Paramétrer et analyser les zones de trajet

Cet article contient les sections suivantes :

• Configuration initiale

  • Créer les zones de trajet

  • Configurer les modèles d'intervention

  • Configurer l'adresse de départ du technicien

• Fonctionnement du calcul automatique

  • Les règles de calcul (vol d'oiseau)

  • Le rôle du traitement automatique

• Consultation et analyse des données

  • Analyser les zones via la vue Pivot

  • Analyser les zones via la vue Liste

• Bonnes pratiques

Configuration initiale

Avant de lancer les calculs automatiques, vous devez paramétrer vos barèmes de distance, qualifier vos types d'activités et vérifier les fiches de vos collaborateurs.

Créer les zones de trajet

Suivre le chemin d'accès suivant : Comptabilité > Configuration > Zones de trajet.

Vous devez définir à quelle distance maximale correspond chaque zone de déplacement (ex : Zone 1 = 10 km).

1. Accéder au menu Zones de trajet.

2. Cliquer sur le bouton Nouveau pour ajouter une ligne.

3. Saisir le nom dans le champ Zone de trajet (ex : "Zone 1").

4. Indiquer la valeur dans le champ Km max correspondant à cette zone.

Configurer les modèles d'intervention

Suivre le chemin d'accès suivant : Intervention > Configuration > Modèles d'intervention.

Toutes les interventions ne justifient pas forcément une prime de trajet. Vous devez indiquer au système quels types d'activités doivent être comptabilisés.

1. Accéder au menu Modèles d'intervention.

2. Ouvrir un modèle d'intervention existant.

3. Cocher l'option Inclus dans le calcul des zones de trajet si l'activité doit être prise en compte.

4. Enregistrer les modifications.

Configurer l'adresse de départ du technicien

Suivre le chemin d'accès suivant : Intervention > Configuration > Employé.

Le calcul de distance s'appuie sur le domicile ou le point de départ habituel du technicien.

1. Accéder à la fiche de l'Employé concerné.

2. Ouvrir l'onglet Informations privées.

3. Renseigner le champ Adresse dans la section Coordonnées privées.

Fonctionnement du calcul automatique

Les règles de calcul (vol d'oiseau)

Le système analyse chaque tournée de vos techniciens pour identifier le rendez-vous éligible le plus lointain :

• Calcul à vol d'oiseau : La distance est calculée en ligne droite entre l'adresse de départ de l'employé et l'adresse du rendez-vous.

• Filtrage par modèle : Seules les interventions dont le modèle est marqué comme "Inclus" sont analysées.

• Distance maximum : Seule la distance du rendez-vous éligible le plus éloigné est conservée pour définir la zone de la journée.

• Exclusion automatique : Les interventions ayant un statut Annulé ou Reporté sont systématiquement ignorées. Seules les interventions avec le statut Terminé sont prises en compte. 

Le rôle du traitement automatique

Un automatisme en arrière-plan (tâche automatisée) se charge de mettre à jour les données de manière transparente :

• Fréquence : Le calcul automatique se lance toutes les deux semaines (tous les 15 jours) à 3h00 du matin.

• Recalcul : Si un intervenant est ajouté ou modifié sur une intervention après le jour de l'exécution, le système identifie le changement et met à jour la zone lors du prochain passage de l'automate.

Consultation et analyse des données

Suivre le chemin d'accès suivant : Comptabilité > Analyse > Zones de trajet.

Pour extraire les données mensuelles destinées au traitement de la paie, deux modes de visualisation sont à votre disposition :

Analyser les zones via la vue Pivot

La vue Pivot (affichée par défaut) vous présente un tableau synthétique avec un groupage automatique par Technicien, par Mois et par Zone. Elle est idéale pour obtenir un récapitulatif global des zones attribuées sur la période.

Analyser les zones via la vue Liste

La vue Liste vous permet d'accéder au détail ligne par ligne de chaque journée. Vous y trouverez les informations suivantes :

• Employé (intervenant)

• Date de la tournée

• Nombre max de km enregistrés

• Zone de trajet calculée

Bonnes pratiques

• Vérification des adresses : Assurez-vous que les adresses de vos clients sont correctement saisies et géolocalisées dans le logiciel afin de garantir la précision du calcul de distance.

• Contrôle des nouveaux modèles : Lors de la création d'un nouveau type d'intervention par les équipes opérationnelles, vérifiez systématiquement que l'option Inclus dans le calcul des zones de trajet est paramétrée conformément à votre politique RH.

• S'assurer que toutes les interventions réalisées sont en statut Terminé pour être prises en compte dans le calcul.