La prise de rendez-vous en ligne (PRVA) permet à vos clients de réserver eux-mêmes une intervention depuis votre site web, 24 h/24, sur des créneaux que vous maîtrisez. Le rendez-vous arrive directement dans votre planning, sans ressaisie. Cet article vous présente le principe et ce que l'outil permet de réaliser.
Cet article contient les sections suivantes :
- À quoi sert la prise de rendez-vous en ligne
- Ce que la prise de rendez-vous en ligne permet
- Comment OpenFire choisit les créneaux proposés
- Les grandes étapes du parcours
- Comprendre ce que le client peut faire
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Pour aller plus loin
À quoi sert la prise de rendez-vous en ligne
La prise de rendez-vous en ligne vous permet de gagner du temps de saisie, c'est le client qui fait la démarche depuis la page Prendre rendez-vous de votre site.
OpenFire lui propose uniquement des créneaux réellement disponibles et cohérents avec les tournées de vos techniciens. Une fois le rendez-vous validé, l'intervention est créée automatiquement dans le planning et le client reçoit un email de confirmation.
Ce que la prise de rendez-vous en ligne permet
Possibilité |
Ce que cela apporte |
|---|---|
| Choisir les prestations proposées | Vous décidez quels modèles d'intervention sont réservables en ligne, et sous quel libellé |
| Ouvrir l'outil à tous ou seulement à vos clients | La réservation peut être ouverte à n'importe quel visiteur, ou réservée uniquement aux clients qui ont un compte sur votre portail |
| Réserver dans le cadre d'un contrat | Un client connecté peut prendre rendez-vous pour l'entretien prévu dans son contrat |
| Gérer plusieurs adresses | Un client connecté choisit l'une de ses adresses ou en ajoute une nouvelle |
| Poser des questions avant l'intervention | Les questions du questionnaire de la prestation que vous avez choisies peuvent être posées au client pendant la réservation |
| Afficher un prix indicatif | Le prix TTC de la prestation peut être affiché pendant le parcours |
| Encadrer le calendrier | Vous choisissez les jours ouverts, la période réservable, le délai minimum avant un rendez-vous et les techniciens concernés |
| Faire accepter vos conditions | Le client doit accepter vos Conditions Générales de Vente et accepter d'être contacté avant de valider |
| Rendez-vous dans vos locaux | Une prestation peut se dérouler à une adresse fixe (votre magasin, votre atelier) : le client ne saisit alors que ses coordonnées |
Comment OpenFire choisit les créneaux proposés
OpenFire ne propose pas simplement les créneaux disponibles de l'agenda. Il s'appuie sur les tournées de vos techniciens et cherche les créneaux où l'intervention s'insère le mieux :
- seuls les techniciens que vous avez désignés pour la prise de rendez-vous en ligne sont pris en compte ;
- seuls les jours ouverts à la réservation sont proposés, dans la limite du nombre de jours que vous avez fixé ;
- la durée réservée est celle de la tâche du modèle d'intervention choisi ;
- un créneau est proposé selon une distance (en km) ou un temps de trajet (en minutes) maximum que vous fixez ;
- les journées encore vides (sans aucune intervention) peuvent être proposées ou non, avec un rayon de recherche qui leur est propre ;
- un technicien peut avoir des horaires Web différents de ses horaires habituels, pour n'ouvrir à la réservation qu'une partie de son temps.
Le client ne voit pas d'heure précise : les créneaux sont présentés par demi-journée, Matin ou Après-midi, avec la plage horaire que vous avez indiquée (par exemple « 8h00 - 13h00 »).
Les grandes étapes du parcours
- Le client choisit une Prestation (ou l'un de ses contrats s'il est connecté).
- Il renseigne son Adresse et coordonnées.
- OpenFire lui propose des créneaux à la demi-journée ; il en choisit un.
- Si la prestation comporte des questions (ex: quelle est la marque de votre appareil ?), il y répond dans Informations complémentaires.
- Il relit le récapitulatif, accepte les conditions et valide.
- Il reçoit un email de confirmation ; l'intervention est créée dans votre planning.
Le détail de chaque étape, côté client et côté OpenFire, est expliqué dans l'article Utiliser la prise de rendez-vous en ligne – OpenFire.
Comprendre ce que le client peut faire
- Le client ne choisit pas son technicien : OpenFire l'attribue automatiquement.
- Le client ne choisit pas une heure précise : il réserve une demi-journée. Pensez à le recontacter pour lui préciser l'heure de passage. La page de remerciement l'annonce d'ailleurs au client : vous le recontacterez pour valider les modalités du rendez-vous.
- Le prix affiché reste indicatif : il est accompagné d'une mention précisant qu'il pourra évoluer selon les spécificités de l'installation du client.
-
Le client ne peut pas annuler ou déplacer son rendez-vous en ligne : il doit vous contacter.
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