Cet article vous présente les principes fondamentaux d'ergonomie et les outils de navigation d'OpenFire. Il vous aide à vous repérer facilement dans le logiciel et à accéder rapidement aux informations dont vous avez besoin.
Cet article contient les sections suivantes :
Le système de hiérarchisation
OpenFire s'organise selon une structure hiérarchique claire pour vous guider au quotidien.
Les applications
Les applications constituent les portes d'entrée principales de votre logiciel. Elles regroupent les grandes fonctionnalités d'OpenFire (ex : Ventes, Interventions, Contacts, Comptabilité). Pour accéder à la liste de vos applications disponibles, cliquer sur l'icône carré en haut à gauche de votre écran.
Les menus et sous-menus
Lorsque vous sélectionnez une application, les menus et sous-menus permettent d'affiner votre recherche :
Menu : spécifie la fonction générale de l'application sélectionnée (ex : Commandes, À facturer, Produits).
Sous-menu : représente la section précise dans laquelle vous souhaitez vous rendre (ex : Devis, Commandes, Lignes de commande).
Le fil d'Ariane
Le fil d'Ariane apparaît en haut de la page. Il répond à deux fonctions principales :
Vous indiquer à tout moment où vous vous trouvez et quel chemin vous avez parcouru.
Servir de raccourci pour revenir en arrière en cliquant directement sur un niveau précédent.
Cela nous indique que nous nous situons sur le formulaire de la facture FAC/2026/00003. Nous y sommes parvenus via le bon de commande CC2500002, depuis le menu des Devis.
Pour revenir facilement en arrière sur mon devis/bon de commande, je peux simplement cliquer sur CC2500002 du fil d'Ariane.
Les boutons et actions clés
Le bouton Action
Le bouton Action est accessible en haut des formulaires (devis, interventions, contacts) ou en vue liste lorsque vous sélectionnez un ou plusieurs éléments.
Il propose généralement les options suivantes :
Archiver : masque un document de la vue principale sans le supprimer de votre base de données.
Dupliquer : copie un élément existant pour créer rapidement un nouveau document similaire.
Supprimer : retire définitivement un élément de la base.
Le bouton Imprimer
Le bouton Imprimer se situe en haut à droite sur vos documents générés (devis, factures, fiches d'intervention).
Cliquer sur le bouton Imprimer.
Télécharger automatiquement le document au format PDF.
Les boutons Smart Buttons (boutons intelligents)
Les Smart Buttons sont des blocs synthétiques situés en haut des vues formulaire (ex : fiche contact, devis, intervention).
Ils affichent une donnée chiffrée en un coup d'œil (ex : nombre de devis, montant facturé).
Un clic sur le bouton permet d'accéder directement au détail des informations associées.
Les principes de création et de gestion des données
Créer et enregistrer un élément
Pour ajouter une nouvelle donnée (Ex : un contact, un devis, une intervention) :
Naviguer vers le sous-menu souhaité.
Cliquer sur le bouton Nouveau situé en haut à gauche de l'écran.
Renseigner les informations nécessaires dans le formulaire.
Sauvegarder ou annuler des modifications
Lors de l'édition d'une fiche ou d'un document, deux options sont disponibles :
Sauvegarder : Icône en forme de nuage. Valide et enregistre l'ensemble des modifications apportées.
Annuler : Icône en forme de flèche circulaire. Efface les saisies non enregistrées et réinitialise la fiche à son état précédent.
Créer un élément directement depuis un champ
Lors de la saisie d'un document, vous pouvez créer directement un nouvel élément (un client, un produit) sans quitter la page en cours.
Taper le nom de l'élément dans le champ correspondant (ex : champ Equipement depuis une intervention).
Sélectionner l'une des deux options proposées dans le menu déroulant :
> Créer "Nom" : enregistre immédiatement l'élément avec la donnée saisie uniquement.
> Créer et modifier... : ouvre une fenêtre permettant de compléter l'ensemble des détails (nom, produit, date d'installation, etc)) avant d'enregistrer.
Les vues et les recherches
Pour faciliter la recherche et la consultation de vos données :
Barre de recherche : située en haut à droite, elle vous permet d'appliquer des filtres, des regroupements ou d'utiliser vos favoris.
Vues : vous pouvez modifier l'affichage des données selon vos besoins avec les différentes vues proposées (vue liste, vue Kanban, vue calendrier, etc.).
Bonnes pratiques
Conservez vos filtres de recherche : Lorsque vous utilisez le fil d'Ariane pour revenir à une liste, OpenFire conserve vos filtres et critères de recherche actifs.
Privilégiez l'archivage à la suppression : Pour éviter toute perte indésirable de données d'historique, utilisez l'option Archiver depuis le bouton Action plutôt que de supprimer une fiche.
Enrichissez les fiches dès leur création : Privilégiez l'option Créer et modifier... lors des créations rapides depuis un champ afin de maintenir une base de données propre et complète.
Pour aller plus loin
📓Pour aller plus loin → Comprendre et utiliser les différentes vues dans OpenFire
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