Cet article vous explique comment créer un devis à partir d'une intervention ou d'une demande d'intervention, et comment automatiser cette génération grâce aux modèles d'intervention. Vous découvrirez également les étapes simples pour passer du devis à la facture.
Cet article contient les sections suivantes :
Prérequis : préparer la génération de devis
Avant de pouvoir générer des devis depuis vos interventions, trois étapes de configuration sont nécessaires :
🧩Prérequis → Créer vos produits |
Sur vos modèles d'intervention, il est important de réaliser les configurations suivantes :
- Associer le modèle d'intervention à un modèle de devis
- Choisir sa méthode de génération de devis
> Manuelle : le devis sera généré lorsque vous cliquerez sur le bouton Générer un devis.
> À la validation : le devis sera généré automatiquement lors de la confirmation de l'intervention ou de la demande d'intervention (passage du statut brouillon à confirmé/validé) - Choisir son mode de confirmation de devis :> Ne pas confirmer : le devis est créé mais reste à l'état de brouillon, ce qui permet de réaliser des modifications.
> Confirmer le devis : le devis est automatiquement confirmé et devient une commande de vente.
💡Note : Si nécessaire, il sera possible d'ajouter des produits supplémentaires
depuis le devis de l'intervention, en plus de ceux définis dans le modèle de
devis.
Cela permet d'offrir une flexibilité lors de la création du devis.
Générer manuellement un devis
Depuis une intervention
Une fois la configuration effectuée, vous pouvez générer un devis manuellement directement depuis une intervention planifiée.
Chemin d’accès :
Chemin d’accès :
- Pour l'interface simplifiée : OpenFire > Interventions > Mon planning
-
Pour l'interface étendue : Intervention > Interventions > Planning
- Ouvrir l'intervention concernée.
-
Cliquer sur le bouton Générer un devis.
- Vérifier ou modifier si nécessaire les informations pré-remplies dans la fenêtre de configuration :
> Client : le client de l'intervention
> Adresse de livraison : l'adresse d'intervention
> Modèle de devis : le modèle associé au modèle d'intervention
> Société, Liste de prix, Position fiscale, Conditions de paiement - Cliquer sur le bouton Générer un devis.
-
Le devis est créé et s'affiche à l'écran.
💡Note : Il est possible de générer autant de devis que l'on souhaite à partir d'une intervention (Ex : un devis pour l'entretien, un devis pour le SAV si nous souhaitons séparer la facturation des deux prestations).
Depuis une demande d'intervention
La procédure est similaire depuis une demande d'intervention.
Chemin d’accès :
Chemin d’accès :
- Pour l'interface simplifiée : OpenFire > Interventions > Mes demandes d'intervention
-
Pour l'interface étendue : Intervention > Interventions > Demandes d'intervention
- Ouvrir la demande d'intervention concernée.
- Cliquer sur le bouton Générer un devis.
- Vérifier les champs pré-remplis dans la fenêtre qui s'ouvre.
- Ajuster les informations si nécessaire.
- Cliquer sur le bouton Générer un devis.
-
Le devis est créé et s'affiche à l'écran.
Automatiser la génération du devis à la validation
Selon la configuration effectuée, il est possible de générer automatiquement une devis lors de la validation d'une intervention ou d'une demande d'intervention.
Depuis une intervention
-
Confirmer l'intervention en cliquant sur le bouton Confirmer.
-
L'intervention passe à l'état Confirmé et un Devis est automatiquement généré avec les lignes du modèle de devis associé.
💡Note : Si la Confirmation automatique du devis est
activée sur le modèle d'intervention, le devis est automatiquement
confirmé (passage du statut Devis au statut Bon de commande) et devient une commande
de vente.
Depuis une demande d'intervention
Le même principe s'applique depuis une demande d'intervention :
- Valider la demande d'intervention en cliquant sur le bouton de validation.
- Le devis est automatiquement généré.
-
Si la confirmation automatique est activée, le devis est confirmé automatiquement.
🚨Avertissement : la génération automatique ne s'applique pas aux demandes d'intervention récurrentes. Pour ces dernières, la génération doit obligatoirement être effectuée manuellement.
Confirmer et facturer le devis
Une fois le devis créé, il faut le confirmer puis générer la facture.
Confirmer le devis
-
Ouvrir le devis depuis l'intervention ou la demande d'intervention (Smart button Commandes).
- Vérifier les lignes de produit et les informations affichées.
- Cliquer sur le bouton Confirmer pour transformer le devis en commande de vente.
💡Note : Si la Confirmation automatique du devis est activée il n'est pas nécessaire de réaliser cette étape, le devis est déjà passé en bon de commande.
Créer la facture
- Ouvrir le bon de commande depuis l'intervention ou la demande d'intervention (Smart button Commandes).
-
Cliquer sur le bouton Créer une facture depuis le bon de commande.
💡Note : si la politique de facturation est définie sur A chaque prestation, la facture ne pourra être créée qu'après la finalisation complète de la demande d'intervention associée.
Suivre l'état de facturation
Table des statuts de facturation
Le statut de facturation est visible directement sur l'intervention ou la demande d'intervention, dans l'onglet Ventes :
- Aucune facturation attendue : aucune commande de vente confirmée n'est associée.
- Rien à facturer : les commandes sont confirmées mais ne nécessitent pas de facturation ou sont déjà toutes facturées.
- À facturer : au moins une commande confirmée nécessite la création d'une facture.
- Entièrement facturé : toutes les commandes associées ont été totalement facturées.
💡Note : Dans vos vues liste, il est possible de filtrer les interventions selon leur statut de facturation.
Forcer le statut de facturation
Dans certains cas spécifiques, vous pouvez avoir besoin de forcer manuellement le statut de facturation pour ne plus que l'intervention n'apparaisse dans vos filtres "A facturer".
- Accéder à l'onglet Ventes de l'intervention ou de la demande d'intervention.
-
Modifier le champ Forcer le statut de facturation en sélectionnant une option :> Rien à facturer : force le statut à « Rien à facturer ».> Entièrement facturé : force le statut à « Entièrement facturé ».
-
Cliquer sur le bouton Enregistrer.
💡Note : Si vous souhaitez laisser le système calculer automatiquement le statut de facturation en fonction des commandes associées, laissez ce champs vide.
Bonnes pratiques
- Standardisez vos prestations : créez un modèle d'intervention et un modèle de devis pour chaque type de prestation régulière. Cela garantit la cohérence des devis et accélère considérablement votre saisie.
- Utilisez la génération automatique avec précaution : activez la confirmation automatique uniquement si vous êtes certain que le devis généré ne nécessite pas de vérification préalable.
- Pensez aux produits supplémentaires : si vos techniciens peuvent ajouter des produits imprévus lors de l'intervention, configurez la limitation des produits pour inclure les articles les plus courants.
- Vérifiez les positions fiscales : assurez-vous que le modèle de devis utilise la bonne position fiscale pour votre client.
-
Utilisez la génération en masse : pour traiter plusieurs interventions simultanément, utilisez la fonction de génération de devis en masse disponible depuis la vue en liste des interventions.
Pour aller plus loin
📓Pour aller plus loin →
Contrat simplifié : gérer vos contrats de maintenance avec les Demandes d’Intervention (DI) Récurrentes
📓Pour aller plus loin →
Contrat avancé : planifier vos interventions
📓Pour aller plus loin →
Choisir et configurer la politique de facturation
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