La prise de rendez-vous en ligne sur OpenFire permet à vos clients de prendre rendez-vous directement sur votre site. Il est possible d'ouvrir cette fonctionnalité à chaque visiteur de votre site ou de réserver ce service uniquement à vos clients qui disposent d'un compte. Vous choisissez aussi précisément quelles prestations sont réservables. Cet article vous guide dans ces choix, puis décrit le parcours côté client et ce que vous retrouvez ensuite dans OpenFire.
Cet article contient les sections suivantes :
- Chemins d'accès
- Ouvrir la réservation à tous ou à vos seuls clients
- Rendre un modèle d'intervention réservable en ligne
- Côté client : le parcours de réservation
- Côté OpenFire : ce que vous retrouvez
- Bonnes pratiques
-
Pour aller plus loin
Chemins d'accès
- Modèles d'intervention :
-
Interface simplifiée :
OpenFire > Configuration > Intervention > Modèles d'intervention -
Interface étendue :
Interventions > Configuration > Interventions > Modèle d'intervention
-
Interface simplifiée :
- Paramètres de la prise de rendez-vous en ligne :
-
Interface simplifiée :
OpenFire > Configuration > Paramètres généraux, puis Intervention dans la colonne de gauche -
Interface étendue :
Interventions > Configuration > Paramètres
-
Interface simplifiée :
- Page de réservation sur votre site : menu Prendre rendez-vous
Ouvrir la réservation à tous ou à vos seuls clients
Dans les paramètres de configuration de vos interventions, il est possible d'autoriser ou non la prise de RDV aux nouveaux clients.
| Option | Description | Quand l'utiliser |
|---|---|---|
| Paramètre (OF) Autorise les nouveaux clients Coché | Tout visiteur peut réserver. Un client existant peut se connecter pour retrouver ses informations |
Vous voulez conquérir de nouveaux clients via votre site |
| Paramètre (OF) Autorise les nouveaux clients Non coché | Seuls les clients disposant d'un compte portail peuvent réserver. Un visiteur non connecté est envoyé vers la page de connexion | Vous réservez ce service à votre clientèle existante, par exemple pour les entretiens sous contrat |
Ouvrir à tous les visiteurs
Tous les utilisateurs ayant le lien de votre site de prise de rendez-vous pourront prendre rendez-vous en ligne.
En haut de la page de réservation, le visiteur lit : « Vous êtes déjà client ? N'hésitez pas à vous connecter pour récupérer vos informations. »
- S'il ne se connecte pas, il saisit toutes ses coordonnées et OpenFire crée un nouveau contact à la validation de l'étape adresse.
- S'il se connecte, ses informations sont préremplies (voir ci-dessous).
Réserver aux clients ayant un accès portail
Seuls les clients avec un accès portail pourront prendre un rendez-vous en ligne depuis votre site.
Un client connecté avec son compte portail voit ses coordonnées préremplies :
- Son Nom Prénom, son Courriel et son Téléphone sont préremplis ;
- S'il a plusieurs adresses, il choisit son adresse dans Choix de l'adresse... : son adresse principale et ses autres adresses enregistrées (celles qui ont un code postal et une ville) ;
- Il peut ajouter une adresse avec Nouvelle adresse : elle est enregistrée comme adresse de livraison rattachée à sa fiche.
S'il a une demande d'intervention en cours (Ex : Ramonage annuel récurrent), il pourra réserver le passage prévu pour cette demande d'intervention plutôt qu'une prestation du catalogue.
Donner l'accès au portail à un client
Pour éviter les doublons, il est conseillé de donner un accès portail à chaque client.
- Ouvrir la fiche du contact.
- Cliquer sur Action, puis sur Donner accès au portail.
-
Cliquer sur Donner l'accès sur la ligne du contact.
-
Le client reçoit un email d'invitation pour créer son mot de passe :
- Une fois son mot de passe crée, le client reçoit un email de confirmation :
Rendre un modèle d'intervention réservable en ligne
Chaque prestation proposée au client correspond à un modèle d'intervention. Seuls les modèles publiés pour la prise de rendez-vous apparaissent sur le site.
Publier ou retirer une prestation
- Ouvrir le modèle d'intervention (voir Chemins d'accès) ;
- Cliquer sur le bouton RDV Web en haut de la fiche :
- RDV Web en rouge : la prestation n'est pas proposée sur le site ;
- RDV Web en vert : la prestation est proposée sur le site.
-
Renseigner le Libellé site web : c'est le nom que verra le client. S'il est vide, le nom du modèle est affiché.
* Le bouton Portail indique si le client voit ses interventions planifiées avec ce modèle d'intervention dans son espace « Mon compte ».
* Le bouton RDV Web indique si la prestation peut être réservée depuis le site. Les deux sont indépendants.
Proposer un rendez-vous à adresse fixe
Certaines prestations se déroulent chez vous et non chez le client (ex : rendez-vous commercial en magasin).
- Dans l'onglet Portail web du modèle, cocher RDV fixe.
