Feuille de route pour mise en place de la facturation électronique dans OpenFire

Cet article contient les sections suivantes :

• Qu'est-ce que la facturation électronique ?

  • Pourquoi la facturation électronique est-elle mise en place ?

  • Quelles sont vos obligations légales ?

  • Ce que cela change au quotidien pour vous

  • Les avantages pratiques de la facturation électronique avec OpenFire

• Déploiement pas à pas

  • Étape 1 : Vérification des prérequis et des données comptables

  • Étape 2 : Configuration et activation des lignes d'annuaire

  • Étape 3 : Activation de la réception des factures fournisseurs

  • Étape 4 : Activation de l'émission des factures clients

• Bonnes pratiques

   

Chemin d'accès

• Interface simplifiée :  Openfire > Configuration > Paramètres généraux 

• Interface étendue : Paramètres > Facturation > Configuration

Qu'est ce que la facturation électronique ?

La facturation électronique consiste à créer, transmettre, recevoir et archiver des factures sous un format numérique structuré (tel que Factur-X). Il s'agit d'un processus entièrement dématérialisé. Contrairement à l'envoi d'un simple fichier PDF par e-mail, la facture électronique contient des données lisibles automatiquement par les logiciels de comptabilité, garantissant une meilleure traçabilité et réduisant le risque d'erreurs.

Pourquoi la facturation électronique est-elle mise en place ?

La généralisation de la facturation électronique découle d'un cadre légal impulsé par l'État français et l'Union européenne. Elle répond à plusieurs objectifs majeurs :

• Lutter contre la fraude à la TVA : En automatisant la collecte et le contrôle des données de facturation.

• Moderniser l'économie et réduire les coûts : En supprimant le traitement papier et le suivi manuel des factures.

• Simplifier les obligations déclaratives : À terme, le pré-remplissage des déclarations de TVA sera facilité pour les entreprises.

• Améliorer la compétitivité : En accélérant les délais de paiement et en réduisant les litiges commerciaux.

Quelles sont vos obligations légales ?

La réglementation impose de nouvelles règles à l'ensemble des entreprises assujetties à la TVA en France :

• Obligation de réception : Accepter et recevoir des factures électroniques émises par vos fournisseurs dès l'entrée en vigueur de la réforme.

• Obligation d'émission (E-invoicing) : Émettre des factures électroniques structurées pour toutes vos transactions entre professionnels (B2B) situées en France.

• Transmission des données de transaction (E-reporting) : Transmettre à l'administration fiscale les données des transactions réalisées auprès de clients particuliers (B2C) ou des clients internationaux non assujettis à la TVA en France, ainsi que les données relatives au paiement de ces transactions. 

• Utilisation d'une plateforme partenaire : Transmettre vos factures via une Plateforme Agréée (PA), telle que SUPER PDP.

Ce que cela change au quotidien pour vous

Pour vous et vos équipes, le passage à la facturation électronique implique une évolution simple dans la gestion de vos factures :

• Un format unique et normé : Vous ne créez plus de factures sous Word ou Excel. Tout est généré au format normé directement dans OpenFire.

• Un envoi sécurisé et automatisé : Pour vos clients B2B, les factures sont transmises de manière sécurisée à la plateforme de votre client. 

• Un suivi en temps réel : Chaque facture dispose d'un statut clair et mis à jour (Déposée, Reçue, Approuvée, Payée, Refusée).

Déploiement pas à pas

Étape 1 : Vérification des prérequis et des données comptables puis activation de la facturation électronique 

Avant toute activation technique dans l'outil, il est nécessaire de valider la conformité de vos fiches et paramètres comptables.

Contrôler les informations de votre propre entreprise :

1. > Numéro de TVA intracommunautaire : s'assurer qu'il est bien complété dans le champ TVA de votre fiche société.
   > SIRET : vérifier que le SIRET est renseigné (indispensable pour l'annuaire national et Chorus Pro).
   > Adresse complète : vérifier que le champ Pays est bien positionné sur France.

