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Créer et gérer des modèles de devis

Produit OpenFire
Mise à jour

Les modèles de devis vous permettent de générer rapidement des devis professionnels et cohérents en réutilisant une structure préconfigurée de produits, de conditions et de documents. Un modèle de devis préremplit automatiquement les lignes de produits, les sections et notes, les conditions de paiement, la politique de facturation et les commentaires lorsque vous créez un nouveau devis.


 

Cet article contient les sections suivantes :


 

Créer un modèle de devis

  1. Cliquer sur le bouton Nouveau en haut à gauche de la liste, pour créer un nouveau modèle de devis.
  2. Saisir un nom descriptif dans le champ Modèle de devis (par exemple : SAV, Installation poêle à granulés).

     

    💡Note : Si des modèles de devis se ressemblent ou sont assez similaires, il est aussi possible d'en dupliquer et de le/les renommer.


     

Informations générales

 

Configurer les paramètres suivants dans la partie supérieure du formulaire :
  • Type analytique : sélectionner le type d'écriture analytique associé au modèle, il vous permettra d'analyser vos ventes par la suite (Ex : SAV, Entretien, Vente PAG,etc).
  • Le devis expire après : indiquer le nombre de jours de validité par défaut pour les devis créés à partir de ce modèle.
  • Confirmation en ligne :
    • Signature : cocher pour exiger une signature électronique du client lors de la confirmation.  
    • Type de signature : indiquer le service utilisé pour la signature des clients : standard ou Yousign (recommandé). 
  • E-mail de confirmation : sélectionner le modèle d'e-mail de confirmation qui sera envoyé automatiquement au client. Laisser vide pour ne rien envoyer. 
  • Position fiscale : indiquer la position fiscale par défaut. Il sera ensuite possible de modifier cette position sur le devis de façon générale, ou bien à la ligne. 
  • Conditions de paiement  : indiquer quelles sont les conditions de paiement par défaut (ex: paiement comptant ; 30% à la commande, solde à la pose).
 

Configurer les options avancées

 

  • Politique de facturation :
    > Quantités commandées (par défaut) : les quantités commandées seront facturées, peu importe leur état de livraison ou de prestation. Si le champs politique de facturation est vide, c'est cette politique Quantités commandées qui sera utilisée. 
    > Quantités livrées : seules les quantités livrées pourront être facturées., selon les sorties de stock réalisées sur Openfire. Cela nécessite une gestion du stock. 
    > A chaque prestation : la facturation pourra avoir lieu uniquement si la prestation a été réalisée, selon l'état de la DI associée.
    > Date contractuelle : la facturation pourra avoir lieu selon la date indiquée au contrat. Cela nécessite une gestion de contrats dans Openfire. 
  • Société : renseigner ce champs si votre environnement a plusieurs sociétés ou magasins. Si ce champs est rempli alors seulement la société concernée pourra accéder à ce modèle de devis. 
  • Suivi des des demandes d'intervention : 
    > Ne pas créer de DI : lors de la confirmation de la commande, aucune Demande d'Intervention ne sera générée automatiquement. Il sera toutefois possible d'en générer manuellement. 
    > Créer une DI par bon de commande : lors de la confirmation de la commande, une Demande d'intervention sera générée automatiquement, selon le modèle sélectionné. 
     

 

🚨Avertissement : Si un Modèle de devis est configuré pour générer une Demande d'intervention, il ne faut pas que cette DI génère en automatique un devis. Avant de configurer cela sur le modèle de devis, il faut s'assurer que le Modèle d'intervention choisi ne soit pas paramétré pour générer automatiquement un devis.

 

 

Lignes de produits

 

L'onglet Lignes contient les produits et services qui composeront automatiquement les devis créés depuis ce modèle.
  1. Cliquer sur le bouton Ajouter un produit pour insérer une ligne de produit.
  2. Sélectionner le produit dans le champ dédié 
  3. Indiquer la quantité et l'unité de mesure si nécessaire.
  4. Remplir la description des produits si nécessaire dans la colonne Description 
     


     

Vous pouvez également organiser vos lignes en ajoutant des sections et des notes :
  • Ajouter une section : pour regrouper visuellement des lignes (par exemple : Appareil, Fumisterie, Main d'œuvre).
  • Ajouter une note : pour ajouter des informations contextuelles qui apparaîtront sur le devis sans être liées à un produit (par exemple : "L'évacuation de l'ancienne cheminée est à la charge du client").

