Cet article contient les sections suivantes :

• Comprendre la composition d'un paiement
• Enregistrer un paiement depuis une facture
  • Saisir un règlement partiel ou total
  • Visualiser les règlements de la facture
  • Associer (lettrer) ou dissocier (dé-letter) un paiement de sa facture
• Enregistrer un paiement depuis un devis ou bon de commande client

Comprendre la composition d’un paiement

Chemin d’accès à mes paiements : 

• Pour le plan basique : Ventes > Mes paiements  OU OpenFire > Mes paiements 
• Pour les autres plans : Facturation > Clients > Paiements 

Un paiement se compose de plusieurs champs :

• Mode de paiement : il s'agit du moyen de paiement utilisé pour régler la facture (chèque, carte bancaire, espèces...). Ce champ est obligatoire.

📓 Pour aller plus loin → Mode de paiement

• Journal : il s'agit du journal comptable sur lequel sera enregistré le paiement. En sélectionnant le mode de paiement, celui-ci récupère le journal associé automatiquement. Ce champ est obligatoire.
• Montant : il s’agit du montant du paiement enregistré.
• Date du paiement : il s’agit de la date à laquelle vous avez reçu le paiement.
• Mémo : il s'agit de l'objet auquel se rattache le paiement (numéro de facture, de bon de commande, etc.).
• Référence : il s'agit de la référence du paiement (numéro de chèque, de transaction, etc.).
• Étiquettes du paiement : vous pouvez ajouter une ou plusieurs étiquettes au paiement (acompte 1, acompte 2, solde...), si vous souhaitez classer vos paiements par type. 

Un paiement doit ensuite être lettré à une facture.

Enregistrer un paiement depuis une facture

Saisir un règlement partiel ou total 

Lorsque vous êtes sur une facture, cliquez sur le bouton "Enregistrer un paiement".

Si vous entrez un montant différent du montant dû de la facture, OpenFire vous proposera deux options :

• Laisser ouvert : 

• Si le montant réglé est inférieur au montant dû de la facture : le paiement enregistré sera lettré à la facture et celle-ci restera ouverte pour le nouveau montant restant dû ;
• Si le montant réglé est supérieur au montant dû de la facture : la facture sera alors soldée mais l’écart de règlement ne sera pas lettré en comptabilité. L’utilisateur devra alors procéder manuellement à ce lettrage.

• Marquer comme entièrement payée : 

• OpenFire vous demandera alors de préciser :
  • Le compte comptable à utiliser pour comptabiliser la différence ;
  • Le libellé de l’écriture de contrepartie qui enregistrera la différence.

Pièce comptable générée : 

Libellé de l’écriture de règlement : 

💡Note : Généralement, les comptes utilisés pour enregistrer les écarts de règlement sont les suivants : 

• Pour un écart de règlement en votre faveur : 758000 Produits divers de gestion courante
• Pour un écart de règlement en votre défaveur : 658000 Charges diverses de gestion courante

Les paiements enregistrés directement depuis la facture sont automatiquement lettrés à cette dernière. 

Visualiser les règlements de la facture

Au niveau des totaux de la facture, vous pouvez consulter la liste des paiements associés à la facture, entre le total et le Montant dû. 

• Le vous donne accès aux informations comptables du paiement.
• La vous permet d’accéder directement au formulaire du paiement. 

Associer (lettrer) ou dissocier (dé-letter) un paiement de sa facture 

La fonction ANNULER LE LETTRAGE permet de dissocier le paiement de la facture, sans pour autant annuler le paiement.

Le paiement ainsi délettré est visible en dessous du montant dû, dans la rubrique Crédit en circulation. Dans cette rubrique, vous pouvez également retrouver : 

• Les éventuels autres paiements non lettrés (= en attente) du client!;
• Les éventuels avoirs du client également en attente de lettrage.

En utilisant la fonction AJOUTER, vous pouvez, en un clic, associer le règlement ou l’avoir en attente à la facture en cours. 

Enregistrer un paiement depuis un devis ou bon de commande client

Lorsque vous êtes sur un devis ou un bon de commande, cliquez sur le bouton "Enregistrer un paiement d'avance" pour Enregistrer un paiement. 

💡Note : L'intitulé de ce bouton est le même que vous ayez déjà ou non édité une facture ou enregistré un précédent paiement. 

💡Note : Depuis un devis ou bon de commande client, vous ne pouvez pas Enregistrer un paiement dont le montant est supérieur au montant dû.

Cliquez ensuite sur le bouton "Enregistrer un paiement d'avance" pour Enregistrer le paiement