2. Vérifier les fiches contacts de vos clients et fournisseurs :
   > Pays : s'assurer que le champ Pays est renseigné sur toutes vos fiches contacts.
   > SIRET et Numéro de TVA : renseigner ces champs pour tous vos partenaires professionnels.

3. Associer les codes UNECE sur les données comptables :
   > Taxes : vérifier que chaque taxe utilisée comporte un Type de taxe UNECE et une Catégorie de taxe UNECE.
   > Exemption de TVA : si vous utilisez une taxe exonérée (ex : TVA 0%), vous devez obligatoirement lui associer la catégorie UNECE ainsi qu'un motif légal ou un code de cause d'exemption.
   > Modes de paiement : s'assurer que chaque mode de paiement (virement, prélèvement, etc.) dispose d'un Code de moyen de paiement UNECE.

Contrôler les informations de vos contacts :

1. Société : s'assurer que vos partenaires professionnels (client pro ou fournisseur) soient identifiés en tant que Société (et non Particulier) sur leur fiche contact. 
2. Renseigner ou vérifier les champs obligatoires suivants sur la fiche :
   • Pays : sélectionner le pays d'implantation dans la zone d'adresse (par exemple : France).
   • TVA : saisir le numéro fiscal (TVA intracommunautaire) du partenaire.
   • SIREN : indiquer le numéro d'identification légale à 9 chiffres de la société.

Activer la facturation électronique : 

1. Dans vos paramètres, lier OpenFire à la plateforme SUPER PDP
2. Choisir votre méthode d'authentification 
   • Option 1 => Code d'autorisation (Délégation de gestion à OpenFire - Recommandé) 
   • Option 2 => Identifiants du client (Gestion autonome)
3. Validation de votre format de fichier : Par défaut, le format utilisé pour la communication avec SUPER PDP est le format Factur-X (CII)

Étape 2 : Configuration et activation des lignes d'annuaire 

L'annuaire national permet de référencer votre entreprise afin d'échanger des factures électroniques avec vos partenaires.

1. Configurer une ou plusieurs lignes d'annuaire dans SUPER PDP 

2. Activer le module Annuaire dans OpenFire :
   > Cocher la case Annuaire dans la section Facturation électronique.

    

Étape 3 : Activation de la réception des factures fournisseurs

Une fois l'annuaire activé, configurez la récupération automatique des factures émises par vos fournisseurs.

1. Activer la réception dans la configuration globale :
   > Cocher la case Import des factures fournisseurs dans la section Facturation électronique.

2. Configurer les règles multi-sociétés (si applicable) :
   > S'assurer que les configurations d'import sont dupliquées et définies pour chacune des sociétés de votre base en se connectant sur chacune d'elles. 

3. Associer un journal d'achats :
   > Lier l'adresse d'annuaire au journal comptable dédié à la réception des factures d'achats.

4. Définir des règles d'import par fournisseur :
   > Configurer, si nécessaire, les règles d'importation spécifiques sur les fiches fournisseurs.

Étape 4 : Activation de l'émission des factures clients

Cette étape finale active la transmission dématérialisée de vos factures de ventes vers la plateforme.

1. Activer l'émission des factures clients :
   > Cocher la case Émission des factures client dans la section Facturation électronique.

2. Lancer la vérification de la configuration EN16931 avant le passage en production :
   > Utilisez le bouton de vérification de la norme EN16931 avant le passage en production pour éviter les rejets de factures par la plateforme.

Bonnes pratiques

• Vérifier en amont les fiches tiers : s'assurer que les numéros de SIRET, de TVA intracommunautaire et les pays sont renseignés avant de comptabiliser vos factures.

• Contrôler la configuration régulièrement : exécuter l'outil de vérification de la configuration EN16931 après toute modification de vos paramétrages de taxes.