Cet article vous apprend à imprimer et / ou transmettre un devis à votre client.
Cet article contient les sections suivantes :
Adapter vos paramètres d’impression pour chaque commande
En plus des paramètres d’impression généraux, et pour le besoin d’un devis ou d’un client spécifique par exemple, vous avez la possibilité d’ajuster l’impression PDF de chacun de vos devis grâce à quelques paramètres spécifiques disponibles dans l’onglet “Impression” :
Paramètres généraux
Documents personnalisés : vous permet de sélectionner les documents PDF à associer à l’impression de votre devis ou de votre commande. Ces documents peuvent être définis par défaut dans les modèles de devis. Les documents personnalisés les plus couramment utilisés sont :
- Les conditions générales de vente
- Les attestations d’assurance
Lignes de commandes
Dans cette section, vous avez la possibilité d'ajouter, de modifier ou de supprimer les informations suivantes des impressions PDF, en lien avec les lignes de commande :
- Référence article : ajoute une colonne avec la référence de l’article dans les lignes de commande sur l’impression du rapport PDF ;
- Montant HT : ajoute une colonne avec le montant HT dans les lignes de commande sur l’impression du rapport PDF ;
- Montant TTC : ajoute une colonne avec le montant TTC dans les lignes de commande sur l’impression du rapport PDF ;
-
Images d’articles : définit la manière dont les images des produits sont affichées dans les lignes de commande sur l’impression du rapport PDF. Plusieurs valeurs sont disponibles :
- Ne pas imprimer : aucune impression
- Imprimer en annexe
- Imprimer à la ligne : pour chaque ligne, l’image du produit est reprise
- Imprimer la première image à la ligne et les autres en annexe
Pour les points 3 et 4 :
Section
Dans cette section, vous pouvez définir la façon dont les informations relatives aux sections de votre devis sont reprises à l’impression des rapports PDF.
- Tableau récapitulatif : Imprime un tableau récapitulatif des sections en dessous du bloc des totaux de votre devis.
- Afficher le sous-total : Imprime un sous-total pour chaque section dans le corps du devis.
- Afficher le nom de la section : Imprime le nom de la section dans le sous-total par section dans le corps du devis.
- Type de montant : Définit le type de sous-total (HT, TTC ou les deux) à imprimer pour chaque section.
Kits
Dans cette section, vous pouvez définir la façon dont les kits sont présentés à l’impression des rapports PDF.
Impression des kits : 2 valeurs sont possibles :
- Kit et composant : A l’impression, les composants du kits seront visibles (chaque composant représente une ligne). Pour chaque composant, seules les quantités sont imprimées. Les prix eux ne sont présentés qu’au niveau du kit lui-même.
- Kit uniquement : Le kit se présente sur une seule ligne dans le devis et n'affiche pas le détail de ses composants.
Présenter le devis à votre client
Trois options de présentation sont disponibles :
- Imprimer votre devis pour une impression papier
- Prévisualiser votre devis à l’écran pour une signature digitalisée
- Envoyer votre devis par email
Ces trois méthodes sont présentées ci-dessous :
Imprimer votre devis
Vous avez la possibilité de télécharger votre devis en format PDF à n’importe quel moment.
Ce téléchargement peut se faire directement depuis un devis en cliquant sur le bouton Imprimer > Devis / Commande.
Vous pouvez également imprimer depuis la liste des devis en sélectionnant les devis de votre choix, puis en cliquant sur le bouton “Imprimer”, qui se trouve à côté de la barre de recherche.
💡Notes :
- Ce bouton n’apparaît qu’à la sélection d’au moins un devis.
- En téléchargeant plusieurs devis en même temps, ces derniers seront présentés dans un seul PDF.
Prévisualiser le devis à l’écran
Si votre client est face à vous, vous avez la possibilité de lui présenter son devis avec la fonction “Aperçu Client” :
Il pourra alors le consulter et le signer directement :
Structure du devis imprimé
Le devis imprimé est structuré en diverses parties :
1. En-tête du document : Représente les données de l’entreprise. Cette entête est présente sur la plupart des documents imprimés depuis OpenFire.
2. Bloc Adresse : L’adresse de facturation est toujours dans le pavé de droite afin de pouvoir être envoyé dans une enveloppe à fenêtre. L’adresse de livraison est précisée dans le pavé de gauche seulement si elle est différente de l’adresse de facturation.
3. Numéro de devis : Ce numéro est unique à chaque devis.
4. Références : Plusieurs pastilles sont paramétrables à cet endroit, parmi lesquelles la référence du client, les coordonnées du commercial, les conditions de règlement, ...
5. Chiffrage : Le bloc de chiffrage représente l’ensemble de vos produits et peut être présenté en sections (optionnelles) pour une meilleure lecture du devis.
Un échéancier dépendant des conditions de règlement peut également être affiché.
6. Signature du client :
7. Commentaire du bas : Permet d’inscrire le texte de votre choix. L’utilisation des commentaires est très variée et peut être utilisée selon vos besoins.
8. Pied de page : Ces lignes de texte paramétrables contiennent généralement les informations légales telles que le nom, la forme juridique et le capital de la société, n° de siret, code APE, garantie décennale, coordonnées bancaires, etc.
Envoyer votre devis par email
Vous avez également la possibilité d’envoyer votre devis par email, en sélectionnant "Envoyer par E-mail".
- Le devis est automatiquement généré en PDF et joint au mail, ainsi que les éventuels documents personnalisés ajoutés (voir plus haut).
- Vous pouvez choisir parmi plusieurs modèles d'email préconfigurés, puis le personnaliser avant l'envoi.
- Le client reçoit un email contenant un lien vers la version en ligne du devis, lui permettant de le visualiser et, si activé, de le signer électroniquement.
- Une fois le devis envoyé par mail, la case "Devis envoyé" se valide automatiquement.
Cette case peut aussi être cochée manuellement si besoin.
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