Vous pouvez adapter la prise de rendez-vous en ligne à votre organisation : qui peut réserver, quels jours, avec quels techniciens, dans quel rayon autour des tournées, et ce que voit le client à chaque étape. Cet article vous guide dans chacun des réglages de la rubrique Prise de rendez-vous en ligne des paramètres Intervention.
Cet article contient les sections suivantes :
- Chemins d'accès
- Prérequis
- Qui peut réserver et sur quelle société
- Une configuration par société
- Le calendrier de réservation
- La recherche de créneaux
- Les rendez-vous créés
- Ce que voit le client
- L'optimisation automatique des tournées
- Les horaires Web des techniciens
- Valeurs proposées à l'installation
- Bonnes pratiques
-
Pour aller plus loin
Chemins d'accès
- Paramètres de la prise de rendez-vous en ligne (rubrique Prise de rendez-vous en ligne) :
-
Interface simplifiée :
OpenFire > Configuration > Paramètres généraux, puis Intervention dans la colonne de gauche -
Interface étendue :
Interventions > Configuration > Paramètres
-
Interface simplifiée :
- Horaires Web des techniciens (fiche de l'employé) :
-
Interface simplifiée :
OpenFire > Configuration > Intervention > Employés -
Interface étendue :
Interventions > Configuration > Ressources > Employés
-
Interface simplifiée :
Prérequis
Pour que la prise de rendez-vous en ligne puisse être proposée, il faut au moins un modèle d'intervention publié avec le bouton RDV Web (voir Utiliser la prise de rendez-vous en ligne – OpenFire).
Qui peut réserver et sur quelle société
Vous définissez quels clients peuvent prendre rendez-vous : tout nouveau visiteur ou uniquement vos clients connus. Si vous gérez plusieurs sociétés, vous choisissez aussi sur quelle société les rendez-vous sont créés.
| Paramètre | Description | Quand l'utiliser |
|---|---|---|
| (OF) Autorise les nouveaux clients |
Coché : tout visiteur peut prendre rendez-vous. Non coché : seuls les clients ayant un compte portail peuvent réserver ; les autres sont envoyés vers la page de connexion |
À cocher pour attirer de nouveaux clients ; à décocher pour réserver le service à votre clientèle |
| (OF) Société du partenaire pour les clients existants | Si coché, le rendez-vous d'un client connecté est créé sur la société indiquée sur sa fiche contact | Multi-société, quand chaque client est rattaché à une agence |
| (OF) Société des RDV | Indiquer la société sur laquelle sont créés les rendez-vous pris en ligne (et les nouveaux contacts) | Multi-société. Obligatoire dès que les nouveaux clients sont autorisés ou que la case précédente est décochée |
Une configuration par société
Si vous gérez plusieurs sociétés, cochez (OF) Configuration spécifique à cette société pour définir des réglages propres à la société sur laquelle vous êtes connecté. Les réglages concernés par le multi-société sont signalés par une icône en forme de bâtiment.
Les rendez-vous utilisent alors la configuration de la société sur laquelle ils sont créés (voir (OF) Société des RDV ci-dessus). Si la case n'est pas cochée pour cette société, c'est la configuration commune qui s'applique.
Le calendrier de réservation
Vous choisissez les techniciens et les jours proposés au client, jusqu'à quand il peut réserver et à partir de quand.
| Paramètre | Description | Quand l'utiliser |
|---|---|---|
| (OF) Techniciens disponibles | Techniciens auxquels des rendez-vous en ligne peuvent être attribués | Retirez les techniciens dont vous gérez l'agenda vous-même |
| (OF) Jours ouverts | Jours de la semaine proposés au client | Par exemple, fermez le samedi même si certains techniciens y travaillent |
| (OF) Nombre de jours ouverts | Période en jours à partir d'aujourd'hui, pendant laquelle le client peut réserver. 180 jours au maximum à l'avance. | Réduisez-la si vos plannings changent souvent |
| (OF) Délai minimum avant réservation (en jours) | Nombre de jours entre aujourd'hui et la première date réservable. 0 : réservation possible le jour même ; 1 : à partir du lendemain |
Laissez-vous le temps de préparer l'intervention |
La recherche de créneaux
Ces réglages déterminent quels créneaux des tournées sont jugés assez proches du client pour lui être proposés.
Mode de recherche
(OF) Mode de recherche indique quel trajet est pris en compte pour mesurer la proximité :
| Option | Description |
|---|---|
| Aller | Trajet depuis l'intervention précédente jusqu'au client |
| Retour | Trajet depuis le client jusqu'à l'intervention suivante |
| Aller-retour | Le détour complet : trajet aller et trajet retour |
| Aller ou retour | Le plus court des deux trajets |
| Aller si matin / Retour si après-midi | L'aller pour un créneau du matin, le retour pour un créneau de l'après-midi |
Type et critère de recherche
Vous fixez la distance ou le temps de trajet maximal accepté pour qu'un créneau soit proposé au client.
| Paramètre | Description |
|---|---|
| (OF) Type de recherche | Distance (km) ou Durée (min) |
| (OF) Critère de recherche max | Valeur maximale acceptée, en km ou en minutes selon le type choisi |
Journées vierges et tournées confirmées
Vous décidez si un client peut réserver une journée encore vide ou une tournée déjà confirmée.
