Configurer vos modèles d'intervention

• Prérequis
• Créer un modèle d'intervention
• Configurer les paramètres généraux
  • Configuration générale
  • Smart Buttons
  • Onglet Configuration
• Configuration complémentaire
  • Onglet Ventes
  • Onglet Mentions légales
  • Onglet Portail Web
  • Onglet Questionnaire 
• Personnaliser la fiche d'intervention
  • Champs affichés
  • Documents joints
• Personnaliser le rapport d'intervention
  • Champs affichés
  • Documents joints
• Utiliser le modèle par défaut
• Bonnes pratiques
• Pour aller plus loin

  
   

Chemin d'accès

Créer un modèle d'intervention

 

1. Cliquer sur le bouton Nouveau.
2. Saisir le Nom du modèle (ex : Entretien granulés)
3. Renseigner les champs souhaités dans les différents onglets (décrits ci-dessous).
4. Cliquer sur le bouton Enregistrer.

   
    

Configurer les paramètres généraux

 

Configuration générale

 

• Code : Il permet d'avoir un intitulé court du modèle d'intervention, utile pour certains affichages (ex: liste des interventions planifiées).
• Libellé sur le site web : C'est le nom de votre modèle d'intervention qui apparaitra sur votre page de prise de rendez-vous en ligne (dans le cas de l'activation de celle-ci). 
• Type : Le type va permettre de trier vos interventions et demandes d'interventions selon la nature de la prestation : 
  > Entretien-Maintenance
  > Installation
  > SAV
  > Visite technique 
• Type analytique : permet d'associer un type analytique spécifique aux interventions issues du modèle. Cela pourra être utile à des fins analytiques. Vous pouvez créer de nouveaux types analytiques. 
• Durée par défaut : C'est le temps par défaut alloué à l'exécution de ce modèle d'intervention. Elle peut être modifiée dans les interventions. 
• Tâche récurrente : 
  > Si coché, une récurrence s'établira selon la récurrence définie (ex : Entretiens)
  > Si non coché, il n'y aura pas de récurrence (ex : SAV)
• Couleur du planning : Permet de définir une couleur spécifique au modèle d'intervention sur le planning.
• Granularité du planning : Elle permet de définir la période de planification de référence par type de tâche. Cette granularité est utilisée sur une demande d'intervention pour calculer la date de fin une fois la date de début saisie. 
  > Hebdomadaire : date de fin = +7 jours de la date de début 
  > Bimensuel : date de fin = +14 jours de la date de début 
  > Mensuel : date de fin = +30 jours de la date de début

 

Onglet Configuration

 

Général

 

• Séquence : séquence de numérotation utilisée pour les interventions créées à partir de ce modèle. Ce champ est en lecture seule et généré automatiquement.
• Envoi du rapport : choisissez le mode d'envoi du rapport d'intervention au client :
  • Envoi manuel : le rapport n'est pas envoyé automatiquement. C'est à vous de l'envoyer manuellement depuis le Back Office (votre vue ordinateur).
  • Envoi automatique lorsque l'intervention est terminée : le rapport est envoyé automatiquement au client dès que l'intervention est marquée comme terminée.
  • Envoi manuel depuis l'intervention mobile : le rapport n'est pas envoyé automatiquement. C'est au technicien de l'envoyer manuellement depuis l'application mobile. Nous pouvons aussi l'envoyer depuis le Back Office.
• Stockage automatique des rapports : si cette option est activée, le rapport d'intervention est automatiquement joint à la fiche d'intervention sous forme de pièce jointe PDF.
• Modèle de rapport d'équipement par défaut : Dans le cas d'utilisation de rapports d'équipement complémentaires, vous pouvez définir quel sera le rapport associé à l'équipement par défaut. 
• Créer automatiquement une DI récurrente : cette case à cocher apparait uniquement si nous avons coché Tâche récurrente dans la configuration générale précédente.  Lorsque nous allons planifier une intervention (à partir d'un contact ou d'une DI), automatiquement une demande d'intervention sera générée pour la récurrence suivante. 

