Configurer la gestion des congés

Cet article contient les sections suivantes :

• Configurer les droits d'accès
• Configurer les types de congés
  • Créer un type de congé
  • Paramétrer la validation des demandes
  • Paramétrer les allocations
  • Choisir l'unité de décompte
• Configurer les allocations de congés
  • Créer une allocation manuelle
  • Créer un plan de cumul automatique
• Configurer les jours fériés
  • Créer un jour férié
  • Créer les jours fériés de l'année prochaine 
• Configurer les jours de pression
• Bonnes pratiques
• Pour aller plus loin

Configurer les droits d'accès

Avant toute chose, assurez-vous que les bons utilisateurs disposent des droits nécessaires pour gérer les congés.

Suivre le chemin d'accès suivant :  Paramètres > Utilisateurs et sociétés > Utilisateurs.
 

1. Ouvrir la fiche de l'utilisateur concerné.

2. Dans l'onglet Droits d'accès, repérer la ligne Congés.
    

   

3. Sélectionner le niveau de droits souhaité parmi les suivants :
   • Gestionnaire des congés : l'utilisateur peut créer et gérer ses propres demandes de congés.
   • Responsable des congés : l'utilisateur peut en plus valider les demandes des employés dont il est le responsable hiérarchique.
   • Gestionnaire : l'utilisateur dispose de tous les droits, y compris la configuration complète des types de congés, des allocations et des jours fériés.

Configurer les types de congés

Les types de congés définissent les catégories d'absences disponibles dans votre organisation (congés payés, congés maladie, récupérations, etc.). Chaque type peut avoir ses propres règles de validation, d'allocation et de décompte.

Suivre le chemin d'accès suivant : Congés > Configuration > Types de congés
 

Créer un type de congé

1. Cliquer sur le bouton Créer.
2. Renseigner le Nom du type de congé (exemple : « Congés payés », « Congé maladie »).
3. Définir la Séquence pour déterminer l'ordre d'affichage dans la liste des types de congés.
4. Associer une Couleur et une Icône pour identifier visuellement le type dans le planning des congés.

Paramétrer la validation des demandes

Chaque type de congé dispose de son propre circuit de validation.

1. Sur la fiche du type de congé, localiser le champ Approbation
    

   

   .

2. Choisir le mode de validation parmi les suivants :
   • Pas de validation : la demande est automatiquement validée dès sa confirmation par l'employé.
   • Par Gestionnaire des congés : seul le gestionnaire des congés (rôle RH) doit valider la demande.
   • Par Responsable de l'employé : seul le responsable hiérarchique de l'employé doit valider la demande.
   • Responsable et gestionnaire des congés : deux validations successives sont nécessaires — d'abord le responsable hiérarchique, puis le gestionnaire des congés.
      

Paramétrer les allocations

Certains types de congés nécessitent que les employés disposent d'un solde (allocation) avant de pouvoir poser des demandes.
 

1. Sur la fiche du type de congé, localiser le champ Nécessite une allocation.
2. Choisir parmi les suivants :
   • Oui : l'employé doit disposer d'un solde de congés pour poser une demande. C'est le cas typique des congés payés.
   • Non (sans limite) : aucun solde n'est nécessaire. C'est le cas typique des congés maladie.
3. Si l'allocation est requise, le champ Demandes de l'employé permet de définir si les employés peuvent demander des jours supplémentaires au-delà de leur solde :
   • Demandes de jours supplémentaires autorisées : les employés peuvent soumettre une demande même si leur solde est insuffisant (la demande sera traitée en allocation supplémentaire).
   • Pas autorisé : les employés ne peuvent poser que dans la limite de leur solde.

Choisir l'unité de décompte

L'unité de décompte détermine la précision avec laquelle les congés sont comptabilisés.
 

1. Sur la fiche du type de congé, localiser le champ Prendre congé.
2. Choisir parmi les suivants :
   • Jour : les congés sont décomptés en jours entiers.
   • Demi-journée : les congés peuvent être posés en matinée ou en après-midi.
   • Heures : les congés sont décomptés en heures, avec un horaire de début et de fin.

Configurer les allocations de congés

Les allocations représentent les droits de congés attribués aux employés. Elles peuvent être créées manuellement ou générées automatiquement grâce à un plan de cumul.

Créer une allocation manuelle

Suivre le chemin d'accès suivant : Congés > Approbations > Allocations.

1. Cliquer sur le bouton Créer.
2. Sélectionner le Type de congé concerné.
3. Sélectionner l'Employé ou les Employés bénéficiaire(s).
4. Renseigner le Nombre de jours attribués.
5. Définir la Période de validité (date de début et date de fin).
6. Cliquer sur Créer puis Confirmer.

Une fois l'allocation confirmée, l'ensemble des employés concernés bénéficieront de l'allocation définie, de manière individuelle. 

