Annuler, rembourser ou modifier un paiement

Cet article contient les sections suivantes :

• Annuler un paiement comptabilisé (écriture d'extourne)
• Modifier l'enregistrement d'un paiement
  • Modifier un paiement
  • Annuler le lettrage d'un paiement
• Rembourser un paiement
• Bonnes pratiques

Chemin d'accès : 

• Interface simplifiée : Openfire > Ventes > Mes paiements 
• Interface étendue : Comptabilité > Clients > Paiements 

Annuler un paiement comptabilisé (écriture d'extourne)

C'est la méthode recommandée pour annuler un paiement déjà comptabilisé. Elle préserve la traçabilité comptable en créant une écriture inverse.

1. Ouvrir le paiement concerné

2. Cliquer sur le bouton Pièce comptable dans la zone de droite

   

    

3. La pièce comptable liée au paiement s'ouvre

4. Cliquer sur le bouton Écriture d'extourne : 

   

5. Vérifier les informations dans la fenêtre qui s'ouvre : 
   
6. Cliquer sur Créer un Avoir

Une nouvelle écriture comptable inverse est générée et comptabilisée automatiquement. Les montants au débit et au crédit sont inversés par rapport à l'écriture d'origine : le compte client est débité et le compte de paiement (banque ou caisse) est crédité. Le paiement initial et son extourne s'annulent ainsi parfaitement sur le plan comptable.

Modifier l'enregistrement d'un paiement

Modifier un paiement 

Pour modifier un paiement déjà enregistré, celui-ci doit obligatoirement être à l'état Brouillon.

1. Modifier les informations souhaitées : 
   > Client : modifier le client à l'origine du paiement 
   >Mode de paiement : sélectionner le nouveau mode
   >Montant : saisir le nouveau montant
   >Date de paiement : sélectionner la nouvelle date
   >Étiquettes du paiement : modifier les étiquettes de catégorisation
   >Référence du paiement : ajuster la référence
    
2. Cliquer sur Confirmer pour valider les modifications. Le paiement repasse à l'état Comptabilisé avec les nouvelles informations.

Annuler le lettrage d'un paiement 

Un paiement peut avoir été affecté à une mauvaise facture. Dans ce cas, il est possible d'annuler le lettrage pour réaffecter le paiement à une autre facture. 

Chemin d'accès : 

• Interface simplifiée : Openfire > Ventes > Mes factures
• Interface étendue : Comptabilité > Clients > Factures clients

1. Ouvrir la facture concernée 
2. En bas de la facture, où se trouve le montant réglé, cliquer sur le "i"
   
    
3. Cliquer sur Annuler le le lettrage 
   
    
4. Le paiement devient un crédit en circulation
5. Le système indique pour cette facture et pour les autres factures non payées de ce client : "Vous avez des crédits en circulation pour ce client. Vous pouvez les allouer pour marquer cette facture comme payée."
   

6. Il est en effet ensuite possible d'affecter ce paiement sur une autre facture de ce même client en cliquant sur Ajouter

   
    

Rembourser un paiement

Il se peut que votre client vous ait payé par erreur ou bien qu'il vous ait réglé un montant supérieur à la facture. Il est donc nécessaire de procéder à un remboursement vers le client, selon le mode de paiement choisi (virement, espèce, chèque).
Dans ce cas, une fois avoir remboursé votre client vous devez enregistrer un paiement sortant dans votre logiciel. 

1. Dans la liste des paiements, cliquer sur le bouton Nouveau
2. Remplir les informations suivantes :
   > Type de paiement : Cocher Envoyer
   > Client : sélectionner le client concerné par le remboursement
   > Mode de paiement : Par défaut, le mode de paiement sortant "Remboursement client" existe, il est relié à votre journal de Banque. Si besoin, il est possible de configurer d'autres modes de paiement sortants, notamment pour le journal d'Espèces. 
   > Montant : saisir le montant exact à rembourser à votre client 
   > Date de paiement : indiquer la date effective du remboursement
   > Étiquettes du paiement : ajouter une étiquette de suivi si nécessaire
   > Référence de paiement : indiquer un n° de cheque, ou de virement si nécessaire
   > Mémo : indiquer la raison du remboursement (exemple : Remboursement virement erroné du 15/03/2026)
3. Cliquer sur Confirmer

Le paiement sortant est comptabilisé. Il vient compenser le paiement entrant initial dans le compte de paiements en suspens du client.

Bonnes pratiques  

• Ne pas confondre annulation de paiement et avoir sur facture : L'extourne d'un paiement annule l'encaissement côté banque/caisse. L'avoir sur facture annule ou réduit le montant de la vente. Les deux opérations sont complémentaires et souvent nécessaires ensemble lors d'un remboursement complet.