• Inclus dans le calcul des zones de trajet : cette case à cocher apparait uniquement si nous avons mis en place le calcul des zones de trajet. 

   

  📓Pour aller plus loin → Paramétrer et analyser les zones de trajet
  📓Pour aller plus loin → Créer et suivre vos demandes d'intervention (bientôt disponible)

   

Mobile

 

Nous allons maintenant définir quels sont les actions qui vont apparaitre ou non sur l'application mobile de l'intervenant. 

• Sections à afficher dans l'intervention : 
  • Commande : le technicien pourra visualiser la commande à l'origine de l'intervention 
  • Compte rendu : le technicien pourra rédiger un compte rendu lors de l'intervention 
  • Devis complémentaire : il sera possible de rédiger un nouveau devis, directement depuis l'application mobile. 
  • Equipement : le technicien pourra visualiser quels sont les équipements concernés par cette intervention, si ils ont été mentionnés sur l'intervention. 
  • Paiement : le technicien pourra accéder au(x) paiement(s) réalisés ou à réaliser.
  • Photos : le technicien pourra prendre des photos et les ajouter sur l'intervention directement depuis son mobile. 
  • Signature : il sera possible d'enregistrer la signature du client signataire et du technicien ayant réalisé l'intervention. 
• Paiement mobile : Si cette case est coché, cela permettra à l'intervenant d'enregistrer un paiement en lien avec l'intervention réalisée. 
• Mode de paiement : Définit quels sont les modes de paiement acceptés lors de l'intervention. 
• Confirmation automatique de la facture :  lorsqu'un paiement est enregistré sur l'intervention depuis le mobile, alors une facture se génère automatiquement. 
  • Si cette case n'est pas cochée : Cette facture restera en statut brouillon, ce qui permettra de la vérifier puis de la valider depuis le Back Office. 
  • Si cette case est cochée : Cette facture sera automatiquement confirmée, il ne sera plus possible de la modifier. 

 

 

 

Configuration complémentaire

 

 

Personnaliser la fiche d'intervention

 

Titre et en-tête

 

• Titre du rapport : personnalisez le titre du document (exemple : « Fiche d'intervention Ramonage »).
• Client : affiche le nom et l'adresse du client dans le titre.
• Date : affiche la date de l'intervention dans le titre.
• N° d'intervention : affiche le numéro unique de l'intervention sur le document.

 

Section Intervention

 

• Client : nom du client
• Code client : référence interne du client
• Tâche : type de tâche réalisée
• Description de la tâche : détail de la tâche
• Date de début : date de début de l'intervention
• Heure de début : heure de début de l'intervention
• Durée : durée effective de l'intervention
• Équipe : équipe assignée
• Technicien(s) : noms des techniciens ayant réalisé l'intervention
• Société : société concernée
• Titre : titre ou libellé de l'intervention
• Adresse : adresse d'intervention
• Contact : personne de contact sur place
• Type d'intervention : type d'intervention (Evenement ou Intervention)
• Description interne : description interne, non visible par le client
• Description externe : description visible par le client
   

Activez EQUIPEMENT pour afficher les données relatives aux équipements du client sur lesquels l'intervention a lieu. Ces champs sont renseignés sur la fiche équipement du client, ils apparaitront sur la fiche d'intervention uniquement si ils sont existants. 

Résultat sur la fiche d'intervention : 

 

Section Historique

 

Section Commande

 

• Numéro : numéro de la commande à l'origine de l'intervention  
• Date de confirmation : date de confirmation de la commande
• Vendeur : nom du vendeur
• Date VT : date de la visite technique, si il y en a eu une
• Totaux : montants totaux de la commande
• Notes intervention : notes liées à l'intervention, si il y en a 

   

Résultat sur la fiche d'intervention : 

 

 

Autres sections : 

