OpenFire propose plusieurs modes d'affichage pour visualiser et exploiter vos données selon vos besoins quotidiens : listes, cartes visuelles, calendriers, analyses croisées et bien plus encore. Cet article vous présente chaque type de vue et vous explique comment les utiliser facilement pour optimiser votre gestion au quotidien.
Cet article contient les sections suivantes :
Comment changer de vue
Pour passer d'un mode d'affichage à un autre, utilisez les icônes situées en haut à droite de votre écran, juste sous la barre de recherche :
- List : icône en forme de lignes horizontales
- Kanban : icône en forme de colonnes
- Calendrier : icône en forme de calendrier
- Planification : icône en forme de planning
- Carte : icône de localisation
- Tableau croisé dynamique (TCD) : icône en forme de grille
- Graphique : icône en forme de graphique
-
Activité : icône en forme d'horloge
💡Note : Les vues disponibles varient selon le menu consulté et les données
enregistrées
. Par exemple, la vue Carte ne s'affiche que si les enregistrements comportent
des adresses géolocalisées
.
Vue List
Qu'est-ce que la vue List ?
La vue List présente vos informations sous la forme d'un tableau synthétique comprenant des lignes et des colonnes. C'est l'outil privilégié pour traiter de grands volumes de données, effectuer des modifications directes, trier, filtrer ou exporter des éléments.
Procédures et exemples pratiques
Chemin d'accès :
- Interface simplifiée : Openfire > Ventes> Mes devis/commandes
-
Interface étendue : Ventes > Commandes > Devis
Consulter et personnaliser la liste des devis :
- Sur ce menu, la vue List est la vue par défaut.
- Trier les éléments en cliquant sur l'en-tête de la colonne souhaitée (ex : Date de création ou Total).
- Personnaliser les colonnes affichées en cliquant sur l'icône de sélection de colonnes situé à l'extrême droite de l'en-tête du tableau.
- Cocher ou décocher les colonnes à afficher ou masquer grâce au menu déroulant.
Sélectionner et traiter plusieurs enregistrements :
- Cocher la case individuelle située à gauche d'une ligne, ou la case supérieure pour tout sélectionner.
-
Cliquer sur le menu Actions pour exécuter une opération groupée (ex : exporter).
Pour certains champs, il est également possible de faire une modification en masse depuis la vue list. Pour cela,
- Sélectionner plusieurs lignes
- Entrer le champs souhaité sur une des lignes sélectionnées (ex : Dans le menu des contacts, dans la colonne Etiquettes nous sélectionnons "Poêle à granulés")
- Confirmer votre choix
- Le champs est mis à jour pour l'ensemble des lignes sélectionnées
Vue Kanban
Qu'est-ce que la vue Kanban ?
La vue Kanban présente vos données sous forme de colonnes (les étapes ou statuts) contenant des vignettes appelées cartes. Cette vue est idéale pour formaliser et suivre un processus métier d'un coup d'œil, en faisant simplement glisser les cartes d'une étape à l'autre.
💡Note : Vous pouvez filtrer ou regrouper vos cartes par catégorie ou par
responsable à l'aide du menu Regrouper par ou Filtres situé à côté de la
barre de recherche.
.
Procédures et exemples pratiques
Suivre vos devis et bons de commandes
Chemin d'accès :
- Interface simplifiée : Openfire > Vente > Mes devis/commandes
- Interface étendue : Vente > Commandes > Devis
- Cliquer sur l'icône de la vue Kanban en haut à droite.
- Si elles ne sont pas déjà présentes, créer les étapes de la vue Kanban en cliquant sur + Etape de suivi
- Visualiser les devis et/ou bons de commande sous forme de cartes réparties dans les colonnes
- Maintenir le clic sur une carte et la faire glisser vers la colonne suivante pour mettre à jour son statut
Cette présentation Kanban permet de voir rapidement l'état d'avancement des devis ou des bons de commande jusqu'à l'intervention chez le client.
💡Note : Il est possible de créer autant d'étape Kanban (colonne)
que souhaité selon votre besoin.
Suivre vos opportunités commerciales :
Chemin d'accès :
- Interface simplifiée : menu non disponible
- Interface étendue : CRM > Vente > Mon Pipeline
- Sur ce menu, la vue Kanban est la vue par défaut
-
Visualiser les opportunités sous forme de cartes réparties dans les colonnes déjà configurées (Nouveau, Visite Technique, Devis, Gagné).