Créer un plan de cumul automatique

Un plan de cumul permet d'accumuler automatiquement des droits de congés au fil du temps (par jour, par semaine, par mois, etc.).

Suivre le chemin d'accès suivant : Congés > Configuration > Plans de cumul de congés.

1. Cliquer sur le bouton Créer.
2. Renseigner le Nom du plan (exemple : « Cumul mensuel 2,08 jours »).

3. Si souhaité, restreindre le plan à un Type de congé spécifique.
    

   

    

4. Créer un Niveau de cumul en cliquant sur Ajouter un niveau :
   • Définir le Délai de démarrage après la création de l'allocation.
   • Indiquer si le cumul est basé sur le temps de travail (proratisation pour les temps partiels).
   • Définir la Valeur ajoutée (nombre de jours ou heures accumulés à chaque période).
   • Choisir le Type de valeur ajoutée : Jours ou Heures.
   • Choisir la Fréquence de cumul : Quotidienne, Hebdomadaire, Bimensuelle, Mensuelle, Semestrielle ou Annuelle.
   • Définir éventuellement un Plafond maximum (0 signifie sans plafond).
   • Choisir l'Action avec les cumuls non utilisés : 
     • Transféré(s) à l'année suivante (les jours sont transférés avec une limite) 
     • ou Perdu (les jours sont perdus).
   • Cliquer sur Enregistrer & Fermer. 
     

Une fois le plan créé, l'associer à une allocation :

Suivre le chemin d'accès suivant : Congés > Approbations > Allocations.

1. Cliquer sur le bouton Créer.
2. Sélectionner le Type de congé concerné.
3. Dans le champ Type d'allocation, choisir Cumul de congés.
4. Sélectionner le Plan de cumul créé précédemment.
5. Définir la Date de début de l'allocation.

6. Cliquer sur Créer puis Confirmer.
    

   

Configurer les jours fériés

Les jours fériés permettent de définir les jours chômés au niveau national ou régional. Ils sont utilisés pour exclure automatiquement ces jours des demandes de congés et des tournées disponibles à la prise de rendez-vous. 

Créer un jour férié 

Suivre le chemin d'accès suivant : Congés > Jours fériés > Jours fériés.

1. Cliquer sur le bouton Nouveau, si l'année souhaitée n'est pas déjà créée ; ou cliquer dessus pour la consulter. 

   

2. Renseigner l'Année concernée et le Pays.
3. Cliquer sur Ajouter une ligne pour ajouter des jours fériés. 
   
4. Indiquer : 
   • La Date du jour férié pour l'année concernée. 
   • Le Nom du jour férié. 
   • Les Etats liés : cliquer sur la ligne puis sur Recherche avancée ; cocher toutes les régions si elles sont toutes concernées par le jour férié. 

• La date peut changer : cocher cette case si la date peut changer d'années en années (Ex : Lundi de Pâques).

Créer les jours fériés de l'année prochaine 

Une fois que des jours fériés sont crées pour une année, il est possible de les créer automatiquement pour l'année suivante.

Suivre le chemin d'accès suivant : Congés > Jours fériés > Créer les jours fériés de l'année prochaine

1. Dans l'onglet Optionnel, indiquer l'année pour laquelle vous souhaitez créer les jours fériés. 

2. Cliquer sur Créer.
    

   

    

3. Consulter la liste des jours fériés générés automatiquement et les modifier si nécessaire.

Configurer les jours de pression

Les jours de pression sont des périodes durant lesquelles les absences ont un impact particulièrement fort sur l'activité de l'entreprise (période de forte activité, clôture comptable, etc.). Lorsqu'un employé pose un congé chevauchant un jour de pression, un avertissement est affiché.

Suivre le chemin d'accès suivant : Congés > Configuration > Jours de pression.

1. Cliquer sur le bouton Créer.
2. Renseigner le Nom du jour de pression (exemple : « Clôture comptable annuelle »).
3. Définir la Date de début et la Date de fin de la période.

4. Si souhaité, associer les Départements concernés.

   

    

5. Choisir une Couleur pour identifier visuellement ces jours dans le planning des congés.

Bonnes pratiques

• Anticiper les allocations annuelles : créer les allocations de congés payés en début d'année ou à la date anniversaire de chaque employé pour éviter les blocages lors des premières demandes.
• Utiliser les plans de cumul pour les droits acquis progressivement (congés payés mensuels, RTT) plutôt que de créer des allocations manuelles à chaque période.
• Définir un responsable des congés : attribuer le droit Gestionnaire à au moins un utilisateur dédié (généralement du service RH) pour assurer le suivi et la configuration des types de congés.
• Ne pas changer l'unité de décompte en cours d'année : cela pourrait rendre incohérentes les allocations et les demandes déjà enregistrées.

Pour aller plus loin