• Section Produits et travaux : Activez PRODUITS ET TRAVAUX pour afficher la liste des produits et travaux réalisés lors de l'intervention. Vous pouvez également cocher Sans prix pour masquer les montants.
• Section Livraisons : Activez LIVRAISONS pour afficher les bons de livraison (bons de sorties de stock) associés à l'intervention.
• Section Questionnaire : Activez QUESTIONNAIRE pour afficher les réponses au questionnaire réalisé lors de l'intervention. Selon la configuration réalisée sur les questionnaires, certaines réponses peuvent ne pas apparaitre sur la fiche d'intervention et le rapport d'intervention.
• Section Compte-rendu : Activez COMPTE-RENDU pour afficher un bloc de compte-rendu d'intervention avec les options suivantes :
  > Dates réelles : affiche les dates de début et de fin réelles
  > Durée réelle : affiche la durée effective
  > Description : affiche la description du compte-rendu
• Section Photos : Activez PHOTOS pour afficher les photos prises pendant l'intervention.
• Section Signatures : Activez SIGNATURES pour afficher la zone de signature en bas de page. Options disponibles :
  > Date de signature : affiche la date de signature
  > Qualités : affiche la qualité (fonction) de chaque signataire

 

 

Documents joints : 

 

• Commandes générées : 
  > Commandes : Ajoute le PDF de la commande générée depuis l'intervention en annexe. 
  > Bons de livraison : Ajoute le PDF des bons de livraisons de la commande générée depuis l'intervention en annexe. 
• Commande d'origine : 
  > Commande : Ajoute le PDF de la commande à l'origine de l'intervention en annexe. 
  > Bons de livraison : Ajoute le PDF des bons de livraisons de la commande à l'origine de l'intervention en annexe. 
• Annexes - Documents joints : permet de joindre des documents supplémentaires, ceux-ci sont disponibles dans votre liste de documents personnalisés (avec S'applique à : Événement du calendrier).
• Factures : Activez cette case pour joindre les factures éditées depuis l'intervention à la fiche d'intervention.
   

 

Personnaliser le rapport d'intervention

 

Titre et en-tête

• Titre du rapport : personnalisez le titre du document (ex: Certificat de Ramonage).
• N° d'intervention : affiche le numéro unique de l'intervention.

   

Sections disponibles

• INTERVENTION : informations générales (client, tâche, techniciens, adresse, etc.)
• HISTORIQUE : historique des interventions précédentes
• COMMANDE : informations sur la commande associée
• PRODUITS ET TRAVAUX : liste des produits et travaux
• LIVRAISONS : bons de livraison
• MENTIONS LEGALES : mentions légales
• COMPTE-RENDU : compte-rendu avec dates réelles, durée et description 
• PHOTOS : photos de l'intervention
• SIGNATURES : zone de signature avec date et qualités

   

Documents joints 

• Commandes générées : 
  > Commandes : Ajoute le PDF de la commande générée depuis l'intervention en annexe 
  > Bons de livraison : Ajoute le PDF des bons de livraisons de la commande générée depuis l'intervention en annexe 
• Commande d'origine : 
  > Commande : Ajoute le PDF de la commande à l'origine de l'intervention en annexe 
  > Bons de livraison : Ajoute le PDF des bons de livraisons de la commande à l'origine de l'intervention en annexe 
• Factures : Activez cette case pour afficher les factures éditées depuis l'intervention sur la fiche d'intervention
   

Utiliser le modèle par défaut

 

• Lorsqu'un nouveau modèle est créé, il reprend automatiquement la configuration du modèle par défaut pour la fiche d’intervention et le rapport d’intervention. 
• Si vous modifiez le modèle par défaut, les autres modèles qui utilisent l'option Utiliser le rapport par défaut sont automatiquement mis à jour.

   

Bonnes pratiques

• Créez un modèle par type d'intervention récurrent : maintenance, installation, dépannage, mise en service, etc. Vous gagnerez un temps considérable lors de la planification.
• Configurez le modèle par défaut en premier : il servira de base à tous vos autres modèles. Définissez-y les champs les plus couramment utilisés.
• Utilisez l'option « Utiliser le rapport par défaut » pour les modèles simples : cela garantit la cohérence de vos documents et facilite la maintenance.
• Personnalisez les fiches d'intervention pour chaque métier : un modèle pour la maintenance n'a pas besoin d'afficher les mêmes informations qu'un modèle pour l'installation.

  
   

Pour aller plus loin