     


 

Produits optionnels

 

L'onglet Produits optionnels permet de définir des produits complémentaires que le commercial pourra ajouter au devis lors de sa création, sans qu'ils soient inclus automatiquement.
  1. Cliquer sur le bouton Ajouter une ligne
  2. Sélectionner le produit optionnel.
  3. Indiquer la quantité par défaut dans le champ Quantité.

 

💡Note : Sur son aperçu en ligne, le client pourra ajouter de façon autonome les produits optionnels qu'il souhaite.


 

Conditions générales

 

L'onglet Conditions générales vous permet de saisir des mentions légales ou des conditions particulières qui remplaceront les conditions par défaut configurées dans les paramètres des ventes.

 

  1. Saisir le texte directement dans la zone de saisie.
  2. Utiliser les outils de formatage pour structurer le texte (gras, listes, etc.).

 

Documents joints

 

L'onglet Documents permet d'associer des documents personnalisés qui seront joints automatiquement aux devis créés depuis ce modèle (fiches techniques, notices, conditions générales de vente, etc.).
 
  1. Cliquer sur le bouton Ajouter une ligne dans l'onglet Documents. 
  2. Sélectionner le ou les documents à joindre.

 

💡Note : Pour ajouter ou modifier des documents dans votre logiciel, la liste de ces documents se trouve dans Ventes - Configuration - Documents personnalisés.

 

 

Modèles de commentaires

 

L'onglet Commentaires permet d'associer des modèles de commentaires prédéfinis qui s'afficheront automatiquement sur les devis.
 
  1. Cliquer sur le bouton Ajouter une ligne. 
  2. Sélectionner le modèle de commentaire souhaité (les commentaires affichés sont uniquement ceux applicables aux bons de commande).

 

Si vous souhaitez consulter ou modifier le commentaire sélectionné, cliquer sur la ligne du commentaire : 

 

💡Note : Pour ajouter ou modifier des modèles de commentaires dans votre logiciel, la liste de ces commentaires se trouve dans Ventes - Configuration - Commentaires de documents.


 

 

Utiliser un modèle lors de la création d'un devis

 

Une fois votre modèle créé, il peut être appliqué lors de la création d'un nouveau devis :

 

  1. Suivre le chemin d'accès suivant : 
    - Interface simplifiée : Openfire > Ventes > Mes devis 
    - Interface étendue : Ventes > Commandes > Devis 
  2. Cliquer sur le bouton Nouveau, pour créer un nouveau devis. 
  3. Sélectionner le modèle souhaité dans le champ Modèle de devis. 
     

     

  4. Constater que les lignes de produits, les conditions, la position fiscale et tous les paramètres configurés sur le modèle se remplissent automatiquement. 
  5. Compléter les informations spécifiques au client (adresse, prix personnalisés, etc.). 
     
💡Note : Il est possible de filtrer les devis par modèle dans la vue liste en utilisant le champ de recherche.
 


 

Bonnes pratiques

  • Nommer clairement vos modèles : utilisez des noms descriptifs et cohérents pour que tous les commerciaux s'y retrouvent (exemple : SAV, Installation standard poêle).
  • Créer un modèle par type de prestation : définissez un modèle distinct pour chaque offre récurrente afin d'éviter les erreurs de saisie et d'assurer l'uniformité des devis.
  • Archiver les modèles obsolètes : au lieu de supprimer un modèle devenu inutilisable, désactivez le en cliquant sur le menu Action > Archiver. Il ne sera plus proposé mais restera consultable sur les anciens devis.
  • Utiliser les produits optionnels avec parcimonie : ne surchargez pas vos modèles de produits optionnels. Limitez vous aux produits complémentaires les plus pertinents pour chaque type de prestation.


     

Pour aller plus loin

📓Pour aller plus loin → Imprimer et envoyer votre devis
📓Pour aller plus loin → Créer et personnaliser votre devis
📓Pour aller plus loin → Utiliser les produits centralisés dans mes devis et dans mes kits
📓Pour aller plus loin → Facturer vos bons de commande client
 
 

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