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Choisir et configurer la politique de facturation

Produit OpenFire
Mise à jour

Découvrez les différentes politiques de facturation disponibles dans OpenFire et comment les configurer pour adapter la facturation à votre activité : facturation à la commande, à la livraison, à chaque prestation ou selon un échéancier contractuel.

Cet article contient les sections suivantes :

 

Présentation des politiques de facturation

La Politique de facturation détermine le moment auquel un bon de commande devient facturable. Elle influence directement le calcul de l'État de facturation et de la Date de facturation anticipée de vos devis.

Quatre politiques sont disponibles, elles sont présentées ci-dessous. 

Quantités commandées

La facturation est basée sur les quantités commandées dans le bon de commande, indépendamment de ce qui a été effectivement livré ou réalisé. Cette politique est celle utilisée par défaut dans OpenFire. 

 

🧑‍🏫Exemple: vous commandez 10 unités d'un produit. Dès la confirmation du bon de commande, la totalité des 10 unités est facturable, même si la livraison n'a pas encore eu lieu.
💡Note : C'est la politique la plus simple et la plus courante pour les ventes de produits standards ou de prestations forfaitaires.

 

Quantités livrées

La facturation est basée sur les quantités effectivement livrées. Un bon de commande n'est facturable qu'au fur et à mesure des livraisons. Cela nécessite une gestion des stocks sur OpenFire. 

 

🧑‍🏫Exemple: vous commandez 10 unités, mais seules 6 sont livrées au client. Seules ces 6 unités sont facturables. Les 4 restantes le deviendront lors d'une prochaine livraison.
💡Note : Cette politique est idéale si vous souhaitez facturer uniquement ce qui a été réellement remis au client.

 

À chaque prestation

La facturation est déclenchée à chaque demande d'intervention terminée. Cette politique est spécifiquement conçue pour les activités de service sur le terrain.

 

🧑‍🏫Exemple: un client souscrit à un forfait de maintenance comprenant plusieurs interventions. Chaque intervention réalisée donne lieu à une facturation distincte.
💡Note : Avec cette politique, le champ Demande d'intervention devient obligatoire sur le bon de commande. Ce Bon de commande doit être généré à partir de la demande d'intervention pour garantir le lien entre les deux documents. La date de facturation anticipée est calculée automatiquement en fonction de la prochaine intervention planifiée.

 

Date contractuelle

La facturation suit un échéancier contractuel défini dans le contrat associé au bon de commande. Cette politique est utilisée pour les contrats de maintenance ou d'abonnement avec des dates de facturation prédéfinies.

 

🧑‍🏫Exemple: un contrat annuel de maintenance prévoit une facturation trimestrielle. Chaque trimestre, la quantité à facturer est recalculée automatiquement selon la période contractuelle en cours.
💡Note : Cette politique nécessite l'utilisation du module Contrats.

 

Configurer la politique de facturation

Définir une politique par défaut sur un contact

Vous pouvez définir une politique de facturation par défaut pour un client. Cette politique sera automatiquement reprise sur chaque nouveau devis créé pour ce contact.

Chemin d'accès : 

  • Interface simplifiée : Openfire > Ventes > Mes contacts
  • Interface étendue : Contacts > Contacts

 

  1. Ouvrir la fiche du contact souhaité.
  2. Se rendre dans l'onglet Ventes & Achats.
  3. Renseigner le champ Politique de facturation avec la valeur souhaitée :
    • Quantités commandées
    • Quantités livrées
  4. Cliquer sur Enregistrer.

 

 

💡Note : Si aucune politique n'est définie sur le contact, le devis utilisera la politique Quantités commandées par défaut ou celle définie sur le Modèle de devis.

 

Définir la politique sur un modèle de devis

Les modèles de devis permettent de standardiser vos offres commerciales. Vous pouvez y définir une politique de facturation qui sera appliquée automatiquement à chaque devis créé à partir du modèle.

Chemin d'accès : 

  • Interface simplifiée : Openfire > Configuration> Modèles de devis
  • Interface étendue : Ventes > Configuration > Modèles de devis

 

  1. Ouvrir le modèle de devis souhaité.
  2. Renseigner le champ Politique de facturation avec la valeur souhaitée.
  3. Cliquer sur Enregistrer.

 

 

💡Note : Si aucune politique de facturation n'est définie sur le modèle de devis, par défaut ce sera la politique Quantités commandées qui s'appliquera.

 

Modifier la politique sur un devis

Vous pouvez modifier la politique de facturation directement sur un devis, pour l'adapter à une situation particulière.

Chemin d'accès : 

  • Interface simplifiée : Openfire > Ventes > Mes devis/commandes
  • Interface étendue : Ventes > Commandes > Devis

 

  1. Ouvrir le devis souhaité.
  2. Se rendre dans l'onglet Autres informations.
  3. Dans la section Facturation et Paiements, modifier le champ Politique de facturation.
  4. Cliquer sur Enregistrer.

 

💡Note : La politique définie sur le modèle de devis prend le pas sur celle définie sur le contact lors de la création d'un nouveau devis.
🚨Avertissement : La modification de la politique de facturation sur un devis déjà confirmé peut impacter l'état de facturation et les quantités facturables. Procédez avec prudence.

 

 

Bonnes pratiques

  • Utilisez les modèles de devis : si vous proposez régulièrement le même type de prestation, configurez la politique adaptée sur le modèle de devis correspondant.
  • Vérifiez la politique avant confirmation : une fois le devis confirmé, changer de politique peut entraîner des incohérences dans le calcul des quantités facturables.
  • Politique « À chaque prestation » : assurez-vous que chaque ligne de commande est bien rattachée à une demande d'intervention, sous peine de blocage.
  • Politique « Date contractuelle » : vérifiez que les périodes contractuelles sont correctement renseignées dans le contrat associé.

 

Pour aller plus loin

📓Pour aller plus loin → Créer et gérer des modèles de devis

📓Pour aller plus loin → Contrat avancé : Créer vos contrats de maintenance et d'entretien

📓Pour aller plus loin → Contrat simplifié : gérer vos contrats de maintenance avec les Demandes d’Intervention (DI) Récurrentes

 

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