💡Note : Dans le menu CRM, certaines actions configurées permettent
de faire
naviguer les cartes d'une étape à l'autre de manière
automatique :
- Lorsqu'une intervention de type Visite technique est planifiée à partir de l'opportunité, celle-ci passera automatiquement à l'étape Visite technique
- Lorsqu'un devis est crée à partir de l'opportunité, celle-ci passera automatiquement à l'étape Devis
- Lorsque le devis passe en bon de commande signé, l'opportuntié passera automatiquement à l'étape Gagné
- Lorsqu'une intervention de type Visite technique est planifiée à partir de l'opportunité, celle-ci passera automatiquement à l'étape Visite technique
- Lorsqu'un devis est crée à partir de l'opportunité, celle-ci passera automatiquement à l'étape Devis
- Lorsque le devis passe en bon de commande signé, l'opportuntié passera automatiquement à l'étape Gagné
Gérer les demandes d'intervention :
Chemin d'accès :
- Interface simplifiée : Openfire > Interventions > Mes demandes d'intervention
- Interface étendue : Interventions > Interventions > Demandes d'intervention
- Sélectionner la vue Kanban.
- Observer l'avancement des demandes à travers les étapes (Nouveau, Devis, Commande, À planifier, Planifié, A facturer, Cloturé, Annulé).
-
Déplacer la carte d'une colonne à une autre au fur et à mesure du traitement.
Vue Calendrier
Qu'est-ce que la vue Calendrier ?
La vue Calendrier affiche vos données sur un calendrier mensuel, hebdomadaire ou journalier. Elle est particulièrement utile pour visualiser les événements planifiés et les interventions sur le terrain.
Procédures et exemples pratiques
Consulter les réceptions à venir
Chemin d'accès :
- Interface simplifiée : menu non disponible
- Interface étendue : Inventaires > Vue d'ensemble > Réceptions
- Sélectionner la vue Calendrier en cliquant sur l'icône en forme de calendrier en haut à droite
-
Basculer entre les affichages Mois, Semaine, Jour grâce aux boutons en haut à gauche
Ici, cette vue permet de consulter les dates et les heures de livraison pour chaque réception. Une couleur est affectée à chaque fournisseur, pour que le planning soit plus lisible.
Vue Planification
Qu'est-ce que la vue Planification ?
La vue Planification est une vue métier dédiée à l'organisation fine des équipes terrain. Elle présente un planning horizontal par employé, permettant de visualiser les créneaux occupés, de gérer la charge de travail et d'évaluer le volume horaire total planifié.
Procédures et exemples pratiques
Consulter la charge globale d'une journée :
Chemin d'accès :
- Interface simplifiée : Openfire > Interventions > Mon planning d'intervention
- Interface étendue : Interventions > Interventions > Planning
- Sur ce menu, la vue Planning est la vue par défaut.
- Sélectionner la plage temporelle souhaitée (Jour ou Semaine) dans la barre d'outils supérieure.
- Examiner les lignes correspondant à chaque technicien pour identifier les disponibilités ou les surcharges.
-
Consulter la zone Total située au bas du tableau pour connaître le nombre d'heures d'intervention réalisées sur la période par l'ensemble des équipes.
📓Pour aller plus loin →
Naviguer dans la vue Planning des interventions
Vue Carte (Map)
Qu'est-ce que la vue Carte ?
La vue Carte positionne vos enregistrements (contacts, interventions, opportunités) sur une carte géographique à partir de leur adresse postale. Elle simplifie la visualisation spatiale et vous aide à organiser efficacement vos déplacements ou vos tournées.
🚨Avertissement : Seuls les enregistrements dotés d'une adresse valide et géolocalisée apparaissent sur la carte.
Procédures et exemples pratiques
Consulter les interventions à réaliser sur le secteur :
Chemin d'accès :
- Interface simplifiée : Openfire > Interventions > Mon planning d'intervention
- Interface étendue : Interventions > Interventions > Planning
- Sélectionner la vue Carte.
- Naviguer sur la carte et cliquer sur un marqueur de couleur pour ouvrir sa vignette d'information.
-
Analyser le code couleur affiché selon le statut de l'enregistrement :> Gris : Brouillon
> Bleu : Confirmé
> Orange : En cours
> Vert : Terminé
> Noir : Autre (annulé, reporté, inachevé) -
Cliquer directement sur l'intitulé de la vignette pour ouvrir la fiche complète de l'intervention et procéder à ses modifications.
💡Note : Il est possible d'ajouter des filtres pour
avoir uniquement
les interventions que vous souhaitez voir. Par exemple, filtrer uniquement sur
les interventions
d'aujourd'hui.
Consulter les demandes d'intervention validées sur le secteur :
Chemin d'accès :
- Interface simplifiée : Openfire > Interventions > Mes demandes d'intervention
- Interface étendue : Interventions > Interventions > Demandes d'intervention
- Sélectionner la vue Carte.
- Naviguer sur la carte et passer sur un marqueur de couleur pour ouvrir sa vignette d'information.