| Paramètre | Description | Quand l'utiliser |
|---|---|---|
| (OF) Autorise la réservation sur des journées vierges | Si coché, un client peut réserver une journée où le technicien n'a encore aucune intervention | Décochez-le pour remplir uniquement les tournées existantes |
| (OF) Type de recherche pour les journées vierges et (OF) Critère de recherche max pour les journées vierges | Type : Distance (km) ou Durée (min). Valeur maximale de recherche appliquée aux journées vierges. Visibles seulement si la case précédente est cochée |
Un rayon plus large que pour les journées déjà commencées est courant, puisque la journée n'a pas encore de secteur |
| (OF) Autorise la réservation sur des tournées confirmées | Si coché, un client peut réserver sur une tournée déjà confirmée, c'est-à-dire dont les interventions ont déjà été optimisées | Décochez-le si une tournée confirmée ne doit plus bouger |
Les rendez-vous créés
Vous choisissez si un rendez-vous pris en ligne doit d'abord être vérifié par vos équipes ou s'il est directement confirmé.
| Paramètre | Description | Quand l'utiliser |
|---|---|---|
| (OF) État des RDV | État de l'intervention à sa création : Brouillon ou Confirmé | Brouillon pour vérifier chaque demande avant de l'accepter et d'envoyer une confirmation au client ; Confirmé si vous ne souhaitez pas vérifier et apporter des modifications |
Ce que voit le client
Vous personnalisez les informations affichées au client pendant sa réservation : prix, conditions générales de vente, plages horaires, message de confirmation et bouton de fin de parcours.
| Paramètre | Ce que voit le client |
|---|---|
| (OF) Afficher le prix de la prestation | Le prix TTC indicatif de chaque prestation, dans la liste et sur la page de confirmation |
| (OF) Fichier PDF des Conditions Générales de Vente | Le lien vers vos CGV, dans la case à cocher J'accepte les Conditions Générales de Vente |
| (OF) Libellé horaires matin | La plage horaire affichée sous Matin à l'étape de choix du créneau (par exemple « 8h00 - 13h00 ») |
| (OF) Libellé horaires après-midi | La plage horaire affichée sous Après-midi |
| (OF) Notes de confirmation de RDV | Un texte mis en forme affiché sur la page Confirmez votre rendez-vous (consignes, documents à préparer…) |
| (OF) Libellé du bouton de redirection | Le texte du bouton de fin de parcours (par défaut Accueil) |
| (OF) URL du bouton de redirection | La page vers laquelle renvoie ce bouton (par défaut la page d'accueil du site) |
L'optimisation automatique des tournées
Dans la rubrique Planification d'intervention, la case (OF) Optimiser automatiquement les rendez-vous en ligne réorganise automatiquement la tournée du technicien, c'est-à-dire ses rendez-vous de la demi-journée concernée, dès qu'un client prend rendez-vous en ligne.
- L'optimisation se fait uniquement par demi-journée, pour respecter le Matin ou l'Après-midi réservé par le client.
- La tournée est optimisée mais pas confirmée : la confirmation reste manuelle.
Les horaires Web des techniciens
Vous pouvez n'ouvrir à la réservation en ligne qu'une partie du temps d'un technicien.
- Ouvrir la fiche de l'employé (voir Chemins d'accès).
-
Sous Horaire, renseigner Horaire Web avec les horaires ouverts à la réservation en ligne.
- Enregistrer.
Si Horaire Web est vide, ce sont les horaires habituels du technicien qui sont utilisés.
Valeurs proposées à l'installation
À l'installation de la prise de rendez-vous en ligne, OpenFire pré-règle les valeurs suivantes. Adaptez-les à votre activité.
| Paramètre | Valeur proposée |
|---|---|
| (OF) Autorise les nouveaux clients | Coché |
| (OF) Société du partenaire pour les clients existants | Coché |
| (OF) Jours ouverts | Lundi à vendredi |
| (OF) Nombre de jours ouverts | 60 |
| (OF) Mode de recherche | Aller |
| (OF) Type de recherche / (OF) Critère de recherche max | Distance (km) / 20 |
| (OF) Autorise la réservation sur des journées vierges | Coché |
| Recherche pour les journées vierges | Distance (km) / 50 |
| (OF) Autorise la réservation sur des tournées confirmées | Coché |
| (OF) État des RDV | Brouillon |
| (OF) Afficher le prix de la prestation | Coché |
| (OF) Libellé horaires matin / après-midi | 8h00 - 13h00 / 14h00 - 18h00 |
| (OF) Libellé du bouton de redirection / URL | Accueil / page d'accueil |
Bonnes pratiques
- Commencez avec (OF) État des RDV sur Brouillon et (OF) Délai minimum avant réservation (en jours) à 1 ou plus.
- Renseignez des libellés horaires qui correspondent aux vrais horaires de vos techniciens.
- Après chaque changement, testez le parcours dans une fenêtre de navigation privée pour voir les créneaux proposés à un nouveau client.
- Si les clients voient trop souvent « Aucun créneau libre ne correspond à votre recherche », élargissez le critère de recherche, autorisez les journées vierges ou ajoutez des techniciens disponibles.
Pour aller plus loin
Commentaires
Vous devez vous connecter pour laisser un commentaire.