-
Choisir l'Adresse fixe où se tiendra le rendez-vous (champ obligatoire).
Pour cette prestation, le client ne saisit plus son adresse sur son portail pour prendre rendez-vous ; elle est fixe.
Poser des questions pendant la réservation
Si le modèle d'intervention a un Questionnaire, vous pouvez poser certaines questions au client pendant la réservation :
- Ouvrir la question du questionnaire.
-
Cocher Depuis la prise de rendez-vous en ligne ?.
Dès qu'au moins une question du modèle d'intervention a cette option cochée, le client voit une étape Informations complémentaires après le choix du créneau. Ses réponses seront reportées sur l'intervention.
Le prix affiché
Si l'affichage du prix est activé dans les paramètres, le prix TTC apparaît à côté du nom de la prestation (« Ramonage - 89.00 € ») et sur la page de confirmation. Il est calculé à partir des lignes de l'onglet Ventes du modèle d'intervention, avec la liste de prix du client.
Côté client : le parcours de réservation
- Cliquer sur Prendre rendez-vous dans le menu du site.
-
Dans Prestation, choisir une prestation proposée dans Choix de la prestation....
Un client connecté avec une Demande d'intervention en cours (ex : Ramonage annuel récurrent) peut cliquer sur Mes contrats, choisir son Contrat, ou revenir à la liste avec Autres prestations.
-
Dans Adresse et coordonnées, renseigner NOM Prénom, Courriel, Téléphone, Rue (et numéro), Code Postal et Ville (obligatoires), et si besoin Complément.
Si le client s'est connecté via son portail, ces informations sont déjà préremplies. Cliquer sur Valider. - Dans Date, ajuster si besoin la date À partir de. Les créneaux s'affichent en deux colonnes, Matin et Après-midi, avec vos plages horaires.
- Chercher plus... affiche des créneaux supplémentaires.
-
Cliquer sur un créneau pour le sélectionner, puis sur Valider.
-
Si la prestation comporte des questions, répondre dans Informations complémentaires.
- Sur la page Confirmez votre rendez-vous, relire le récapitulatif : prestation, prix indicatif, date et demi-journée, adresse et coordonnées. Le client peut ajouter des Commentaires additionnels.
- Cocher J'accepte les Conditions Générales de Vente et J'accepte d'être contacté par votre société. Les deux cases sont obligatoires.
-
Cliquer sur Valider.
-
La page Merci confirme l'enregistrement de la demande et propose un bouton de retour (par défaut Accueil).
- Le client reçoit l'email « Votre société - Confirmation de votre demande de prise de rendez-vous » :
Cas particuliers vus par le client :
| Message | Signification |
|---|---|
| « Aucun créneau libre ne correspond à votre recherche, veuillez contacter votre magasin. » | Aucun technicien n'est disponible à proximité sur la période ouverte |
| « Vous devez sélectionner un créneau avant de valider. » | Le client a cliqué sur Valider sans choisir de créneau |
| Page Désolé : le créneau n'est plus disponible | Le créneau a été pris entre-temps et aucun autre technicien ne pouvait le reprendre |
| Page Erreur | Un problème technique est survenu ; le client est invité à réessayer ou à vous contacter |
Côté OpenFire : ce que vous retrouvez
Dès que le client valide, l'intervention est créée dans le planning, sur le technicien et le créneau retenus par OpenFire.
- État : l'intervention est créée en Brouillon ou en Confirmé, selon le paramètre (OF) État des RDV qui a été mis en place.
-
Mention Web : la fiche de l'intervention affiche Web sous son titre. Si le contact du client est un doublon potentiel, Doublon s'affiche aussi.
-
Filtre : dans la liste des interventions, le filtre Interventions web isole les rendez-vous pris en ligne.
- Commentaire : le texte saisi par le client figure dans la description de l'intervention, précédé de « Commentaires additionnels du client : ».
- Questionnaire : les réponses du client sont reportées sur le questionnaire de l'intervention.
- Contact : le contact du client a été créé (nouveau visiteur) ou mis à jour.
- Heure : un rendez-vous réservé l'après-midi ne commence jamais avant l'heure de coupure matin / après-midi.
- Tournée : si l'optimisation automatique est activée, la tournée du technicien est réorganisée, sans être confirmée.
- Devis : si le modèle d'intervention est configuré pour générer un devis automatiquement, le devis est créé aussitôt.
Bonnes pratiques
- Créez vos rendez-vous en Brouillon au démarrage : vous gardez la main pour vérifier chaque demande avant de la confirmer.
- Donnez à chaque prestation publiée un Libellé site web clair pour vos clients (« Entretien annuel chaudière gaz » plutôt qu'un code interne).
- Contrôlez régulièrement les mentions Doublon si la réservation est ouverte à tous.
- Recontactez le client pour lui préciser l'heure de passage.
- Si vous souhaitez tester le parcours du client, vous pouvez le faire dans une fenêtre de navigation privée, déconnecté, pour voir exactement ce que voit un nouveau client.
Pour aller plus loin
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