📓Pour aller plus loin →
Planification des demandes d'intervention depuis la carte
Vue Tableau croisé dynamique (TCD)
Qu'est-ce que la vue TCD ?
La vue Tableau croisé dynamique transforme vos données brutes en un tableau d'analyse interactif. Elle permet de croiser plusieurs critères, de grouper des éléments et d'obtenir immédiatement des indicateurs chiffrés (sommes, moyennes, comptages).
Procédures et exemples pratiques
Analyser le chiffre d'affaires par vendeurs et par mois
Chemin d'accès :
- Interface simplifiée : Openfire > Ventes > Mes devis/commandes
- Interface étendue : Ventes > Commandes> Devis
- Sélectionner la vue Tableau croisé dynamique.
- Cliquer sur le bouton Mesures en haut à gauche pour choisir la valeur à calculer (ex : Montant hors taxes).
- Cliquer sur le bouton + sur la ligne Total pour ajouter un premier niveau de regroupement (ex: Date de la commande > Mois).
- Cliquer sur le bouton + en colonne ou au niveau d'une ligne pour croiser avec un second critère (ex: Vendeur).
-
Affiner votre recherche en combinant les filtres de la barre de recherche (ex : ajouter le filtre Commandes pour exclure les devis non validés).
💡Note : L'ordre d'affichage des colonnes de mesure correspond exactement
à l'ordre dans lequel vous cliquez sur les indicateurs dans le menu Mesures.
Vue Graphique
Qu'est-ce que la vue Graphique ?
La vue Graphique complète la vue TCD en convertissant vos chiffres en représentations visuelles claires : barres, lignes ou diagrammes circulaires. C'est un outil très efficace pour identifier rapidement des tendances ou des répartitions.
Procédures et exemples pratiques
Analyser le CA par vendeur :
Suivre le chemin d'accès suivant :
- Interface simplifiée : Openfire > Ventes > Mes devis/commandes
- Interface étendue : Ventes > Rapports >Analyse
- Activer la vue Graphique.
- Choisir le type de représentation souhaité à l'aide des boutons situés à gauche :
> Graphique à barres (histogramme)
> Graphique linéaire (courbes)
> Graphique circulaire (camembert) - Sélectionner les critères à comparer dans le menu Regrouper par (ex : Vendeur).
- Cliquer sur une portion ou une barre du graphique pour afficher le détail des enregistrements correspondants en vue Liste.
Analyser le CA par catégories de produit :
Chemin d'accès :
- Interface simplifiée : menu non disponible
- Interface étendue : Ventes > Rapports >Analyse
- Activer la vue Graphique.
- Choisir le type de représentation souhaité à l'aide des boutons situés à gauche :
> Graphique à barres (histogramme)
> Graphique linéaire (courbes)
> Graphique circulaire (camembert) - Sélectionner les critères à comparer dans le menu Regrouper par (ex : Catégorie de produit).
-
Cliquer sur une portion ou une barre du graphique pour afficher le détail des enregistrements correspondants en vue Liste.
💡Note : Il est possible de trier les données par ordre croissant ou décroissant à l'aide des boutons en haut à gauche.
Vue Activité
Qu'est-ce que la vue Activité ?
La vue Activité récapitule l'ensemble des tâches, appels, relances et réunions à effectuer sur vos dossiers sous forme d'un tableau de suivi des actions.
Procédures et exemples pratiques
Suivre et planifier vos relances devis
Chemin d'accès :
- Interface simplifiée : Openfire > Ventes > Mes devis/commandes
- Interface étendue : Ventes > Commandes >Devis
- Cliquer sur l'icône de la vue Activité en haut à droite.
-
Consulter l'état des activités selon le code couleur d'échéance :> Rouge : Activité en retard
> Orange : Activité prévue aujourd'hui
> Vert : Activité planifiée pour plus tard -
Cliquer sur une cellule d'activité pour la marquer comme terminée, la modifier ou en programmer une nouvelle (définir le type : Appel, Email, Réunion, ainsi que la date limite et le responsable).
Bonnes pratiques
- Sélectionner la vue appropriée selon la tâche : Privilégiez la vue Kanban pour suivre l'avancement d'un flux travail, la vue Liste pour des modifications massives, la vue Calendrier/Planification pour l'organisation du temps, la vue Carte pour la géolocalisation et les vues TCD/Graphique pour le pilotage d'activité.
- Combiner les vues avec la barre de recherche : Appliquez des filtres (ex : Mes devis, Semaine en cours) et des regroupements pour personnaliser chaque affichage selon vos besoins précis.
-
Enregistrer vos recherches fréquentes : Après avoir configuré vos filtres et votre vue préférée, cliquez sur Favoris > Enregistrer la recherche actuelle pour y accéder en un clic lors de vos prochaines sessions.
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