

2. Cliquer sur CRÉER UNE FACTURE.

Bonnes pratiques

• Vérifier toujours que l'option Peut être acheté est activée sur la fiche de vos articles, sinon ils n'apparaîtront pas dans les propositions d'achat.

• Vérifier la configuration de vos marques et de vos articles afin de vous assurer que les commandes générées seront conformes à vos conditions commerciales. 

• Vérifier la position fiscale de vos fournisseurs au préalable, afin d'être sur que les commandes générées auront le bon régime de TVA.

Pour aller plus loin